Etapas más relevantes del proceso de compras.
Determinación de necesidades.
Departamento vinculado: Área usuario / solicitante (cualquier departamento de la empresa, como producción, mantenimiento, que requiera el bien o servicio)
Creación de solicitud de Pedido.
Departamento vinculado: Área Usuario o planificación de Materiales (MRP) (cuan la reposición de stock es automática según los niveles de inventario del almacén)
Liberación de solicitud de pedido.
Departamento vinculado: Lideres, jefatura o gerencia de la misma área (quienes aprueben el presupuesto interno asignado a su departamento)
Detem. fuente de aprovisionamiento.
Departamento vinculado: Compras / Abastecimiento (procurement) (el comprador analiza contratos existentes, o cotizaciones históricas o licitaciones previas),
Selección del proveedor.
Departamento vinculado: Compras / Abastecimiento (a veces en conjunto con el área técnica solicitante si el servicio es muy especializado o complejo)
Creación de Pedido.
Departamento vinculado: Compras / Abastecimiento (genera la orden de compra formal que vincula legalmente a la empresa con el proveedor externo).
Liberación de pedido.
Departamento vinculado: Gerencia de compras / Dirección de finanzas (las aprobaciones suelen requerir firmas de mayor rango jerárquico según el monto total de la compra).
Entrada de Mercancía.
Departamento vinculado: Almacen / recepción de mercadería / Logística (quienes reciben los artículos físicos, verifican que correspondan a lo solicitados y registran el ingreso en el inventario)
Registro y verificación de la factura.
Departamento vinculado: Contabilidad / cuentas por pagar (validan que coincidan el documento fiscal del proveedor con el pedido original y con lo que realmente ingreso al almacén).
Gestión del pago al proveedor.
Departamento vinculado: Tesorería / Finanzas (ejecuta la salida de dinero, transferencia bancarias o cheques para liquidar la deuda según las condiciones de pago pactadas)
¿Cuál de las siguientes numeraciones de documentos son las más habituales?
- 10000000-Solicitud de pedido (transacción ME51N). es el código estándar al crear solicitudes de compra interna.
- 5000000000-Movimientos de Mercadería (Transacción MIGO). es el código estándar al registrar entrada o salida de mercancía.
- 5100000000-Verificacion de Factura (transacción MIRO). es el código estándar al cargar las facturas de proveedores.
SAP permite navegar por los diversos documentos asociados al mismo proceso de compras.
- Historia de pedido (transacción ME23N). Desde la pestaña "Historial de pedido" dentro de la orden de compra puede hacer doble clic y saltar directo a la entrada de mercancía o a la factura.
¿Qué documentos de SAP tiene asociadas estrategias de liberación para su aprobación?
- Solicitud de Pedido. se liberan internamente para autorizar que el departamento de compras pueda buscar un proveedor.
- Pedidos. Se liberan para aprobar el gasto final antes de enviar la orden de compra al proveedor.
Las solicitudes de pedido las crea cada sector requirente de bienes o servicio.
- Cualquier área o sector interno de la empresa que necesite un material o servicio inicia el proceso creando una solicitud de pedido.
Las peticiones de oferta las solicita cada sector.
Los sectores internos solo piden lo que necesitan, pero el contacto con los proveedores lo maneja exclusivamente el área de compras.
La comparación de precio la efectúa el área de compras.
- El departamento de compra es el único responsable de evaluar las cotizaciones recibidas para elegir al mejor proveedor.
La liberación de pedido puede realizarla quien lo creo.
- Por normas de control interno y segregación de funciones en SAP, la persona que crea una orden de compra nunca debe ser a misma que la aprueba.
El ingreso de la mercadería se realiza con el pedido como referencia.
- Cuando llega la mercancía al almacén, se utiliza el número de pedido (orden de compra) como referencia para validar que se compró y en qué cantidad.
Durante el registro de la factura se validan sus datos respecto del pedido y recepción de mercadería.
- Este control se conoce como verificación de factura a tres vías (3-way match) Al cargar a factura del proveedor, SAP compara automáticamente los precios de pedido y las cantidades recibidas en la recepción de mercadería para asegurar que todo coincida antes de autorizar el pago.