✒️SAP MM / Acceso al Sistema y generalidades de utilización Por Rafael Marrero

Acceso al sistema SAP - SAPGUI

El login al sistema SAP se realiza mediante el denominado SAPGUI el cual contiene todos los ambientes a los cuales el usuario puede ingresar. Cada usuario tiene un codigo de usuario y contraseña unico e individual por razones de seguridad, el cual deberá tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema.

AMBIENTES DE TRABAJO:

Cada ambiente esta identificado con un texto descriptivo y definido mediante parametros técnicos que lo asocian al lugar fisico al que se conecta.

DEV - Desarrollo:

Es el ambito o ambiente usado por los programadores y consultores para realizar pruebas y testeo de modificaciones y parametrizaciones que se realicen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.

QA - Control de calidad:

Los cambios o modificaciones desarrollados y aplicados al ambiente de Desarrollo son migrados a este ambiente para que el responsable a cargo, realice las comprobaciones adecuadas para verificar el correcto funcionamiento de las modificaciones.

Tipicamente el proceso de migración se realiza partiendo desde el ambiente de desarrollo, pasando al ambiente de Calidad y por ultimo a Producción donde se pone en marcha y uso diario. Ocasionalmente se realiza de manera contraria.

Esto se aplica en los casos donde los consultores realizan una parametrizacion al sistema como en aquellas oportunidades donde un programador de ABAP crea un nuevo programa o actualiza uno existente.

PRD - Producción:

Es el ambiente de trabajo donde se llevan a cabo todas las transacciones/tareas de la empres y donde encuentra toda la información original, por lo que solo se deben transferir los cambios que con total seguridad ofrezcan un correcto y adecuado funcionamiento y resguardando que los usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o que se altere la información presente.

Cualquier cambio que se realice en la configuración de SAP, debe estar exhaustivamente probado tanto por el consultor como por el usuario responsable, así podremos asegurar su aplicación en el ambiente de trabajo diario de la empresa y no encontrarnos con sorpresas generadas porque algo no funcione correctamente e impida la realización de actividades de muchos usuarios.

Volviendo al acceso al sistema, será necesario ingresar los datos solicitados correspondientes al Mandante, Codigo de usuario, Contraseña e idioma con el cual trabajaremos.

Datos del usuario:

Un usuario al ingresar en el sistema está asociado a un denominado perfil especifico, que es una colección de datos que lo identifican y asocian a las posibilidades y modalidades de trabajo.

Accediendo al sistema e ingresando en la Transaccion SU01 podemos encontrar nuestros datos personales y de contactos. Tambien en el perfil, encontraremos los denominados Valores fijos que es determinan o establecen caracteristicas como el formato de numero, de fecha, el idioma, la impresora predeterminada entre otras cosas.

Adicionalmente encontraremos la ficha Parametro donde se definen valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar documentos. Aqui habrán 3 columnas donde se especificarán desde el ID del Parametro, el valor del parametro así como una descripción breve del parametro establecido.

Dentro de los parametros mas comunes que podemos encontrar prefijados, entre otros...

SOCIEDAD

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

GRUPO DE COMPRAS

Término referido a equipos de compradores que asociados mediante una clave ("Grupo de Compras") identifica los documentos de compras creados por cualquiera de los individuos.

Se trata de un recurso para identificar los responsables de las actividades de adquisición, lo que será utilizado en los documentos de compras a fin de identificar los referentes de cada uno de ellos.

Aunque en SAP se trabaja con la figura de "Grupo de Compras", las Empresas pueden optar por las siguientes dos políticas:

• Cada Comprador es identificado mediante un Grupo
• Cada Grupo identifica a varios compradores

Roles:

Son las autorizaciones establecidas para realizar tareas y acceder a la información en el sistema. Esta relacionada mediante al usuario de acceso.

No estaremos habilitado a ninguna función que no se encuentre definida en los roles que se tiene asignado.

Los roles son objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP. Como ejemplo tenemos:

Gestion de documentos de compras.

Los usuarios podrán participar de la gestión del proceso de compras mediante el registro de documentos.

Diversas tareas que se podrán desarrollar por cada uno de los usuarios y en varios ambitos en los cuales podrá participar.

Podrá crear pedidos de compra, modificarlos, visualizarlos, aprobar pedidos.

A su vez, las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ambitos:

• Para uno o mas centros/almacenes.
• Para uno o mas tipos de documentos.
• Para uno o mas centros de costes.

Estos son algunos ejemplos de lo que permite hacer a cada usuario para desarrollar sus labores. Por otro lado, esto asegura que, ni por error, ni de manera intencionada, se pueda alterar o acceder a la información a la cual no está autorizado.

La creación y asignación de roles es una atribución de los especialistas de Basis o de Seguridad, pero son los consultores SAP los que deben definir los parametros que intervienen en su diseño.

Transacción: codigo del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad. ME21N, ME22N, etc.

Objetos: información clave para acceder al procedimiento. (sociedad, centro, centro de costes, clase de documento, tipo de material, etc)

Autorización: el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc. del documento en cuestión.

La fortaleza primordial de SAP es, justamente, la seguridad que brinda. Nadie puede hacer nada para lo cual no esté expresamente autorizado.

Sin embargo, aun así el sistema registra los cambios realizados a la información para realizar una auditoría posterior, si es necesaria.

Suelen ser diferentes los roles o caracteristicas que según el ambiente donde se aplique, es decir, son distintos los roles a aplicar en Desarrollo, Control de calidad o producción.