CREACIÓN DE DOCUMENTOS, BARRAS DE HERRAMIENTAS Y MENÚES
1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la creación de los documentos se tiene que tener un conocimiento aceptable de todo su contenido en cuanto a la barra de información, herramienta y menúes correspondiente para realizar el documento sin novedad.
2. BARRA DE HERRAMIENTAS – DESCRIPCIÓN Y UTILIZACIÓN.
- BARRA PRINCIPAL
En el esquema de la BARRA PRINCIPAL se mostrarán botones específicos que serán fijos y estarán de forma permanente en casi todos los documentos.
v Casilla de transacciones: En este espacio se permite ingresar el código de la transacción. Ejemplo: ME21E (Crear un pedido) o MM02 (Modificar un material)
v Guardar el documento: Esta opción permitirá guardar la información en caso de que todo este correcto.
v Flecha verde: Esta opción permite regresar a la casilla anterior
v Flecha roja: Esta opción permitirá cancelar la transacción que se esté realizando.
v Flecha amarilla: Esta opción permitirá finalizar con el proceso actual. En la mayoría de los casos permite salir del sistema.
v Imprimir: Esta opción no es muy común, pero permitirá la opción de imprimir documento.
v Buscar: Esta opción permite buscar cualquier información dentro del entorno de SAP.
v Abrir un nuevo modo: Esta opción permite dar apertura a una nueva función, ya que SAP permite trabajar con varias sesiones o ventanas.
v Crear un acceso directo: Esta opción no es muy frecuente pero el sistema SAP permite crear accesos directos al igual que el estilo window, asociado a un ambiente DEV, QA y PRD, y una transacción, de manera de ingresar y acceder al sistema automáticamente.
v Información: Esta opción permite dar acceso a AYUDA dentro del sistema referida al ámbito o transacción en la que estemos trabajando.
v Ajustes personales: Esta opción permite la apariencia dl sistema y generar configuraciones tales como colores de pantalla, letras entre otros.
- BARRA DE PEDIDO
Cabe destacar que esta barra dentro del esquema de pedido, suele ser la más completa.
v Barra de resumen de documento: Esta opción hace aparecer y desaparecer una franja en el extremo izquierdo de la pantalla cuya finalidad es la búsqueda de documentos ya registrados a fin de ser utilizados para crear o tratar el documento actual.
v Crear Documento nuevo: El sistema permitirá abandonar el documento actual y crear uno nuevo. Si el actual no estuviera guardado, el sistema pedirá confirmación antes d perder la información ingresada.
v Visualizar/Modificar: Esta opción permitirá cambiar el modo de funcionamiento entre solo VIDUALIZAR la información o poder MODIFICARLA.
v Otro documento: Esta opción permite acceder a otro documento que se presentara en la pantalla.
v Verificar: esta opción disparará un esquema que verificara la información ingresada en el documento y presentara un informe de los resultados o información de que todos los parámetros están correctos. En muchas ocasiones el sistema arroja varias advertencias. COLOR AMARILLOS (WARNING-ADVERTENCIA) indica solo una advertencia. COLOR ROJO (ERROR) que deberá ser corregido indefectiblemente para guardar el documento, de lo contrario no se guardará.
v Visualizar mensajes: Permite acceder al listado de mensajes.
v Visualización de impresión: De manera similar a todos los programas de Windows, demuestra como quedara el documento para ser impreso.
v Mensajes: El sistema a hace referencia a MENSAJE para indicar una sesión de documento en la cual se define la forma d salida del documento. Esto es, ser impreso, enviado por Email.
v Información: Esta opción permite acceder a la sección de AYUDA relativa al uso y funcionalidades de la transacción actual.
v Parametrización personal: Desde esta opción se pueden definir algunas características validas para el USUARIO y la TRANSACCIÓN, tales como, forma de manejar advertencias, valores propuestos (centro, tipo de documento, grupo de compra)
- BARRA DE SOLICITUD DE PEDIDO
La barra de botones de la SOPED SOLICITUD DE PEDIDO, coincide con la barra de PEDIDO DE COMPRA.
- BARRA DE ENTRADA DE MERCADERÍA
El esquema de la barra de botones en la ENTRADA DE MERCADERÍA presenta algunos que son importantes tales como.
v Activar resumen: Desplegará una franja en la parte izquierda donde se podrá ver un historial de os documentos involucrados en el proceso.
v Reiniciar: Este botón permitirá eliminar la información ingresada de modo de procesar una nueva entrada de mercadería.
v Retener: Esta función permite guardar provisionalmente el documento, aunque contenga errores. Su registro definitivo se procederá a realizar una vez que sean subsanados los errores o falta de información. Este último requisito es indispensable para el sistema pueda tomar y registrar el documento para ser utilizado dentro del sistema.
v Verificar: Esta opción permitirá la función de verificar el documento a fin de que el documento no presente errores y poder se guardado.
v Contabilizar: pulsando este botón se permitirá guardar el documento en caso de que no exista ningún error.
- BARRA DE FACTURA DE PROVEEDOR
v Estruc. pedido activo: Permite mostrar u ocultar en la franja izquierda de la pantalla un resumen de documentos asociados al actual proceso de compras.
v Simular: Permite solicitar al sistema que verifique toda la información ingresada y muestre el registro contable que almacenaría al ser guardado el documento. Si existiera algún error u omisión de datos, el sistema SAP lo informara mediante mensajes respectivos.
v Mensaje: El botón presenta tres opciones disponibles:
AMARILLO: Indica que alguno de los datos ingresados es dudoso o no conveniente pero no impide el registro del mismo.
ROJO: Indica que la información ingresada presenta error y es imposible registrar.
GRISADO: Indica que el botón no está accesible, por lo que indica que no hay mensajes que mostrar.
3. MENÚ DE OPCIONES – DESCRIPCIÓN Y UTILIZACIÓN
v Modificaciones cabecera: esta opción es útil. Permite conocer los cambios efectuados a la cabecera. Por razones operativas es necesario conocer los cambios que afectaron el documento. Auditorias de procesos entre otros.
v Modificaciones posición: De igual manera al anterior, es necesario conocer cambios (quien, cuando, cual) realizados en el Items del documento.
v Stock de material: Ingresando a esta opción, se tendrá un informe del stock correspondiente al material del Items seleccionado.
v Pedido abierto/Sol. pedido: Cuando un Items del documento esta referido a uno previo (contrato, cotización, solicitud pedido) esta opción permitirá acceder a los datos completos del mismo.
v Documento FI: Cuando un documento de compra tiene asociados otros documentos posteriores que generan imputaciones en el módulo FI, esta opción permitirá acceder a ellos.