✒️SAP MM / Creación de Documentos, Barras de herramientas y Menúes Por Stefanie Schneider Ríos

CREACIÓN DE DOCUMENTOS, BARRAS DE HERRAMIENTAS Y MENÚS

1 | CREACIÓN DE DOCUMENTOS | INTRODUCCIÓN

Tal como habíamos mencionado anteriormente ya tenemos todos los conocimientos necesarios para introducirnos de lleno en los documentos del proceso de compras de SAP. Dedicaremos una lección para analizar los componentes de la pantalla, para familiarizarnos con su entorno.

2 | BARRAS DE HERRAMIENTAS | DESCRIPCIÓN Y UTILIZACIÓN

A continuación, presentaremos réplicas de las barras de herramientas de SAP y la aplicación de sus botones más usuales, tanto de la barra principal como las asociadas a los documentos más comunes.

1 | BARRA PRINCIPAL

El siguiente esquema representa la barra de herramientas y los botones incluidos, la que será válida para casi toda la aplicación.

· Casilla de transacciones: este espacio permite el ingreso del código de la transacción con la cual queremos trabajar, por ejemplo, ME21N para crear un pedido o MM02 para modificar un material.

· Guardar el documento: todas las transacciones este botón permitirá finalizar el procedimiento y guardar el documento actual (si fuera correcta toda la información).

· Flecha verde: permitirá en medio del un procedimiento regresar al paso anterior; por ejemplo, si estamos en un pedido y pasamos a visualizar su factura, este botón nos regresará al pedido original.

· Flecha amarilla: la utilizaremos cuando deseemos finalizar el proceso actual. En la mayoría de los casos actúa en forma similar a la flecha verde.

· Flecha roja: está destinada para los casos donde deseemos abandonar la operación, o bien en casos donde no podamos satisfacer las validaciones de datos y las flechas restantes no respondan.

· Imprimir: no es de uso frecuente, pero permitiría imprimir la información actual.

· Buscar: este botón tiene por finalidad buscar información dentro del ámbito de SAP en el que estemos, ya que puede ser dentro de un documento, una lista de datos, un texto, etc.

· Abrir un nuevo modo: SAP permite trabajar con varias sesiones o ventanas simultáneamente. Es precisamente la función de este botón.

· Crear un acceso directo: es de uso muy infrecuente, pero SAP permite crear accesos directos (al estilo Windows) asociado a un ambiente DEV, QA o PRD y una transacción, de manera de ingresar al sistema y acceder automáticamente.

· Información: este botón nos dará acceso a la ayuda del sistema referida al ámbito o transacción en la cual estamos trabajando.

· Ajustes personales: si bien es interesante su uso ya que permite adaptar muchas características de la apariencia del sistema a tus gustos o necesidades, tales como los colores de la pantalla, tamaños de texto, el cursor, etc.

2 | BARRA DE PEDIDO

El siguiente esquema representa la barra de herramientas correspondiente al pedido. Ha sido escogida en primer término, dentro de los documentos por ser la más completa.

Resumen documento: este botón hace aparecer/desaparecer una franja en el extremo izquierdo de la pantalla, cuya finalizad será búsqueda de documentos ya registrados, a fin de ser utilizados como referencia para crear el actual.

En el gráfico se observan dos ejemplos superpuestos de una solicitud de pedido y un pedido donde el resumen de documentos muestra una lista asociada al criterio de búsqueda elegido. Como puede verse, en un caso (el estándar) solo muestra el número de documento, pero SAP permite incorporar datos adicionales, como número y descripción del material, centro, etc.

· Crear nuevo documento: el sistema permitirá abandonar el documento actual y crear uno nuevo. Si el actual no estuviera guardado, el sistema le pedirá confirmación antes de perder la información ingresada.

· Visualizar/modificar: este botón permitirá cambiar el modo de funcionamiento entre sólo visualizar la información o poder modificarla. Esto permite que, aunque hayamos ingresado en la transacción para visualizar ME23N, podamos acceder a cambiar datos sin salir de la misma e ingresando en la correspondiente ME22N.

· Otro documento: mediante esta función se accede a escoger otro documento para se presentará en pantalla. Deberá ser seleccionado previamente en la casilla correspondiente.

