Unidad 3 leccion 6
Introduccion a la contabilización automática de doc
1. Introducción a las contabilizaciones automáticas
Sap permite la configuración de las cta contables aplicadas en forma automática en los proceso de MM q tienen impacto en FI, mediante la generación de doc contables.
Los procesos a los q hago referencia son, fundamental/, los mov de mercadería y la verificación de facturas de provee. En ambos caso y tal como vimos en el modulo inicial y ampliaremos con la parametrizacion mas adelante, ambas etapas del proceso de compras, ya se x la valoración del stock o la generación de una deuda con un provee, dan origen a doc contables q recibe FI y q lo informan de esos mov del modulo MM.
Cuales son las ventajas de la asignación automática de las ctas contables en los procesos logísticos?
1- Los operadores del modulo MM suelen ignorar el impacto de c/cta en la contabilidad y x lo tanto no se encuentran capacitados xa determinar la requerida en cada caso.
2- La aplicación automática y repetitiva de determinadas ctas x c/operación, asegura una adecuada imputación y posterior procesamiento y análisis del area de contabilidad.
La idea básica consiste en recibir x parte del modulo FI (o los responsables del area de contabilidad) las ctas contables q dben ser utilizadas en c/operación MM q las requieren y configurar el sist de manera q su “captura” sea automática y no dependa (o lo haga en un minimo de casos) del operador.
1.1 Ej de doc contables
Durante la operación de ingreso de mercadería, recordemos q el sist genera un doc contable recurriendo a las ctas contables, tal como muestra la figura sgnte:
TX MIGO
Con esta TX accedemos a un doc de mat y a través de el analizar el doc contable
Donde puede verse el ingreso de la mercadería como origen del mov y asociado a el, ha sido creado un documento contable, se observa q han sido imputados los importes correspondientes a determinadas ctas contables.
La única excepción la determinan las entradas o salidas de mercaderías no valoradas, ya q al no revalorizar el stock no generan ningún cambio en FI y x lo tanto doc contable.
1.2 Analisis de las ctas contables
En el doc citado en el punto anterior observamos el uso de dos ctas contables determinadas, a saber:
v Cta 170103: corresponde a una cta de stock donde la contabilidad refleja el incremento ocurrido en el inv como resultado del aumento del stock.
v Cta 220102 : corresponde a la cta temporaria o puente “EM/RF” q es imputada en la EM y compensada al momento del ingreso de la factura del provee tal como aprendiéramos en el módulo inicial.
En el sgnte ej observamos un caso diferente, ya q además de las ctas consideradas en el caso anterior, aparece un mov asociadas a otra cta automática.
v Cta 560118: corresponde a una cta q registrara automática/ en la contabilidad las diferencias de precio ocasionadas x la compras efectuadas a un valor diferente al precio estándar establecido en el maestro de datos del mat adquirido.
Analicemos un caso mas y veremos q difiere al respecto a los anteriores, xo teniendo en común q fueron originados x procesos de compras a partir de un pedido y su EM asociada.
v Cta 999998: como indica la descripción de la cta, corresponde a un cargo x flete y almacenamiento, es decir, un costo planeado incluido en las condiciones del pedido.
Xa q no qden dudas al respecto, veamos el contenido de las condiciones de precio de la posición referida a la EM y su documento contable y la presencia del valor del producto y el cargo x flete:
Este repaso del origen de los registros contables tiene como objeto mantener fresco los conceptos de la relación entre los modulos MM Y FI y será nuestra base xa q accediendo a la parametrización de las ctas, comprendamos de manera clara sus opciones, impacto en los doc y la metodología del procedimiento.
No qda duda alguna q todos los procedimientos de creación automática de doc contables dbe tener configurada su estructura en algún sitio de la parametrización.
Ese será el centro de nuestro próximo análisis y aprendizaje.
2. Introducción a la parametrización de las contabilizaciones automáticas.
En la presente sección mencionamos el recurso de configuración de las ctas contables asignadas a c/u de las posibles operaciones originadas en el modulo MM con impacto en FI.
Xa acceder a la configuración ingresamos x la ruta indicada a continuación:
Definir las ctas de contabilización automática
En el menú SPRO xa gestionar las ctas aplicadas en la contabilización automática de los doc de compra:
Menú SPRO
èGestion de mat
èvaloracion e imputación
èdeterminacion de ctas
èDeterminacion de ctas sin asistente
Como pueden observar en la imagen, además de mostrarse la ruta de acceso se han destacado x líneas gruesas varias de las opciones. Esto se debe a q la parametrización de las ctas contables involucrara varios pasos previos hasta su determinación.
