1. Estructura de los Documentos.
1.1. Datos del Encabezado
Incluye los datos generales del documento.
1.2. Datos del Ítem o Posiciones.
Refiere toda la información de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar.
2. Creación de Documentos.
- Los documentos de compras pueden crearse manualmente o con referencia a otro documento existente.
- Los ítems pueden incluirse con el código si ya están creados o con una leyenda descriptiva si no lo está (suministrar los valores no obtenidos del material y asignar el gasto a algún tipo de imputación como COSTO, VENTA, etc.).
- El documento asume los mensajes de salida parametrizados (impresión, envío de email, etc.), que pueden ser modificados, eliminados o ingresar otro manualmente.
3. Ingreso de información en los Documentos.
- La carga de datos inicia en el Encabezado con datos obligatorios a registrar (condiciones de pago, moneda, dirección, etc.).
- El número de posición es automático.
- En caso de datos inconsistentes que no representen un error, el sistema muestra un mensaje de advertencia y se puede acceder a los datos maestros mediante un doble click sobre el dato correspondiente.
4. Documentos - Datos de Encabezado.
Habrá datos generales para el documento y otros asociados a los ítems o posiciones, por ejemplo al hacer un pedido de compra nos referimos a la Sociedad, Grupo de Compras o fecha del documento, involucramos un sólo dato para todo el documento, no se puede tener más de uno válido para el mismo.
5. Documentos - Datos de Ítems.
Todo documento puede tener uno o más de un ítem asociado con datos comunes como código, cantidad, etc., pero con datos no tan claros como IVA, fecha de entrega, descuento.