✒️SAP MM / Especificar Bloqueo de Facturas Por Juan Sanchez

ESPECIFICAR BLOQUEO DE FACTURAS

Bloqueo de facturas no significa impedir su registro sino cancelar la posibilidad de su pago antes de ser revisada y aceptada por el responsable correspondiente, es un recurso para validar lo facturado por el proveedor frente a la información del pedido y la mercadería entregada o bien, el servicio prestado.

De acuerdo a la parametrización en este tema, es posible admitir determinados desvíos en los valores a manera de no detener el proceso frente a pequeñas diferencias.

El efecto de bloqueo entonces, es imposibilitar el pago de la Factura e impacta tanto en los procesos de SAP de pago Manual como Automáticos, los aspectos a contemplar y contenidos en las herramientas de parametrización de este ámbito son:

• Bloqueo de facturas logísticas
  • Definición de las causas del bloqueo
  • Límites de tolerancia para el bloqueo
  • Definición de las Clases de Tolerancias
  • Definición de Tolerancias por condiciones
  • Fijación de desviaciones de precio por escenarios
  • Definición de bloqueo estocástico (estadístico)

Para acceder a las opciones de configuración de bloqueos de pago, seguimos la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Bloqueo de factura -> Especificar bloqueo de pago
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Logistics Invoice Verification -> Invoice Block -> Determine Payment Block”

Y dentro de este espacio existen diferentes opciones de bloqueo:

• Especificar bloqueo por pago
  • SAP provee una reducida serie de causas, expresadas mediante códigos o claves que establecen que se ha bloqueado la factura para su pago:
    • BLANCO = La factura está en condiciones de ser abonada.
    • * = La factura es omitida de los pagos automáticos.
    • A = Se activa en la factura al registrar un anticipo.
    • R = Se activa al registrarse desvíos en los datos.

• Fijar límites de tolerancia
  • Es la opción mas utilizada para bloqueo de facturas se determina mediante la definición de los rangos o límites de tolerancia en valores de la factura (recuerda que la ayuda de SAP contiene toda la información necesaria para cada procedimiento), las posibilidades que nos presenta la ayuda de esta transacción son:
    • BD: Compensar diferencias mínimas automáticamente
      • El sistema compara el saldo de la factura con el límite superior absoluto parametrizado, si el límite superior no se rebasa el sistema crea automáticamente un apunte contable “Gastos/Ingresos de diferencias mínimas” de modo que el saldo sea igual a cero y el documento se pueda contabilizar.
    • KW: Desviación de precio: Costos indirectos de adquisición
      • El sistema determina la desviación del importe respecto del valor a partir de la “Cantidad facturada” costos indirectos de adquisición planificados/cantidad planificada para cada posición de costos indirectos de adquisición y compara esta desviación con los limites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
    • PP: Desviación de precio
      • El sistema determina la desviación del valor de la factura respecto del producto “Cantidad facturada * Precio del pedido” para cada posición y compara esta desviación con los limites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
    • PS: Desviación de precio, precio estimado
      • Si en una posición, el precio del pedido está marcado como precio estimado, el sistema determina la desviación del valor de la factura respecto del producto “Cantidad facturada * Precio del pedido” para esta posición y compara esta desviación con los limites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados.
    • VP: Desviación del precio de imputación
      • Si se crea una contabilización de stocks mediante una posición de factura, el sistema calcula el precio medio variable resultante y compara la desviación porcentual del precio medio variable nuevo respecto del anterior con los límites porcentuales parametrizados.
  • A partir de las indicaciones anteriores, mencionaremos algunos conceptos importantes:
    • Las desviaciones de cada concepto están permitidas dentro de los límites de tolerancia parametrizados. Sin embargo, si una desviación excede un límite de tolerancia, el sistema informará al usuario al respecto.
    • Si un límite superior se ve afectado (Excepto BD y VP) el sistema bloqueará la factura cuando se contabilice y quede disponible para el área de Cuentas a Pagar.
    • El usuario deberá liberar la factura en una actividad por separado.
    • Si es el límite para la Clave de tolerancia BD el que se ve afectado, la factura no se podrá contabilizar.
  • Si se fijan todos los límites para una Clave de tolerancia en “No verificar”, el sistema no efectuará ninguna verificación excepto para la clave de tolerancia “Compensar automáticamente diferencias mínimas”
  • Ingresando a la opción de configuración de límites de tolerancias, veremos una lista de las sociedades y tipos de movimiento, seleccionamos el deseado y entramos a la pantalla de detalles, donde podremos visualizar:
    • La Clave es definida según su código, Sociedad y Moneda a la que aplica.
    • Existen dos apartados para determinar los rangos de tolerancias, uno para el limite superior y otro para el limite inferior de la factura, cada una de las dos puede ser activada o no en forma independiente una de la otra.
      • Así mismo, dentro de cada grupo tenemos la opción de definir el límite por valor absoluto o por valor porcentual, o por ambos, si se determinan ambos, con que se cumpla el de menor valor es suficiente para el bloque de la factura.
    • Si no se marcan límites el bloqueo estará desactivado.
  • Si se desea agregar una nueva clave de tolerancia, realice un proceso ya practicado:
    • Seleccionamos una clave como referencia
    • Seleccionamos el botón “Copiar como”…
    • Actualizamos la información para la nueva clave
    • Guardamos la nueva clave
    • Verificamos la nueva clave guardada

• Bloqueo estocástico
  • Es un sinónimo de Estadístico o Aleatorio, no es un instrumento muy utilizado pero es de muy poderosa gestión cuando se requiere por el área de Auditoría y Control de Compras, se bloquean facturas aleatoriamente sin que el usuario sepa o tenga control de cuales serán, es un bloqueo impredecible, el bloqueo de facturas se hace como control del proceso aunque las facturas estén 100% correctas.
  • Para parametrizar este bloqueo en el sistema se requieren dos actividades:
    • Activación.- Este control se determina por Sociedad por lo que, al entrar a esta pantalla debemos marcar con una tilde el check box de la Sociedad que queramos aplicar este control.
    • Parametrización.- Se configura el bloqueo a partir de un valor “umbral” y un “Porcentaje” de facturas que deberán ser bloqueadas sobre el total que superen ese valor, por ejemplo:
      • Valor umbral = 12,000 USD
      • Porcentaje = 15%
        • Indica que se debe bloquear el 15% de las facturas que sobrepasen los 12,000 dlls.
  • Guardamos los cambios en la orden de transporte.