Estructura y Descripcion de los Documentos
1. Estructura de los Documentos: Todos los documentos de SAP estan conformados por dos areas principales, a saber:
1.1 Datos del Encabezado: Esta seccion incluye todos los datos generales del documento y que afectan la totalidad del mismo, tales como numero, tipo y fecha, Proveedor, Sociedad, Condiciones de pago, moneda, precios y condiciones, textos aclaratorios, entre muchos otros.
1.2 Datos del Item o Posiciones: Refiere a la toda la informacion de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar. Tales datos pueden ser, a modo de ejemplo, codigo, descripcion, cantidad, precio, centro, indicador de impuestos, imputacion, contable, fechas de entrega solicitada, documento de referencia, documentos asociados, etc.
2. Creacion de Documentos: Los documentos de compras pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro docuemnto existente; procedimiento mediante el cual, heredara un gran numero de datos y validaciones efectuadas en el documento origen.
Los items podran ser incluidos mediante el codigo, si hubieran sido creados previamente en el Maestro de materiales o con una leyenda descriptiva si no lo estuviera. En este caso deberan suministrarse al sistema los valores no obtenidos del material y asignar el gasto a algun tipo de imputacion (costos, venta, etc).
El documento asumira los mensajes de salida parametrizados (para imprimir, enviar, etc) los que podran ser modificados o eliminados, o bien, ingresar otro manualmente.
3. Ingreso de Informacion en los Documentos: La carga de datos del documento comienza por el Encabezado. Este contiene una serie de datos obligatorios que deben ser registrados inicialmente ya que las caracteristicas de datos subsiguientes. Por ejemplo, el maestro del proveedor asignara valores propuestos tales como condiciones de pago, moneda, direccion, entre otros.
Los items son creados con un numero de posicion automatico (incremento fijo) y se deberan ingresar todos los datos obligatorios solicitados.
Desde el documento en cuestion puede accederse a los datos maestros un doble click sobre el dato correspondiente (proveedor, material, etc.).
4. Documentos - Datos de Encabezado: Todos los documentos de SAP tienen en comun su estructura de datos, esto es, habra datos que son generales para todo el documento y habra otros asociados a los items o posiciones del mismo.
Cuando en un pedido de compra nos referimos a la Sociedad, Grupo de Compras o fecha del documento, estaremos involucrando un solo dato para todo el documento, ya que seria imposible tener mas de uno valido para el mismo.
| Sociedad |
SAP
Documentos
|
Materiales |
|
Organizacion
de compra
|
Centros |
| Proveedor |
Direcciones
de Entrega
|
|
Grupo de
Compra
|
Condiciones
de Precios
|
En una factura el dato de Fecha de la Factura, el proveedor y la Moneda debera ser un dato del encabezado, ya que no hay posibilidad alguna que sea confeccionada una misma factura para mas de un proveedor o en distintas monedas.
5. Documentos - Datos de Items: Todo documento de SAP tiene asociado uno o mas items o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos.
Los datos mas comunes, por cierto, son el codigo del producto o servicio y su cantidad, no obstante, habra una coleccion de datos cuya relacion con el item son indudables, tales como, precio, unidad de medida, peso y volumen, fecha de entrega, entre otros.
Algunos no tan claros, como por ejemplo, el codigo de impuesto (IVA), fecha de entrega o descuento, en los cuales puede dudarse si corresponderan a datos de items o encabezado. Eso es verdad, pero en este caso, los mencionados pueden ser definidos por separado para cada producto.