✒️SAP MM / Especificar Bloqueo de Facturas Por Ezequiel Palazzesi

Especificar Bloqueo de Factura

Cuando nos referimos al bloqueo de las Facturas, no nos referimos, tal como recordarás del Módulo inicial, a impedir su registro, sino cancelar toda posibilidad de pago antes de ser revisada y aceptada por el responsable correspondiente.
Si la información no es la esperada o se registra en carácter de retenido en el caso de las Facturas, el sistema admite su registro, pero le aplica un bloqueo para el pago.

Parametrización:

Se hará en 4 aspectos:
• Especificar causas del Bloqueo
• Análisis escenarios de Tolerancia
• Especificar límites de tolerancia
• Definir bloqueos estocásticos

• Especificar causas del Bloqueo

La siguiente ruta indica el acceso mediante el menú del SPRO para especificar las opciones de Bloqueos de pago.
> Menú del SPRO
|-> Gestión de materiales
|-> Verificación de facturas logística
|-> Bloqueo factura
|-> Especificar Bloqueo de pago
|-> Fijar límites de tolerancia
|-> Bloqueo estocástico

• Especificar Claves de Bloqueo de pago

SAP provee una serie reducida de causas, expresada mediante códigos o claves que establecen que, bloqueada la Factura para el pago, pueda determinarse su origen o las causas de su fijación, esto es:
• Autorizado el pago ( )  La Fc está en condiciones de ser abonada.
• Omitir cuenta (*)  La Fc es omitida de los pagos automáticos.
• Bloqueado el pago (A)  el proveedor de la Fc tiene registrado un anticipo
• Verificación de facturas (B)  se activa al registrarse desvíos en lo datos

• Fijación de límites de Tolerancia

Mediante esta opción definiremos para las distintas " Claves de Tolerancia" los valores que serán admitidos como desvíos máximos previos al bloqueo para el pago.
Al tratar una factura recibida, el sistema verifica para cada posición si la factura presenta desviaciones respecto al pedido o a la entrada de mercancías. Las distintas clases de desviaciones están definidas por medio de las claves de tolerancia.

