ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE DATOS
1. MODIFICACIÓN DEL INFORMACIÓN
Es importante destacar que anteriormente se ha trabajado con la creación de material y como el mismo se puede extender a nuevos centros y vistas. en esta nueva lección se explicará como se pueden modificar información a las vistas ya creadas y definidas en el sistema.
Simplemente ingresando a la transacción MM02, se podrá modificar cualquier información referente a las vistas definidas. Por ejemplo.
- DATOS BÁSICOS
- COMPRAS
- CONTABILIDAD
Al ingresar a la transacción se podrán modificar toda la información que le sistema nos permita modificar.
NOTA: Una vez que se ha creado y guardado un MATERIAL y que se ha utilizado ya en algunos procesos tales como documentos de compras o ventas, algunos datos será imposible modificar o cambiar.
La transacción MM02 permitirá modificar los datos de un material ya existente, recordando que solo podremos acceder a las vistas que ya ah sido definidas. No se podrá agregar o adicionar nuevas vistas.
Es importante describir que al momento de modificar los datos de un material dentro del esquema aparecerán los segmentos o espacios para introducir información o datos. Dentro del segmento que aparezca en fondo color (GRIS) no se podrán modificar, mientras que todos aquellos segmentos con fondo de color (BLANCO) si se podrán modificar e insertar daos e información.
Igualmente es importante destacar que cuando se crea un material y se pueda navegar por todas las vistas constitutivas, se podrán apreciar datos que no son modificables. Al ocurrir este caso, se estará imposibilitado de poder modificarlo o cambiarlo. En este caso no es grave, solo que se tendrá que descontinuar el material y crear otro material con los datos que sean necesarios agregar y que venga a reemplazarlo.
Se podrá ingresar y modificar las SOLAPAS o VISTAS ya definidas. Si se tiene que definir un nuevo CENTRO o ÁREA DE VENTAS se procederá a crear y extender nuevamente el material.
2. VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Si nuestra intención es solamente visualizar el material mas no modificar ningún dato, se procederá a la visualización a través de la transacción MM03.
La transacción MM03 permitirá la completa visualización del material existente recordando que sus datos no podrán ser modificables.
En la tarea de visualización de material, todos los segmentos o campos de información estar con el fondo de color (GRIS).
3. MODIFICACIÓN MASIVA DE LA INFORMACIÓN
Aunque la MODIFICACIÓN MASIVA DE MATERIAL no constituye una tarea para actividades en iniciación dentro de SAP, es importante y fundamental conocer las herramientas apropiadas para permitir una MODIFICACIÓN MASIVA DE MATERIALES. Esta herramienta que permite esta tarea son las TRANSACCIONES SCAT y LSMW.
Las TRANSACCIONES CAT y LSMW permitirá la modificación masiva de la información dentro del maestro de datos y/o datos, agregando nuevos registros, eliminando ya existente o modificando determinados datos.
El objetivo principal de estas transacciones será automatizar una serie de pasos que componen un proceso completo como por ejemplo:
Ø CREAR NUEVOS MATERIALES O EXTENDERLOS A NUEVOS CENTROS.
Ø MODIFICAR CIERTOS DATOS DE DETERMINADOS MATERIALES.
Ø APLICAR EL MISMO PROCEDIMIENTO, PERO APLICADO A PROVEEDORES, CLIENTES O CUALQUIER OTRO MAESTRO DE DATOS.
¿COMO FUNCIONA?
comparándola con los macros de EXCEL. Es necesario conocer como funciona la GRABADORA de los macros de EXCEL.
Puesto en funcionamiento la herramienta de GRABACIÓN DE MACROS DE EXCEL, se registran todas las acciones que realicemos, que es básicamente, INGRESAR DATOS, CAMBIAR FORMATOS, COPIAR FORMULAS. cuando se finaliza, EXCEL recuerda mediante un programa, todas las acciones que ejecutamos y las procesa o reproduce automáticamente todas las veces que deseemos.
¿CÓMO FUNCIONA SCAT?
Funciona de manera muy similar, solo que se simula CREAR UN MATERIAL o MODIFICAR SUS DATOS y SAP guardará la memoria de este procedimiento. Pero para nivel inicial bastara con incorporar pequeñas adaptaciones y proporcionarle al sistema un archivo de texto o EXCEL con la información nueva a registra (nuevos materiales o nuevos datos)
Las TRANSACCIONES SCAT y LSMW permite principalmente abordar grandes cantidades de datos e información ya sea creando o modificando un muy elevado registro de información con la finalidad de que no optemos por realizar un trabajo manual, tedioso y sembrado de errores, sino permitir orientarnos a un proceso de automatización de datos e información obteniendo velocidad en el trabajo, eficiencia, reduciendo el esfuerzo y minimizando errores.
4. LISTADO DE MATERIALES.
Ya observando parámetros y generalidades sobre el maestro de datos, en esta parte es importante destacar la obtención de un listado de información de los materiales registrados en el sistema SAP.
Esto se realiza a través de la transacción MM60
TRASACCIÓN MM60
Esta transacción permite obtener un listado de materiales e información almacenada dentro del sistema.
Si deseamos acceder a la TRANSACCIÓN MM60 a través del MENU SAP o ÁRBOL DE TRANSACCIONES debemos de seguir los siguientes pasos:
Ø LOGÍSTICA
- GESTIÓN DE MATERIALES
- MAESTRO DE MATERIALES
- MAESTRO DE MATERIALES
- OTROS
Este procedimiento permitirá la observación de varios esquemas donde se visualizarán varios parámetros de información o datos de materiales cargados que permitirá a través acciones de filtros, obtener la información que deseamos.
Se podrá visualizar lista de materiales que cumplen con los parámetros o criterios que deseemos observar y seleccionar. Alguna de las actividades que se realizan son:
- Ordenar listas de forma ascendente y descendente
- Filtra listas de acuerdo a nuevos criterios
- Totalizar la cantidad de materiales en cada grupo (según dato escogido)
- Exportar información a varios formatos de archivos (EXCEL, WORD, TEXTOS)
- Enviar reportes de E-MAIL a otros usuarios.
- Modificar la vista de datos y crear variantes propias.