Para ingresar al sistema SAP, se hace mediante el denominado SAPGUI > Es el cliente GUI SAP (Interface de Usuario) de arquitectura de 3 nieveles de servidor de aplicaciones, de base de datos, y cliente. Es un sofware que permite acceder al usuario a la funcionalidad de SAP en aplicaciones como SAP ERP y SAP Business Information Warehouse (actualmente SAP Business Intelligence). El usuario se conecta de forma remota al servidor central SAP en una red de empresa.
Este contiene todos los ambientes a los que se puedan ingresar. Estos seran definidos mediante un texto descriptivo y definido por parametros tecnicos que lo asocian al lugar fisico al que se conectara.
- DEV-Desarrolo: Consultores y programadores efectuan y testean las modificaciones y parametrizaciones que se apliqien al sistema, para asegurar su correcto funcionamiento.
- QA-Control de Calidad: Los cambios aplicados de Desarrollo son "migrados" a este ambiente para que el responsable a cargo del sector involucrado en los cambios, efectue los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.
- PRD-Produccion: Sitio donde se encuentra la informacion original, solo deberan ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los usuarios no vean alteradas sus taras diarias o la informacion presente.
- Direccion: Datos generales.
- Valores Fijos: Configuracion asociada al pais.
- Parametros: Define ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar documentos.
Estas implican una serie de autorizaciones que habilitan al usuario para realizar tareas y acceder a la informacion.
Un usuario puede tener acceso a uno o mas Centros y Almacenes, a uno o mas Tipos de Documentos, a no o mas Centros de Costos, o bien, pueden utilizarse para bloquearle las funciones del sistema.
Para la creacion y asignacion de roles, es una asigacion de los especialistas de Basis o del area de Seguridad, pero son los Consultores SAP los que deben definir los parametros que intervienen en su diseño.
- Transaccion: codigo del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad (ejemplo ME21N, ME52N, ME28, etc.)
- Objetos: informacion clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase de Documento, Tipo de Material, etc.)
- Autorizacion: el alcance del rol puede permitir la creacion, modificacion, eliminacion, aprobacion, etc., del documento en cuestion.