En SAP, el mandante es el nivel más alto de la estructura organizativa. Se lo puede entender como una gran caja que contiene toda la información de configuración y de las empresas que trabajan dentro del sistema. Cada mandante es independiente, lo que significa que sus datos maestros, usuarios y configuraciones no se mezclan con los de otro. Por ejemplo, en una universidad que utiliza SAP, se podrían crear diferentes mandantes: uno para pruebas (100), otro para capacitación (200) y otro para producción real (300). Aunque todos funcionen en el mismo sistema, la información de cada mandante está completamente aislada.
La sociedad, en cambio, es una unidad legal y contable dentro de un mandante. Representa a una empresa real que debe llevar su contabilidad y presentar balances financieros. Cada sociedad cuenta con su propio plan de cuentas, moneda y reglas fiscales, lo que le permite operar de manera autónoma. Por ejemplo, dentro del mandante 300 de producción, una compañía podría tener varias sociedades: una en Ecuador (EC01), otra en Perú (PE01) y otra en Chile (CL01). Cada una manejaría sus registros financieros de forma independiente, aunque todas pertenezcan al mismo mandante.
En resumen, el mandante se asemeja a un edificio completo que alberga la instalación de SAP, mientras que las sociedades serían los diferentes pisos ocupados por empresas independientes dentro de ese edificio. Esta estructura garantiza orden, independencia de la información y un manejo contable adecuado en organizaciones que operan en distintos países o regiones.