Maestro de datos de Proveedores.
1. Diferencias más relevantes entre SAP ECC y SAP S/4HANA.
El cambio principal en S/4HANA es la unificación bajo el concepto de interlocutor Comercial (Business Partner o BP). En SAP ECC, los clientes y los proveedores se gestionaban de forma totalmente separada mediante transacciones independiente.
| Característica |
SAP ECC |
SAP S/4HANA |
| Transacciones clave |
XK01/MK01/FK01(para proveedores)
|
BP (Transacción única centralizada) |
| Modelos de datos |
Tablas separadas para clientes (KNA1) y proveedores (LFA1) |
Rol de interlocutor que vincula internamente las tablas clásicas mediante la tabla general BUT000. |
| Enfoque de relaciones |
Difícil de conectar si una misma entidad legal era cliente y proveedor a la vez. |
Una sola entidad (BP) que puede adoptar el rol de cliente, proveedor, o ambos simultáneamente. |
| Numeración |
El código de proveedor y el código de cliente siempre eran distintos. |
Se puede sincronizar para que el número de BP coincida con el número de proveedor. |
2. Utilización por Sociedades / Organizaciones de Compras y "Extensión"
En SAP, un proveedor no sea crea de forma global para todo el negocio, Se estructura en niveles organizativos para tener un control exacto de quien le compra y quien le paga.
Datos Generales (Nivel Mandante): Información básica invariable como el nombre legal, la dirección, el RFC/tax ID los datos bancarios.
Segmento financiero (Sociedad): Permite activar proveedor para una Sociedad (empresa legal) especifica. Define la cuenta contable de reconciliación (cuenta asociada), condiciones de pago (transferencia, cheque).
Segmento logístico (Org, de Compras): Permite activar al proveedor para una Organización de Compras especifica. Define la moneda del pedido Incoterms, verificación de factura basada en la recepción de mercancías y datos de control logístico.
¿Por qué es necesario "Extender" un proveedor?
Si el proveedor "ABC S.A" ya fue creado por la sociedad 1000 para comprar refacciones, pero ahora la Sociedad 2000 o la Organización de Compras 2000 también quiere operar con él, no se debe crear un proveedor nuevo. Se realiza una "Extensión": Se ingresa a la transacción BP, se busca el registro existente y se añaden los datos específicos para la nueva Sociedad u Organización de Compras. esto evita duplicados y mantiene la trazabilidad limpia.
3. Vistas principales a definir según escenarios prácticos.
Al configurar o crear un proveedor mediante la transacción BP, debes moverte entre diferentes Roles de BP (Vistas) dependiendo de uso que le darás en el sistema.
Rol 000000 (Interlocutor comercial general): Es la base obligatoria de todo registro. Aquí se carga el nombre, dirección, datos fiscales y cuentas bancarias. No permite compras ni finanzas todavía.
Rol FLVN00 (Proveedor - Contabilidad financiera): Se utiliza cuando necesitas procesar facturas directas en finanzas (FI) sin un pedido de compra previo, o simplemente para habilitar la gestión de pagos. Escenario: Proveedores de servicio fijos (luz, internet, alquileres.
Rol FLVN01 (Proveedor Compras / Logística): Se activa cuando el área de abastecimiento (MM) requiere emitir Órdenes de Compra (Pedidos). Hablita las pestañas de datos de compras y funciones de interlocutor. Escenario: proveedores de materia prima, mercancías de inventario o contratistas de planta.
¿Qué ventajas tendría la asignación a un Grupo de cuentas al proveedor al momento de crearlo?
_ Roles automáticos: El grupo de cuentas define que puede hacer el proveedor en logística (MM), como ser quien recibe el pedido, quien envía la factura o el transportista.
_ Pantallas a la medida: El sistema adapta las opciones automáticamente; por ejemplo, a un trasportista le habilitara datos de fletes que un proveedor común no necesita.
_Los proveedores poseen datos generales, de sociedad y de Organización de compras.
Los Datos de Centros no existe como un nivel independiente en su estructura. 
Los Datos Generales (como nombre o dirección) se crean a nivel mandante. Al ser información básica y universal, están disponibles para cualquier documento o sector de la empresa sin restricciones de sociedades o compras.
_Los datos propios de Sociedad controlan la parte financiera y de pagos de la empresa.
- Condición de pago (cuando se paga)
- Vías de pago (como se paga: transferencia, cheque)
- Estado de bloqueos de pagos (si el pago esta retenido)
- Pago único (gestión de cuentas CPD/gasto único)
Los campos Bancos propio y Días de cobro son de carácter financiero, por lo que se configuran en el nivel de Sociedad (FI), Al pertenecer a finanzas, no corresponden al segmento de Compras (MM).
El Grupo de cuenta es el núcleo de control al crear un proveedor: decide de forma automática que numero tendrá (rango), que campos se verán obligatorios/ocultos en pantalla y que funciones comerciales (roles) puede tomar en compras.
En SAP, las opciones válidas para controlar las pantallas son: Obligatorio, Opcional, Oculto y visualizar. El estado Eliminable no existe en el sistema.
SAP permite separar los roles comerciales mediante las funciones de interlocutor. Por lo tanto, un código de proveedor puede entregar físicamente la mercadería y otro código distinto puede emitir la factura legal.