Estructura y descripción de los Documentos
1. Datos del Encabezado
Esta sección incluye todos los datos generales del documento y que afectan la totalidad del mismo, tales como número, tipo y fecha, Proveedor, Sociedad, Condiciones de pago, moneda, precios y condiciones, textos aclaratorios, entre muchos otros. Veamos un esquema a modo de ejemplo:
1.2 Datos del ítem o Posiciones
La información de esta sección del documento refiere a toda la información de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar. Tales datos pueden ser, a modo de ejemplo, código, descripción, cantidad, precio, centro, indicador de impuestos, imputación contable, fechas de entrega solicitada, documento de referencia, documentos asociados (históricos, si los hubiere), etc.
Otros son menos claros pero hacen al items en forma individual como IVA, fecha de entrega, descuento.
2. Creación de Documentos
Los documentos de compras pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente; procedimiento mediante el cual, heredará un gran número de datos y validaciones efectuadas en el documento origen.
Los ítems podrán ser incluidos mediante el código, si hubiesen sido creados previamente en el Maestro de materiales o con una leyenda descriptiva si no lo estuviera. En este caso deberán suministrarse al sistema los valores no obtenidos del material y asignar el gasto a algún tipo de imputación (costo, venta, etc.).
El documento asumirá los mensajes de salida parametrizados (para imprimir, enviar e-mail, etc.), los que podrán ser modificados o eliminados, o bien, ingresar otro manualmente.
3. Ingreso de información en los Documentos
La carga de datos del documento comienza por el Encabezado. Éste contiene una serie de datos obligatorios que deben ser registrados inicialmente ya que definen las características de datos subsiguientes. Por ejemplo, el maestro del proveedor asignará valores propuestos tales como condiciones de pago, moneda, dirección, entre otros.
Los ítems son creados con un número de posición automático (incremento fijo) y se deberán ingresar todos los datos obligatorios solicitados.
En caso de falta de uno o más datos obligatorios, al pulsar la tecla “Enter” el sistema presentará leyendas de error indicándolo (habitualmente en color rojo o con un círculo rojo). En caso de datos inconsistentes, pero que no representen un error, el sistema informará del caso mediante un mensaje de advertencia (habitualmente en amarillo o con un triángulo).
Desde el documento en cuestión puede accederse a los datos maestros mediante un doble click sobre el dato correspondiente (proveedor, material, etc.).
4. Documentos - Datos de Encabezado
Datos que son generales para todo el documento por ejemplo nos referimos a la Sociedad, Grupo de Compras o Fecha del documento, estaremos involucrando un sólo dato para todo el documento, ya que sería imposible tener más de uno válido para el mismo.
5. Documentos - Datos de Ítems
Todo documento de SAP tiene asociado uno o más ítems o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos.
Los datos más comunes, por cierto, son el código del producto o servicio, su cantidad, precio, unidad de medida, peso y volumen, fecha de entrega, entre otros.