ESTRUCTURA Y DESCRIPCION DE DOCUMENTOS
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS, conformado por dos areas principales:
- DATOS DEL ENCABEZADO; incluye los datos generales del documento y que afectan a la totalidad del mismo por ejemplo: numero, tipo de documento, fecha, proveedor, sociedad, grupo de compras, condicion de pago, moneda, precio y condiciones, textos aclaratorios, entre otros.
- DATOS DEL ITEM O POSICIONES; se refiere a la informacion de los materiales o servicios a adquirir o contratar por ejemplo: codigo, descripcion, precio, cantidad, Ce, indicador de impuesto, imputacion contable, fecha de entrega, documento de referencia, documentos asociados (historial), etc.
CREACION DE DOCUMENTOS; pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente; proceso a traves del cual heredara varios datos y validaciones efectuadas en el documento origen. Los items se incluiran mediante codigos o con una leyenda en la descripcion.
INGRESO DE INFORMACION EN LOS DOCUMENTOS; la carga de datos empieza por el encabezado, el cual contiene datos obligatorios que definen las caracteristicas de datos subsiguientes ejemplo: del maestro de proveedores se asignara valores como condiciones de pago, moneda, etc.
Los items se crean con un numero de posicion automatico y se deberan ingresar todos los datos obligatorios solitados.
DOCUMENTOS - DATOS DE ENCABEZADO; los documentos tienen en comun su estructura de datos, habra datos generales para todo el documento y otros asociados a los items o posiciones del mismo por ejemplo: en un pedido los datos de Soc; proveedor, grupo de compra, organizacion de compra, fecha documento son validos para todo el documento.
DOCUMENTOS - DATOS DE ITEMS; entre los datos mas comunes se tienen: codigo, cantidad, precio, unidad de medida, peso, volumen, fecha de entrega, etc... asi como tambien, codigo de impuesto, fecha de descuento.