MENÚ DE OPCIONES – DESCRIPCIÓN Y UTILIZACIÓN EN SAP
Barra principal
Es la barra desde la cual se accede a las funciones principales de SAP durante la creación, modificación o consulta de documentos de compras.
Cambiar transacción
Permite ingresar directamente el código de una transacción en la cual queremos trabajar.
Ejemplo: ingresar ME21N para crear un pedido o MM03 para visualizar un material.
Guardar el documento
Permite finalizar el procesamiento y guardar el documento actual en SAP.
Flecha verde
Permite regresar al paso anterior.
Ejemplo: si estamos en una pantalla de detalle, permite volver a la pantalla anterior.
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Barra de herramientas – funciones generales
Flecha amarilla
Se utiliza cuando queremos cancelar o abandonar el proceso actual. En la mayoría de los casos SAP solicita confirmar la salida si existen datos que todavía no han sido guardados.
Flecha roja
Permite salir de la operación o de la función en la que estamos trabajando. Si existen modificaciones sin guardar, SAP puede solicitar confirmación.
Imprimir
Permite imprimir la información o documento cuando esta función está disponible.
Buscar
Permite localizar información dentro del ámbito en el que estamos trabajando.
Ejemplo: buscar un dato dentro de un documento o una lista de información.
Abrir un nuevo modo
Permite trabajar con varias sesiones o ventanas de SAP simultáneamente.
Ejemplo: tener abierto un pedido en una ventana y consultar un material en otra.
Crear un acceso directo
Permite crear accesos directos para ingresar rápidamente a una transacción o función determinada.
Información
Brinda acceso a información o ayuda relacionada con el sistema, la ventana o la transacción en la cual estamos trabajando.
Ajustes personales
Permite configurar determinadas características de SAP según las preferencias del usuario.
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BARRA DE PEDIDO
Esta barra contiene funciones utilizadas principalmente durante la creación, consulta o modificación de pedidos.
Resumen de documentos
Muestra en el lado izquierdo de la pantalla un resumen o listado de documentos que pueden utilizarse como referencia durante el proceso.
Crear nuevo documento
Permite abandonar el documento actual y comenzar la creación de uno nuevo.
Importante: si existen datos sin guardar, SAP puede solicitar confirmación antes de continuar.
Visualizar / Modificar
Permite alternar entre los modos de visualización y modificación.
* Visualizar: permite consultar la información sin cambiarla.
* Modificar: permite realizar cambios cuando el usuario tiene autorización.
Otro documento
Permite seleccionar y acceder a otro documento.
Para utilizar esta opción normalmente se debe conocer previamente el número del documento que se desea consultar.
Verificar
SAP realiza una comprobación de los datos ingresados en el documento antes de guardarlo.
Sirve para detectar errores, inconsistencias o información faltante.
Visualizar mensajes
Permite consultar los mensajes generados por SAP relacionados con el documento.
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FUNCIONES ADICIONALES DEL PEDIDO
Visualizar en impresión
Permite obtener una vista del documento en formato de impresión.
Mensajes
Permite consultar información relacionada con la salida o comunicación del documento.
Información
Proporciona información adicional relacionada con la transacción o documento.
Parametrización personal
Permite definir determinados valores o configuraciones que SAP puede utilizar según el usuario.
Ejemplos: valores propuestos, determinados parámetros de visualización o características de trabajo.
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BARRA DE SOLICITUD DE PEDIDO / ENTRADA DE MERCANCÍAS
Estas barras pueden contener funciones específicas dependiendo de la transacción utilizada.
Activar resumen
Muestra en la parte izquierda de la pantalla el historial o resumen de documentos relacionados con el proceso.
Reiniciar
Permite eliminar o restablecer información ingresada para comenzar nuevamente determinadas operaciones.
Retener
Permite guardar temporalmente un documento aunque todavía tenga información pendiente.
La finalidad es continuar posteriormente con su procesamiento.
Diferencia importante: retener no significa necesariamente que el documento esté completamente procesado o listo para continuar con todo el flujo de compras.
Verificar
Solicita a SAP comprobar los datos antes de guardar el documento, identificando posibles errores o inconsistencias.
Contabilizar
Ejecuta el registro definitivo de la operación cuando corresponde.
Ejemplo: en una entrada de mercancías, contabilizar registra el movimiento de mercancías en SAP.
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BARRA DE PEDIDO – FUNCIONES RELACIONADAS CON EL PROVEEDOR
Status / Pedido actual
Permite consultar información relacionada con el estado del documento o del proceso de compras.
Simular
Permite solicitar al sistema que compruebe cómo quedaría el documento antes de realizar determinadas acciones definitivas.
Puede mostrar errores u omisiones mediante los mensajes correspondientes.
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MENSAJES DE SAP
Los mensajes son fundamentales porque indican si el sistema permite continuar con el proceso.
Amarillo – Advertencia
Indica que existe una situación que SAP considera importante o poco conveniente, pero normalmente no impide continuar con el registro.
Rojo – Error
Indica que existe un problema que impide continuar o registrar correctamente el documento. Debe corregirse antes de seguir.
Gris / sin mensaje
Indica que no existen mensajes relevantes para mostrar en ese momento.
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MENÚ DE OPCIONES – ATAJOS
Nota: los atajos y algunas funciones pueden variar dependiendo de la versión de SAP, la transacción y la configuración del sistema.
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MODIFICACIONES EN DOCUMENTOS
Modificaciones de cabecera
Permite consultar los cambios efectuados sobre los datos generales o de cabecera de un documento.
Es útil para realizar seguimiento y auditoría, porque permite identificar modificaciones realizadas sobre información relevante del documento.
Modificaciones de posición
Permite consultar los cambios realizados específicamente en las posiciones o ítems del documento.
Ejemplo: cambios sobre cantidades, materiales, fechas u otros datos de una posición.
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OTRAS FUNCIONES IMPORTANTES
Stock de material
Permite consultar información relacionada con las existencias del material seleccionado.
Pedido abierto / Solicitud de pedido
Permite acceder o relacionar documentos anteriores del proceso de compras, dependiendo de la función y de la transacción utilizada.
Documentos FI
Cuando una operación de compras genera documentos financieros o contables relacionados, esta opción permite acceder a ellos desde la operación correspondiente.
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PARA RECORDAR
Verificar: comprueba que la información sea correcta antes de realizar la operación.
Guardar: almacena el documento o los cambios realizados.
Retener: conserva temporalmente información para continuar posteriormente, según la transacción.
Contabilizar: registra efectivamente una operación que produce un movimiento o documento correspondiente.
En una entrada de mercancías, por ejemplo, primero se puede verificar que los datos sean correctos y después contabilizar para registrar efectivamente el movimiento.