Veamos c/u d las opciones y la secuencia a seguir xa completar la configuración, a saber:
2.1 Fijar el control de precios de los mat
Esta opción es parcial/ independiente de las ctas contables, xo ha sido incluida en esta sección ya q forma parte de la modalidad de valoración de los mat.
Accediendo a la opción señalada obtendremos la sgnte pantalla:
En esta configuración x cierto muy simple, pero de alto impacto en los doc contables, x ser definido el “Control de precio” ya sea s/n el “precio estándar” o “precio medio variable”.
Recordar q es una propuesta q puede ser cambiada en el maestro del mat al momento del alta al mismo!!!
Te dejo como inquietud recordar los q viéramos en el modulo inicial respecto a los doc contables y como diferían s/n el “control de precio” asignado al mat adquirido.
Las figuras tienen x objetivo recordarte los datos incluidos en el maestro el mat y su ubicación en la vista de contabilidad
2.2 Agrupar áreas de valoración
Xa comprender mejor este recurso de agrupamiento, dbmos recordar q al terminar q los mat sean valorizados a nivel de centro, Sap asigna las denominadas “Areas de valoración” a c/centro y las define con su mismo código.
Este agrupamiento permitirá asociar grupos de áreas de valoración q faciliten la parametrización de las ctas. En caso de no utilizarlo, se asumirá q todos son aplicados global/, como un solo grupo.
La figura sgnte muestra la opción de agrupamiento, en donde observaremos q los centros (o áreas de valoración) creados xa la practica no tienen ningún tipo de agrupamiento.
2.3 determinacion de las categorías de valoración
la presente configuración consta de varios pasos y es clave xa la definición de las ctas contables a las cuales qdaran asociados los doc.
El procedimiento es muy simple, pero te propongo poner atención, no solo a lo operativo sino a la actividad de este recurso. Incluyo la ayuda de Sap, ya q además de ser bastante clara, menciona algunos conceptos q serán entendidos ahora o luego de realizar los próximos pasos.
Ingresamos x la opción correspondiente, destacada en la imagen inicial y cuya próxima figura describe la función de c/u de las funciones
Definir las referencias de ctas y categorías de valoración
Menú SPRO xa gestionar las referencias de ctas y categorías de valoración xa ser aplicadas a los tipos de mat.
Menú SPRO
èGestion de mat
èvaloracion e imputación
èdeterminacion de ctas
èdeterminacion de ctas sin asistente
2.3.1 Referencia a categorías de cta
Esta opción permitirá definir categorías las cuales podremos luego aplicar a las categorías de valoración y facilitar, como veremos, la configuración de las ctas contables.
La sgnte imagen reproduce la pantalla de la definición de las referencias de categorías, a saber:
No lo haremos en este momento xa no hacer demasiado extenso el procedimiento, xo estoy seguro q no tendrá dificultad alguna xa definir y disponer de una nueva categoría, si te fuera necesaria.
2.3.2 Categorias de valoración: en este recurso de Sap definiremos las categorías de valoración y las agruparemos mediante las referencias de ctas definidas en el punto anterior, tal como refleja el esquema sgnte:
Resumiendo lo hecho hasta aquí y q nos ayudara a comprender el próximo paso y nuestro objetivo … hemos definido categorías de valoración y referencias de ctas q permiten agruparlas ..
Esto definirá q categorías de valoración estarán disponibles al crear un nuevo mat y deberá asignar un valor de la misma.
Asi de simple, y veremos su enorme utilidad….
2.3.3 asociacion del tipo de mat y la referencia de cta: en este ultimo paso relacionaremos c/”tipo de mat” con la “referencia de cta” creada anterior/, e indirecta/ a todas las “categorías de valoración” asociadas a ellas.
Analicemos la imagen q replica la pantalla correspondiente, a saber:
Analizando la definición de esta imagen, observamos q c/tipo de mat tienes asociado una “referencia de cta” de manera q a través de ella, tendrán asociadas determinadas “categorías de valoracion” aplicadas al tipo de mat.
A partir de este ultimo, veamos un ejemplo simple…el tipo de mat especial “DJF1” tiene asignada la referencia de cta “0009”, lo cual, si analizamos el esquema anterior, tendrá definidas las categorías de valoración “7920 / 9000 / 9100 / 9200” .
Verificamos como se refleja esto, al momento de asignar la categoría de valoración a un mat?
La imagen refleja lo esperado ¡!
Xa el tipo de mat “DJF1” se encuentran solo disponibles las categorías de valoración establecidas anterior/.
Hemos obtenido lo esperado..
¿Quién dudaba de nuestra capacidad?