ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos de SAP están conformados por dos áreas principales.
Ø DATOS DEL ENCABEZADO
Ø DATOS DEL ITEMS O POSICIÓN
Ø DATOS DEL ENCABEZADO
Esta sección incluye todos los DATOS GENERALES del documento y que afectan la totalidad del mismo tales como:
- NUMERO
- TIPO Y FECHA
- PROVEEDOR
- SOCIEDAD
- CONDICIONES DE PAGO
- MONEDA
- PRECIO Y CONDICIONES
- TEXTOS ACLARATORIOS Entre otros.
Ø DATOS DEL IITEM O POSICIÓN
La información de esta parte del documento se refiere a toda la información de los METRIALES y SERVICIOS a adquirir o contratar. Estas se describen como:
- CÓDIGO
- DESCRIPCIÓN
- PRECIO
- CENTRO
- INDICADOR DE IMPUESTOS
- IMPUTACIÓN CONTABLE
- FECHAS DE ENTREGAS SOLICITADAS
- DOCUMENTO DE REFERENCIA
- DOCUMENTOS ASOCIADOS (HISTÓRICOS)
2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos de compra pueden crearse manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente; procedimiento mediante el cual se heredarán una cantidad de información y datos efectuadas en el documento origen.
3. INGRESO DE INFORMACIÓN EN LOS DOCUMENTOS
La carga de documentos comienza con el encabezado. Estos poseen una gran cantidad de datos obligatorios que pueden ser registrados inicialmente ya que definen las características de datos subsiguientes. Ejemplo, el MAESTRO DE PROVEEDOR asignara valores propuestos tales como MONEDA, CONDICIONES DE PAGO, DIRECCIÓN.
Los Items son creados con un número de posición automático (incremento fijo) y se deberán ingresar todos los datos obligatorios solicitados. En caso de que falten algunos datos obligatorios, al pulsar la tecla ENTER para proseguir, el sistema arrojará un mensaje de ERROR. En caso de que existan datos inconsistentes que no sean un ERROR, el sistema informara el caso mediante un mensaje de advertencia.
4. DOCUMENTOS - DATOS DEL ENCABEZADO
Todos los documentos de SAP, tienen en común la misma estructura de datos. Por lo tanto, habrá datos generales para todo el documento y habrá datos asociados a los ITEMS o posiciones del mismo.
Es importante aclarar que existen varios datos concretos tales como existen en el documento de pedido de compra cuando nos referimos a GRUPO DE COMPRAS, SOCIEDAD o FECHA DEL DOCUMENTO, estaremos involucrando un solo dato para todo el documento ya que seria imposible tener mas de uno valido para el mismo.
Hay datos importantes tales como se presenta en la factura, el dato de la FECHA DE LA FACTURA, MONEDA y EL PROVEEDOR, deberán ser un dato de encabezado ya que no hay forma de que no sea confeccionada una misma factura para más de un proveedor o en distintas monedas.
5. DOCUMENTOS – DATOS DEL ITEMS
Todo documento de SAP tiene asociado uno o más ítems o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos. Los datos más comunes son el CÓDIGO DEL PRODUCTO O SERVICIO y su CANTIDAD. no obstante habrá toda una serie de datos cuya relación con el items son indudables tales como PRECIO, UNIDAD DE MEDIDA, PESO, VOLUMEN Y FECHA DE ENTREGA.