· Verificar: este botón disparará un proceso que verificará la información ingresada en el documento y presentará un informe de los resultados, o bien una confirmación de que está todo correcto.

· Visualizar mensajes: permite acceder al listado de mensajes (si los hubiera) como se explicó en el punto anterior.

· Visualización de impresión: de manera similar a todos los programas de Windows mostrará como quedaría el documento al ser impreso. Para que pueda ser ejecutado deben darse una serie de condiciones.

· Mensajes: el sistema hace referencia a mensajes para indicar una sección del documento en la cual se define la forma de salida del documento, esto es, ser impreso, enviado por e-mail, etc.

· Información: esta herramienta accede una sección de ayuda relativa al uso y funcionalidades de la transacción actual.

· Parametrización personal: desde aquí se podrán definir algunas características válidas específicamente para el usuario y la transacción, tales como, forma de manejar las advertencias, valores propuestos (centro, tipo de documento, grupos de compra, etc.).

3 | BARRA DE SOLICITUD DE PEDIDO

El esquema muestra una réplica de los botones de la barra de herramientas correspondiente a la solicitud de pedido.

Tal como podrán ver, todos los botones coinciden con la barra de un pedido, con lo cual no requiere ninguna explicación adicional.

4 | BARRA DE ENTRADA DE MERCADERÍA

El esquema muestra una réplica de los botones de la barra de herramientas correspondiente a la entrada de mercadería.

· Activar resumen: desplegará una franja en la sección izquierda de la pantalla donde se podrá ver un historial de los documentos involucrados en el proceso.

· Reiniciar: este botón permitirá eliminar la información ingresada de modo de procesar una nueva entrada de mercadería.

· Retener: esta funcionalidad le permite guardar provisoriamente el documento, aunque contenga errores. Su registro definitivo deberá hacerse con posterioridad cuando sean subsanados los errores o falta de información. Éste último paso es requisito indispensable para que el sistema considere el documento guardado y utilizable dentro del proceso.

· Verificar: luego de ingresada toda la información requerida, este botón le solicitará al sistema que verifique la misma, con el fin de guardar el documento o resolver los errores, si existieran.

· Contabilizar: pulsando sobre este botón se procede al registro del documento en caso de que no existiera error alguno.

5 | BARRA DE FACTURA DE PROVEEDOR

· Estr. pedido activa: permite mostrar u ocultar en la franja izquierda de la pantalla un resumen de los documentos asociados al actual proceso de compras (pedido, EM, etc.)

· Simular: permite solicitar al sistema que verifique toda la información ingresada y muestre el registro contable que almacenaría al ser guardado el documento. Si existiera algún error y omisión de datos, SAP lo informará mediante los correspondientes mensajes.

· Mensajes: el botón presenta símbolos con tres posibles opciones. Amarillo (indica que algunos de los datos ingresados son dudosos o no conveniente pero no impide el registro del mismo), rojo (la información ingresada presenta un error que impide el registro del documento) y gris (el botón no está accesible, por tanto, indica que no hay mensajes para mostrar.

3 | MENÚ DE OPCIONES | DESCRIPCIÓN Y UTILIZACIÓN

De manera similar a cualquier programa de Windows, SAP presenta menús de opciones en cada una de sus secciones. A modo de ejemplo, presentaremos y detallaremos muy someramente un par de ejemplos correspondientes a documentos de compra.

· Modificaciones de cabecera: esta opción es sumamente útil, ya que permite conocer los cambios efectuados al documento de cabecera. Por razones operativas puede ser necesario conocer cambios que afectaron el documento; en otros casos, como auditorías de procesos, se requiere conocer cambios en datos relevantes que afecten la normal ejecución.

· Modificaciones de posición: de manera similar a los explicado, puede ser necesario conocer cambios (cuál, cuándo, quién, etc.) realizados en los ítems del documento.

· Stock de material: ingresando en esta opción se recibe un informe del estado del stock correspondiente al material del ítem seleccionado.

· Pedido abierto/sol. pedido: cuando un ítem de un documento está referido a uno previo (contrato, cotización, solicitud de pedido), esta opción permitirá acceder a los datos completos del mismo.

· Documento FI: cuando un documento de compra tiene asociados otros documentos posteriores que generan imputaciones en el módulo FI, esta opción permitirá acceder a ellos.