• AN: Importe de la posición sin referencia a pedido
Si está activada la verificación del importe de posición, el sistema compara el importe de todas las posiciones de una factura sin referencia a pedido con el límite superior absoluto parametrizado.
• AP: Importe de la posición con referencia a pedido
Si está activada la verificación del importe de posición, el sistema compara el importe de determinadas posiciones de una factura con referencia a pedido con el límite superior absoluto parametrizado. La parametrización de la verificación del importe de la posición determina cuáles serán las posiciones de la factura que verificará el sistema.
• BD: Compensar diferencias mínimas automáticamente
El sistema compara el saldo de la factura con el límite superior absoluto parametrizado. Si el límite superior no se rebasa, el sistema crea automáticamente un apunte contable "Gastos/Ingresos de diferencias mínimas" de modo que el saldo sea igual a cero y el documento se pueda contabilizar.
• BR: Divergencia en la cantidad de precio de pedido porcentual (RF antes de EM)
El sistema calcula la desviación porcentual de la relación cantidad facturada en unidad de medida del precio de pedido : Cantidad facturada en unidad de medida de pedido respecto de la relación Cantidad de pedido en unidad de medida del precio de pedido : Cantidad de pedido en unidad de medida de pedido y compara esta desviación con el límite inferior y superior porcentual parametrizado.
• BW: Divergencia en la cantidad de precio de pedido porcentual (RF después de EM)
El sistema calcula la desviación porcentual de la relación Cantidad facturada en unidad de medida del precio de pedido : Cantidad facturada en unidad de medida de pedido respecto de la relación Cantidad de entrada de mercancías en unidad de medida del precio de pedido : Cantidad de entrada de mercancías en unidad de medida de pedido y compara esta desviación con el límite inferior y superior porcentual parametrizado.
• DQ: Exceder importe de desviación en cantidad
Si para una posición de pedido se ha previsto una entrada de mercancías y ya se ha producido una entrada de mercancías, el sistema calcula el producto a partir del "Precio neto de pedido * (cantidad facturada - (cantidad total entregada - cantidad total calculada))"
Si no está prevista ninguna entrada de mercancías, el sistema calcula el producto a partir del "Precio neto de pedido * (cantidad facturada - (cantidad de pedido - cantidad total calculada))".
El sistema compara en cada ocasión este producto con el límite inferior y el límite superior absolutos parametrizados.
De este modo se concede una desviación en la cantidad relativamente grande a las posiciones de factura con un importe pequeño, mientras que por el contrario a las posiciones de factura con un importe grande sólo se les concede una desviación en la cantidad mínima.
Adicionalmente dispone de la posibilidad de parametrizar también límites porcentuales para la verificación de la desviación en la cantidad. De esta manera se calcula la desviación porcentual para la cantidad prevista - independientemente del precio de pedido - y se compara con los límites porcentuales parametrizados.
La verificación de la desviación en la cantidad también se efectúa en el caso de los costes indirectos de adquisición planificados.
• DW: Desviación en la cantidad si la cantidad EM = Cero
Si se ha previsto una entrada de mercancías para una posición de pedido pero todavía no se ha producido ninguna entrada de mercancías, el sistema calcula el producto a partir del "Precio neto de pedido * (cantidad facturada + cantidad total calculada).
El sistema compara este producto con el límite superior absoluto parametrizado.
En caso de que no haya actualizado la clave de tolerancia DW para su sociedad, el sistema bloqueará una factura para la que no se ha contabilizado todavía ninguna entrada de mercancías. Si desea evitar este bloqueo, fije los límites de tolerancia en No verificar para su sociedad en lo que respecta a la clave de tolerancia DW.
• KW: Desviación de precio: Costes indirectos de adquisición
El sistema determina la desviación del importe respecto del valor a partir de "Cantidad facturada * costes indirectos de adquisición planificados/cantidad planificada para cada posición de costes indirectos de adquisición y compara esta desviación con los límites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
• LA: Importe, pedido límite
El sistema determina la desviación entre el total del valor calculado hasta ahora para la posición de pedido y el valor de la factura actual con relación al límite del pedido, y compara esta desviación con los límites superiores porcentuales y absolutos parametrizados.
• LD: Tiempo excedido, pedido límite
El sistema determina el número de días en que la factura se encuentra fuera del intervalo planificado. Si la fecha de contabilización de la factura es anterior al período de validez, el sistema calcula la cantidad de días entre la fecha de contabilización y el inicio de validez. Si la fecha de contabilización de la factura es posterior al período de validez, el sistema calcula la cantidad de días entre la entre la fecha de contabilización y el fin de validez. El sistema compara la cantidad de días con el límite superior absoluto parametrizado.
• PC: Desviación de precio de pedido abierto
Con la clave de tolerancia PC se pueden definir desviaciones de precio al registrar una factura con referencia al pedido abierto. Para la clave de tolerancia PC se definen los límites de tolerancia por sociedad.
• PP: Desviación de precio
El sistema determina la desviación del valor de la factura respecto del producto "Cantidad facturada * Precio de pedido" para cada posición y compara esta desviación con los límites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
En el caso de un cargo posterior, en primer lugar se verifica si está prevista una verificación de precios para el cargo posterior. En caso afirmativo, el sistema calcula la desviación de (Valor de cargo posterior + Valor calculado hasta ahora) / cantidad calculada hasta ahora * cantidad de cargo posterior respecto del producto "Cantidad de cargo posterior * Precio de pedido" y compara esta desviación con los límites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
• PS: Desviación de precio, precio estimado
Si en una posición el precio del pedido está marcado como precio estimado, el sistema determina la desviación del valor de la factura respecto del producto "Cantidad facturada * Precio de pedido" para esta posición y compara esta desviación con los límites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
En caso de un cargo posterior en primer lugar se verifica si está prevista una verificación de precio para el cargo posterior. En caso afirmativo, el sistema calcula la desviación de (Valor de cargo posterior + valor calculado hasta ahora) / cantidad calculada hasta ahora * cantidad de cargo posterior respecto del producto "Cantidad de cargo posterior * Precio de pedido" y compara esta desviación con los límites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
• ST: Desviación de plazo
El sistema calcula el producto a partir del "Importe * (Fecha de entrega planificada - Fecha del día de la entrada de factura)" para cada posición y compara este producto con el límite superior absoluto parametrizado. De este modo el sistema concede una desviación de plazo relativamente amplia a las posiciones de factura con un importe bajo se y, por el contrario, a las posiciones de factura con un importe elevado le concede una desviación de plazo mínima.
• VP: Desviación del precio de imputación
Si se crea una contabilización de stocks mediante una posición de factura, el sistema calcula el precio medio variable nuevo resultante y compara la desviación porcentual del precio medio variable nuevo respecto del anterior con los límites porcentuales parametrizados.
Las desviaciones están permitidas en el marco de los límites de tolerancia parametrizados. Sin embargo, si una desviación excede un límite de tolerancia, el sistema informará al usuario al respecto. Si un límite superior se ve afectado (con la excepción de BD y VP), el sistema bloqueará la factura cuando se contabilice para el pago. El usuario tendrá que liberar esta factura en una actividad IMG por separado. Si es el límite para la clave de tolerancia BD el que se ve afectado, en ese caso la factura no se podrá contabilizar.
Tenga en cuenta lo siguiente: Si fija todos los límites para una clave de tolerancia en No verificar, el sistema no efectuará ninguna verificación. En ese caso se acepta cualquier desviación. Esto no es relevante para la clave de tolerancia Compensar automáticamente diferencias mínimas.
Actividades
Configure los límites de tolerancia para las claves de tolerancia individuales.
Límite inferior Límite superior
absoluto porcentual absoluto porcentual
AN - - X -
AP - - X -
BD X - X -
BR - X - X
BW - X - X
DQ - - X -
DW - - X -
KW X X X X
LA - - X X
LD X - X -
PP X X X X
PS X X X X
ST - - X -
VP - X - X

