Accesos al sistema y generalidades de utilización
En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes 3 ambientes
DEV- Desarrollo: es aquel donde los consultores y programadores realizan las pruebas de los cambios al sistema de manera de asegurar su correcto funcionamiento.
QA- Control de Calidad: es empleado para que los usuarios prueben los cambios realizados al ambiente de desarrollo migrando la información a este ambiente para que el responsable a cargo del sector involucrado en los cambios, verifique el correcto funcionamiento de las modificaciones.
PRD- Producción: corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la información original, solo deberá ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o la información presente.
Al entrar al sistema SAP el usuario ingresara los datos correspondiente al mandante, código de usuario , contraseña e idioma con el que se trabajara.
Datos del Usuario
Cuando un usuario es ingresado al sistema se le asocia con el denominado perfil , esto es una colección de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidades de trabajo. Transacción (SU01)
Ø Valores fijos asignados en el perfil del usuario: formato de fecha, formato de número, idioma, impresora predeterminada entre otros.
Ø Parámetros: su función es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar documentos.
Roles
Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificación, el sistema determina una serie de roles autorizaciones que lo habilitan para realizar tareas y acceder a la información.
Ejemplo: Gestión del proceso de compras mediante el registro de documentos. (serán diversas las tareas que podrán desarrollar cada uno de los usuarios y varios los ámbitos en los cuales participar).
Pedido de Compras
Ø Crear pedidos
Ø Modificar pedidos
Ø Visualizar pedidos
Ø Aprobar(liberar) pedidos
Las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ámbitos
Ø Para uno o más centros y almacenes
Ø Para uno o más tipos de documentos
Ø Para uno o más centros de costos
Estos son algunos ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar sus labores bien, pero por otro lado asegura que ni por error pueda alterar o acceder a información a la cual no está autorizado.
Tanto la creación como asignación de los roles está encargado BASIS (se encargan del mantenimiento técnico del sistema) o área de seguridad (encargada de configurar y controlar la definición de las autorizaciones y aplicación a los usuarios de acuerdo a su grado de responsabilidad y tareas)., pero son los consultores SAP los que deben definir los parámetros que intervienen en si diseño, etc.
Transacción: código del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad
Ø ME21N: Creación de un pedido de Compra. El código de transacción ME21N se utiliza para crear una orden de compra en SAP. Una orden de compra es el documento legal para la compra de artículos de un vendedor o de diferentes vendedores dentro de una empresa.Para Crear una Orden de Compra se necesitan los siguientes datos básicos:
· Fecha de entrega
· Asignación de cuenta
· Número material
· Número de material NPF
· Planta
· Cantidad
· Precio
· Vendedor
Es posible Acceder a la transacción ME21 de desde el Menú de SAP:
· Menú
· Logística
· Gestión de materiales
· Compras
· Pedido
· Crear
· ME21N
Ø ME52N: Transacción mediante la cual se modifica una Solicitud de Pedido. La presente actividad, que permite la modificación de numerosos datos del documento sólo puede ser efectuado con la definida autorización entre los roles asignados al usuario. Dada la importancia y responsabilidad de esta tarea, SAP prevé el registro de un log de los cambios efectuados, a fin de permitir un análisis de los mismos al momento de efectuar su aprobación o cuando así lo decida el equipo de auditores de la Compañía.
Ø ME28: Transacción mediante la cual se libera (aprueba) en forma colectiva (grupos) de Pedidos de Compra.
Mediante esta transacción el responsable de la aprobación (o liberación) de Pedidos tendrá acceso al listado de documentos pendientes de aprobación que se correspondan con las Estrategias de liberación para las cuales se encuentra autorizado a procesar.Recibida la lista de Pedidos el usuario tendrá acceso a diferentes actividades, tales como, aprobar, visualizar el documento y el material, rechazar o cancelar la aprobación, imprimir el listado, observar las modificaciones al documento, entre otros.
Objetos: información clave para acceder al procedimiento (sociedad, Centro, Centro de Costos, Clase de Documento, Tipo de Material, etc).
Autorización: el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc, del documento en cuestión.
Suelen ser diferente los roles o sus características según el ambiente donde se apliquen (desarrollo, Control de Calidad o Producción).
F4 (matchcode) o búsqueda.