Lección 3/7: ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
1. ESTRUCTURA DEL ENCABEZADO
- Datos del Encabezado: incluye todos los datos generales del documento y que afectan la totalidad del mismo, como son fecha, Proveedor, Sociedad, moneda, etc .
- Datos del Ítem o Posiciones: se refiere a toda la información de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar; código, descripción, cantidad, precio, imputación contable, etc.
2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos de compras pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente; procedimiento mediante el cual heredará un gran número de datos y validaciones efectuadas en el documento origen, lo cual maximiza la eficiencia.
3. INGRESO DE INFORMACIÓN EN LOS DOCUMENTOS
Al momento de ingresar los datos del documento se inicia por el Encabezado; aquí se encuentran una serie de datos obligatorios que deben ser registrados inicialmente ya que definen las características de datos subsiguientes. Por ejemplo, el maestro del proveedor asignará valores propuestos tales como condiciones de pago, modena, dirección , etc.
En caso de faltar uno o mas datos obligatorios, al pulsar "ENTER" el sistema presentará leyendas de error; entre tanto, en caso de datos inconsistentes que no representen un error el sistema informará mediante un mensaje de advertencia.
4. DOCUMENTOS - DATOS DE ENCABEZADO
Todos los documentos de SAP tienen en común su estructura de datos, por lo que habrán datos que son generales para todo el documento y habrán otros asociados a los ítems o posiciones del mismo.
En una factura el dato de fecha de la factura, el proveedor y la moneda deberá ser un dato encabezado, ya que no hay posibilidad alguna que sea realizada una misma factura para mas de un proveedor.
5. DOCUMENTOS - DATOS ÍTEMS
Todos los documentos de SAP tienen asociado uno o varios ítems o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos. Dichos datos son: código del producto, cantidad, etc. Sin embargo, habrá una colección de datos cuya relación con el ítem son indudables, como son el precio, unidad de medida, peso y volumen.
Creación de documentos:
1. Se requiere comprar un material, y se decide dividir las cantidades entre dos proveedores distintos, ¿Será suficinte la creación de un solo pedido?
R: Es necesario crear 2 pedidos, uno con cada uno de proveedores, puesto que el id del proveedor es un dato único en la cabecera de documento.
2. Se acuerda con el proveedor comprar dos productos diferentes pero para cada uno de ellos se establecerá una condición de pago diferente.
R: Siendo la Condición de pago un dato de cabecera no se podrá definir una diferente para cada Posición.
3. Un mismo material es requerido por dos grupos de compras diferentes ¿Podrá consolidarse la compra directamente mediante un solo pedido?
R: Se deberán crear dos pedidos, uno con cada grupo de compras, pues este dato es unico en la cabecera del documento.
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1. Se requiere comprar un material, y se debe dividir la cantidad entre dos fechas de entrega diferentes ¿Será necesario crear de dos items distintos?
R: Es necesario crear 2 posiciones distintas con el mismo material, pero con las 2 fechas de entrega que se necesitan.
2. Se acuerda con el proveedor comprar un producto que deberá ser entregado en dos direcciones diferentes, uno de ellos con beneficio impositivos diferentes del otro ¿Podrán ser creados como un solo ítem? ¿o deberán ser desdoblados entre dos?
R: Se deberán crear dos posiciones, con el mismo material, y en cada uno ellos indicar la dirección donde deberá ser entregado respectivamente.
3. Un acuerdo comercial con el proveedor incluye la compra de 100 unidades de un producto, y la entrega gratuita de otras 10 unidades, ¿ Como crees que convendrá crear el pedido, con uno o dos ítems diferentes?
R: Debe crearse un sólo Pedido con dos posiciones, en una de ellas se definen las unidades pagas (y que esperan factura) y otra con las unidades gratuitas (no espera factura).
| Información |
Cabecera |
Items |
| Grupo de Compras |
X |
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| Cantidad pedido |
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X |
| Lote |
|
X |
| Moneda |
X |
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| Ind. Impuestos |
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X |
| Solicitante |
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X |
| Entrega Final |
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X |
| Grupo de liberación |
X |
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| Sol. Pedido |
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X |
| Incoterms |
X |
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| Almacén |
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X |
| Tipo de cambio |
X |
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