A partir de las indicaciones anteriores, mencionemos algunos conceptos importantes:

- Las desviaciones de cada concepto están permitidas dentro de los límites de tolerancia parametrizados. Sin embargo, si una desviación excede un límite de tolerancia, el sistema informará al usuario al respecto.
- Si un límite superior se ve afectado (excepto BD y VP), el sistema bloqueará la Factura cuando se contabilice y quede disponible para el sector de Cuentas a Pagar.
- El usuario deberá liberar la Factura en una actividad por separado.
- Si es el límite para la Clave de tolerancia BD el que se ve afectado, la Factura no se podrá contabilizar.

Si se fijan todos los límites para una Clave de Tolerancia en "No verificar", el sistema no efectuará ninguna verificación. En ese caso, se acepta cualquier desviación. Excepto para la clave de tolerancia "Compensar automáticamente diferencias mínimas".

En la parametrización vemos que:
Has una opción resumen de tolerancia
Hay una opción detalle de tolerancia
La clave definida se aplica al códifgo de sociedad y moneda
Hay un apartado de limites inferior y superior
Cada apartado se subdivide en Absoluto y porcentual

Definidos ambos límites, absoluto y porcentual, "será considerado el que resulte menor".

• Ingreso de una nueva Clave de Tolerancia

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Definición del Bloqueo estocástico

Cuando se hace mención al término " estocástico" quien lo utiliza hace referencia a un sinónimo de "estadístico" o "aleatorio", esto es, para el bloqueo de Facturas, ejecutar la actividad de bloqueo en forma aleatoria pero basada en un criterio.
Si bien no es un instrumento de control ampliamente usado, es una herramienta muy poderosa de gestión para el Área de Auditoría y Control de Compras.
El bloqueo y verificación de la información de Facturas en forma aleatoria o al azar por parte de los responsables del Área de Control de Gestión, dificultan las posibilidades de eludir barrera de control en las actividades comerciales.
¿Cuál es la base de este control o bloqueo? Establecer un importe por encima del cual serán bloqueadas un porcentaje de Facturas que, aunque su información fuera correcta y superara todas las verificaciones serán creadas "Bloqueadas para el pago".
La utilización de este recurso de SAP implica dos actividades:
Activación: se determina en que Sociedad se efectuará el bloqueo de este tipo.
Parametrización: se configura el bloqueo a partir de un "Valor umbral" y un "Porcentaje" de Facturas que deberán ser bloqueadas sobre el total que superen ese valor.

Paso siguiente guardamos la configuración en una Orden de Transporte: