Estrategias de liberación
Funcionalidad que permite definir el procedimiento de liberación y aprobación de documentos. A diferencia de la solped en el caso de pedidos se presenta una única opción de liberación:
- Liberación simultánea de todo el documento: se aprueba en forma colectiva todos los ítems, es decir que la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Por tanto queda excluida la opción de liberar ítems individualmente y la razón es que es un pedido a enviar a un proveedor, y por lo tanto se requiere que se envíe en su totalidad. Si se desistiera la compra de algún producto incluído en el documento, éste deberá ser eliminado antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
- Grupo de liberación: el sistema utiliza la sigla R2 para los pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad de la estrategia.
- Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios combinados entre letras y números.
Condiciones generales
De acuerdo al contenido de cada pedido se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.
Se pueden establecer normas de liberación según las siguientes características:
- Tipo de documento.
- Grupo de compras
- Grupo de artículos
- Centro
Condiciones de importe
Un criterio fundamental de las estrategias de liberación es la definición de escalas de importes, las cuales determinarán los niveles o etapas de aprobación de un documento. El valor tomado para la definición de la estrategia es el "valor total del pedido", el cual se encuentra en la solapa "condiciones" de la cabecera.
Por ejemplo: para un cierto importe total el pedido deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe supera ese valor determinado, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.
Condiciones de aprobación
Cuando un documento presente dos o más niveles de aprobación, se presentan dos escenarios diferentes:
- Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, la condición necesaria es que ya lo haya aprobado el inmediato anterior.
- Sin definición de requisitos: cada nivel es aprobado sin la necesidad que lo haya hecho el anterior.
Indicadores de liberación
Su función es informar al usuario acerca del estado de liberación del documento, ellos se asocian a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
Niveles de liberación
SAP admite hasta 8 niveles de liberación como máximo. La cantidad de niveles va a depender del importe total del documento, a mayor importe se requerirán más responsables para la aprobación.
Clasificación
La clasificación son los criterios de asignación de estrategias, es decir, son criterios que se ingresan en la parametrización de SAP y que serán tomados como referencia para asignar la estrategia de liberación correspondiente.
Liberación de documentos
Cuando un pedido está sujeto a una estrategia de liberación, presenta una solapa correspondiente a nivel de cabecera llamada "estrategia liberac."
La transacción ME29N es la utilizada para la liberación de pedidos.
El símbolo amarillo al lado de cualquier nivel de aprobación indica quién es el próximo a liberar.
Pérdida de liberación
Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo el cambio de centro, el cambio del importe, el cambio del grupo de compras, etc.
En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
La transacción ME29N también permite la cancelación de la aprobación.
Liberación colectiva
El operador podrá recibir un listado de pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cual él es el responsable.
Con la transacción ME28 se accede a la herramienta de SAP para la liberación colectiva de pedidos, es decir, obtener un listado de aprobaciones pendientes para el usuario que lo ejecuta.
Se debe ingresar a la transacción ME28 y colocar el "código de liberación" y si fuera necesario alguna otra condición de filtro. De esta forma accederá a un listado de pedidos pendientes de aprobación.