Crear documentos de compras con referencia en SAP
Generalidades
Existen diferentes formas de crear documentos de compras en SAP:
1. Facilita el registro de información al permitir tomar como referencia un documento ya existente.
2. Los documentos utilizados como referencia pueden ser, por ejemplo, una solicitud de pedido, un pedido u otro documento de compras.
Este procedimiento permite aprovechar datos previamente registrados, facilitando el análisis, seguimiento y control de la operación completa.
Procedimiento
1. Ingresar a la transacción correspondiente
ME21N → Crear pedido
Se ingresa a la transacción destinada a la creación del pedido.
2. Ingresar el documento de referencia
Para trabajar con referencia debemos conocer dos datos:
* Número del documento: se ingresa directamente en el campo correspondiente.
* Número de ítem o posición: permite identificar específicamente la posición del documento que se utilizará.
Si se desconoce el número del documento, puede utilizarse el matchcode o herramienta de búsqueda de SAP para localizarlo mediante diferentes criterios.
3. Seleccionar la clase de documento
Se selecciona la clase de documento correspondiente.
Es importante definir correctamente este dato, ya que determina la forma en que se gestionará el documento dentro del proceso de compras.
4. Completar los datos
Una vez tomada la referencia, se deben completar y verificar los datos necesarios para la operación.
Aunque la parametrización permite que SAP complete automáticamente numerosos campos, algunos datos pueden requerir ingreso o revisión manual. También pueden definirse valores predeterminados para facilitar el diligenciamiento.
5. Verificar los datos
Antes de guardar, se debe revisar:
* La información del documento.
* Las posiciones o ítems.
* Los datos que fueron copiados del documento de referencia.
* Los datos ingresados o modificados manualmente.
6. Guardar el documento
Al guardar, SAP realiza las validaciones correspondientes y genera un nuevo número de documento.
Modificar documentos
ME22N → Modificar pedido
Esta transacción permite modificar un pedido existente.
Si el documento visualizado no es el que se desea modificar, puede utilizarse la opción “Otro pedido” para buscar y seleccionar el documento correcto.
Bloqueo o borrado de posiciones del documento
SAP permite bloquear o marcar para borrado determinadas posiciones de un documento.
Procedimiento:
1. Seleccionar la posición que se desea bloquear o eliminar.
2. Utilizar el botón “Borrar” o “Bloquear”, según corresponda.
3. La acción puede revertirse mediante la opción de desbloqueo cuando el sistema y el estado del documento lo permitan.
La eliminación de una posición puede depender de su situación dentro del proceso de compras y de las operaciones que ya se hayan realizado sobre ella.