✒️SAP MM / Introducción a la Contabilización Automática de documentos Por Stefanie Schneider Ríos

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN A LAS CONTABILIZACIONES AUTOMÁTICAS

SAP permite la configuración de las cuentas contables aplicadas en forma automática en los procesos de MM que tiene impacto en FI, mediante la generación de documentos contables.

Los procesos a los que hago referencia son:

· Los movimientos de mercadería

· La verificación de facturas de proveedores

En ambos casos, y tal como vimos en el módulo inicial y ampliaremos con la parametrización más adelante, ambas etapas del proceso de compras, ya sea por a valorización del stock o la generación de una deuda con un proveedor, dan origen a documentos contables que recibe FI y que lo informan de esos movimientos del módulo MM.

¿Cuáles son las ventajas de la asignación automática de las cuentas contables en los procesos logísticos?

1. Los operadores del módulo MM suelen ignorar el impacto de cada cuenta en la contabilidad y por lo tanto, no se encuentran capacitados para determinar la requerida en cada caso.

2. La aplicación automática y repetitiva de determinadas cuentas para cada operación, asegura una adecuada imputación y posterior procesamiento y análisis del área de contabilidad.

La idea básica consiste en recibir por parte del módulo FI (o los responsables del área de contabilidad) las cuentas contables que deben ser utilizadas en cada operación MM que las requieran y configurar el sistema de manera que su captura sea automática y no dependa (o lo haga en un mínimo de casos) del operador.

1 | EJEMPLOS DE DOCUMENTOS CONTABLES

Durante la operación de ingreso de mercadería, recordemos que el sistema genera un documento contable recurriendo a cuentas contables.

MIGO: acceder a un documento de material y a través de él analizar el documento contable.

Donde puede verse el ingreso de la mercadería como origen del movimiento y asociado a él, ha sido creado un documento contable. Se observa que han sido imputados los importes correspondientes a determinadas cuentas contables.

La única excepción la determinan las entradas o salidas de mercaderías no valoradas, ya que al no revalorizar el stock no generan ningún cambio de FI y por tanto documento contable.

2 | ANÁLISIS DE LAS CUENTAS CONTABLES

En el documento citado en el punto anterior observamos el uso de dos cuentas contables determinadas:

Cuenta 170103: corresponde a una cuenta de stock donde la contabilidad refleja el incremento ocurrido en el inventario como resultado del aumento del stock.

Cuenta 220102: corresponde a la cuenta temporaria o puente EM/RF que es imputada en la EM y compensada al momento de ingreso de la factura del proveedor.

En el siguiente ejemplo observamos un caso diferente, ya que, además de las cuentas consideradas en el caso anterior, aparece un movimiento asociadas a otra cuenta automática.

Cuenta 560118: corresponde a una cuenta que registrará automáticamente en la contabilidad las diferencias de precio ocasionadas por las compras efectuadas a un valor diferente al precio estándar establecido en el maestro de datos del material adquirido.

Analicemos un caso más, y veremos que difiere respecto a los anteriores, pero teniendo en común que fueron originados por procesos de compras a partir de un pedido y su EM asociada.

Cuenta 999998: como indica la descripción de la cuenta, corresponde a un cargo por Flete y Almacenamiento, es decir, un Costo planeado incluido en las condiciones del pedido.

Para que no queden dudas al respecto, veamos el contenido de las condiciones de precio de la posición referida a la EM y su documento contable y la presencia del valor del producto y el cargo por flete.

Este repaso del origen de los registros contables tiene como objetivo mantener fresco los conceptos de la relación entre los módulos MM y FI y será nuestra base para que, accediendo a la parametrización de las cuentas, comprendamos de manera clara sus opciones, impacto en los documento y la metodología del procedimiento.

No queda duda alguna que todos los procedimientos de creación automática de documentos contables deben tener configurada su estructura en algún sitio de la parametrización.

INTRODUCCIÓN A LA PARAMETRIZACIÓN DE LAS CONTABILIZACIONES AUTOMÁTICAS

En la presente sección mencionamos el recurso de configuración de las cuentas contables asignadas a cada una de las posibles operaciones originadas en el módulo MM con impacto en FI. Para acceder a su configuración ingresamos por la ruta indicada a continuación.

Como puede observarse en la imagen, además de mostrase la ruta de acceso se han destacado con líneas gruesas varias de las opciones. Esto se debe a que la parametrización de las cuentas contables involucrará varios pasos previos hasta su determinación.

Veremos cada una de las opciones y la secuencia a seguir para completar la configuración.

1 | FIJAR CONTROL DE PRECIO DE MATERIALES

Esta opción es parcialmente independiente de la cuentas contables, pero ha sido incluida en esta sección ya que forma parte de la modalidad de valorización de los materiales.

En esta configuración, es muy siempre, pero de alto impacto en los documentos contables, por ser definido el control de precio, ya sea según el precio estándar o el precio medio variable. Hay que recordar que es una propuesta que puede ser cambiada en el Maestro de Material al momento de alta al mismo.

En el listado se destacan los tipos más comunes y la correspondiente propuesta de control de precio.

Las figuras tienen por objetivo recordarte los datos incluidos en el maestro del material y su ubicación en la vista de contabilidad.

2 | AGRUPAR ÁREAS DE VALORACIÓN

Para comprender mejor este recurso de agrupamiento, debemos recordar que al determinar que los materiales sean valorizados a nivel de Centro, SAP asigna las denominadas áreas de valoración a cada centro y las define con su mismo código.

El agrupamiento permitirá asociar grupos de áreas de valoración que faciliten la parametrización de las cuentas. En caso de no utilizarlo, se asumirá que todos son aplicados globalmente, como un solo grupo.

La figura siguiente muestra la opción de agrupamiento, en donde observaremos que los centros o áreas de valoración creados para la práctica no tienen ningún tipo de agrupamiento.

3 | DETERMINACIÓN DE LAS CATEGORÍAS DE VALORACIÓN

La presente configuración consta de varios pasos y es clave para la definición de las cuentas contables a las cuáles quedarán asociados los documentos.

El procedimiento es muy simple, pero te propongo prestar atención, no solo a lo operativo sino a la utilidad de este recurso. Incluyo la ayuda de SAP, ya que además de ser bastante clara, menciona algunos conceptos que serán entendidos ahora o luego de realizar los próximos pasos.

Ingresamos por la opción correspondiente, destacada en la imagen inicial y cuya próxima figura describe la función de cada una de las opciones.

Referencia a categorías de cuenta: esta opción permitirá definir categorías las cuales podremos luego aplicar a las categorías de valoración y facilitar, como veremos, la configuración de las cuentas contables.

La siguiente imagen reproduce la pantalla de la definición de las referencias de categorías.

Categorías de valoración: en este recurso de SAP definiremos las categorías de valoración y las agruparemos mediante las referencias de cuentas definidas en el punto anterior.

Asociación del tipo de material y la referencia de cuenta: en este último paso relacionaremos cada tipo de material con la referencia de cuenta creada anterior e indirectamente a todas las categorías de valorización asociadas a ellas.

Analizando la definición de esta imagen, observamos que cada tipo de material tiene asociado una referencia de cuenta de manera que a través de ella tendrán asociadas determinadas categorías de valoración aplicables al tipo de material.

A partir de esto último, veamos un ejemplo simple:

El tipo de material especial DJF1 tiene asignada la referencia de cuenta 0009 lo cual tendrá definidas las categorías de valoración 7920, 9000, 9100 y 9200.