1.- Introducción a las Contabilizaciones automáticas
SAP permite la configuración de las Cuentas Contables (Cuentas que la empresa registra los movimientos realizados) aplicadas automática en los procesos de MM que tienen impacto en FI, con la generación de documentos contables.
Estos procesos son los "Movimientos de Mercadería" y la "Verificación de Facturas" de proveedor.
Ventajas de la asignación automática de las Cuentas Contables en los Procesos Logísticos
- Los operadores del modulo MM suelen ignorar el impacto de cada cuenta en la contabilidad por lo que no están capacitados para determinar la requerida en cada caso
- La aplicación automática y repetitiva de determinadas cuentas para cada operación asegura una adecuada imputacion y posterior procesamiento y análisis del área de Contabilidad.
La idea consiste en recibir por parte del Modulo FI o Responsables de Contabilidad, las cuentas contables que deben ser utilizadas en cada operación MM que las requieran y configurar el sistema para que sea automático y no dependa del operador
1.1 Ejemplos de Documentos Contables
Durante el Ingreso de Mercadería el sistema genera un documento contable recorriendo a las Cuentas Contables
En la transacción MIGO se puede encontrar que se realizan las cuentas correspondientes con las cantidades y valores determinados anteriormente.
Nota: La única excepción las determinan las entradas o salidas de mercaderías no valoradas, ya que al no revalorizar el stock no generar ningún cambio en FI y por lo tanto documento Contable
1.2 - Análisis de las cuentas contables
En el documento contable se pueden encontrar el uso de 1 o mas cuentas contables:
Cuenta 123456: Corresponde a una cuenta de Stock donde la Contabilidad refleja el incremento ocurrido en el inventario como resultado del aumento de stock
Cuenta 654321: Corresponde a la cuenta temporaria o puente "EM/RF" que es imputada en la EM y compensada al momento de ingreso de la factura del proveedor.
- Cuentas Extra (en algunos casos que se pueda aplicar)
Cuenta 162534: Corresponde a una cuenta que registra automáticamente en la contabilidad las diferencias de precio ocasionadas por las compras efectuadas a un valor diferente al precio estándar establecido en el Maestro de Datos del Material adquirido
Cuenta 999999: Como se indica en la Descripción de la cuenta "Flete", este tipo corresponde a un cargo por Flete y Almacenamiento, Un Costo planeado incluido en las Condiciones del Pedido
Condiciones de Precio: Hace referencia a los diferentes conceptos del precio o costos ingresados en los documentos de compra y venta.
2.- Introducción a la parametrización de las Contabilizaciones automáticas
Se veran los recursos de configuración de las cuentas contables asignadas a cada una de las operaciones originadas en el Modulo MM con Impacto en FI
- Gestion de Materiales - Valoración e Imputación - Determinación de Cuentas - Determinación de Cuentas sin Asistente
Rutas de acceso a la parametrización de Cuentas Contables involucradas previo hasta su determinación
2.1 - Fijar Control de Precio de Materiales
Gestión de Materiales - Valoración e Imputación - Fijar Control de Precio para Tipos de Material
Esta opción es parcialmente independiente de las cuentas contables, pero es incluida ya que forma parte de la modalidad de valorización de los materiales
Es una configuración muy simple pero de alto impacto en los documentos contables por ser definido por el "Control de precio" ya sea según "Precio Estandar" o "Precio Medio Variable"
FERT - Producto Terminado - V (Control de Precios "Medio")
DIEN - Prestación de Servicios - S (Control de Precios "Estandar")
2.2 - Agrupar Área de Valoración
Gestión de Materiales - Valoración e Imputación - Determinación de Cuentas - Determinación de Cuentas sin Asistente - Agrupar Área de Valoración
Cuando se determina que los materiales sean valorizados a nivel de Centro, SAP asigna las denominadas "Areas de Valoracion" a cada Centro y las define con su mismo Codigo. Este agrupamiento permite asociar grupos de areas de valoracion que faciliten la parametrización de las cuentas.
En caso de no utilizarlo, se asumirá que todos son aplicados globalmente como un solo grupo
2.3 - Determinación de la Categorías de Valoración
Gestión de Materiales - Valoración e Imputación - Determinación de Cuentas - Determinación de Cuentas sin Asistente - Determinar Categorias de Valoracion
Esta configuración consta de varios pasos y es clave para la definición de las Cuentas contables a las cuales quedaran asociados los documentos
Esta actividad se definen que categorías de valoración están permitidas para un tipo de material. al crear un material, el usaurio tiene que indicar la categoría de valoración de dicho material en los datos de contabilidad.
- Referencia a Categ.Cuenta: Esta opción permite definir Categorías las cuales podremos aplicar a las Categorías de Valoracion y Facilitar, la configuración de las Cuentas Contables. (0001 - Referencia para Material Prima)
- Categoria Valoración: Este recurso de SAP definiremos las Categorías de Valoración y se agruparan mediante las referencias de cuentas definidas en Referencia a Categ,Cuentas. (Estas estaran disponibles al crear un nuevo material y deber asignar un valor de la misma)
- Tipo de Material/Ref.a.categ.cuenta - a Tipo de Material: Este paso relacionara cada Tipo de Material con la "Referencia de Cuenta" creada en "Categ,Cuenta" e indirectamente a todas las "Categorías de Valorización" asociadas a ellas. FERT - 0001 (RefCuenta)
Ejemplo: Tipo de Material "DJF1" tiene asignada la referencia de cuenta "0009" lo cual, si analizamos el esquema anterior, tendrá definidas las Categorías de Valoración "7920 / 9000 / 9100 / 9200"