1 - Generalidades del Bloqueo de las Facturas de Proveedores
El bloqueo de Facturas en esta lección tiene como objetivo cancelar toda posibilidad de pago antes de ser revisada y aceptada por el responsable correspondiente. A diferencia del modulo Inicial donde impedía su registro.
Nota: Es importante usar el instrumento de SAP para validar lo facturado por el proveedor frente a la información del Pedido y la Mercadería entregada o el servicio prestado.
En este proceso a diferencia del anterior donde es impedido el registro del documento si la factura no es la esperada (O esta en calidad de retenido), en este caso el sistema admite el registro de las facturas pero les aplica un bloqueo para el pago.
Este proceso de bloqueo es imposibilitar el pago de la factura, lo que impacta tanto en los procesos de SAP de pago Manual como Automaticos. Aspectos a contemplar y contenidos en las herramientas de parametrización de este ámbito de SAP sobre el Bloqueo de Facturas Logisticas:
- Definición de causas de bloqueo
- Limites de tolerancia para el bloqueo
- Definición de Clases de Tolerancias
- Definición de Tolerancias por condiciones
- Fijación de Desviaciones de Precio por Escenarios
- Definición de Bloqueo Estocástico
Esquemas a Fijar sobre el Aspecto de la Parametrización del bloqueo de Facturas Logisticas
- Especificar causas de Bloqueo
- Analizar escenarios de Tolerancias
- Especificar los límites de Tolerancias
- Definir el bloqueo estocástico
Ruta de la Definición de las Especificaciones de Bloqueos de Pagos
- Gestión de Materiales - Verificación de Facturas Logísticas - Bloqueo Factura - Especificar Bloqueo de Pagos
1.1 - Especificar Clave de Bloqueo de Pago
SAP Provee por defecto algunos ejemplos de causas, expresadas mediante Códigos y Claves que establecen el Bloqueo para el Pago puede determinarse su origen o la causa de su fijación:
- Bloqueo de Pago:
- Significado:
- " " - Autorizado para el Pago
- " * " - Omitir Cuenta: La Factura es omitida de los pagos automáticos
- " A " - Bloqueado el Pago: Se activa en la Factura al Registrar un Anticipo
- " R " - Verif. de Facturas: Se activa al Registrarse desvíos en los datos
Nota: El procedimiento se maneja con las Opciones Estándar de SAP, aunque de acceso a crear los propios
1.2 - Introducción a la Fijación de Limites de Tolerancia
Aqui se ingresara en el tema Central de los bloqueos de pagos, ya que con esta opción se pueden definir para las distintas "Claves de Tolerancia" los valores que serán admitidos como desvíos máximos previos al bloqueo para el pago.
Fijar Limites de Tolerancia: En esta actividad se especifican los limites de tolerancia para cada clave de tolerancia por sociedad. Por ser factura recibida, el sistema verifica para cada posición si la factura presenta desviaciones respecto al pedido o la Entrada de Mercancias
- BD: Compensar Diferencias Minimas Automáticamente:
El Sistema Compara el Estado de la Factura con el limite superior absoluto parametrizado. Si el limite superior no se rebasa, el sistema crear un apunte Contable "Gastos/Ingresos de diferencias minimas" de modo que el estado sea igual a 0.
- KW: Desviación de Precios: Costes indirectos de adquisición
El sistema determina la desviación del importe respecto del valor a partir de la "Cantidad Facturada * Costes Indirectos de Adquisición Planificados/Cantidad Panificada para cada posición de costes indirectos de adquisición, compara esta desviación con los limites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados
El sistema determina la desviación de valor de la factura respecto del producto "Cantidad Facturada * Precio de Pedido" para cada posición y compara esta desviación con los limites inteferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados
- PS: Desviación de Precio, Precio Estimado
Si en una posición el precio del pedido esta marcando como precio estimado, el sistema determina la desviación del valor de la factura respecto del producto "Cantidad Facturada * Precio de Pedido" para esta posición y compara esta desviación con los limites inferior y superior porcentuales y absolutos parametrizados
- VP: Desviación del Precio de Imputación
Si se crea una contabilización de Stocks mediante una posición de factura, el sistema calcula el precio medio variable nuevo resultante y compara la desviación porcentual del precio medio variable nuevo respecto del anterior con los limites porcentuales parametrizados
Datos Importantes de las indicaciones anteriores:
- Las desviaciones de cada concepto están permitidas dentro de los limites de tolerancia parametrizados. Sin embargo, si una desviación excede un limite de tolerancia, el sistema informará al usuario al respecto.
- Si un Limite superior se ve afectado (Excepto BD y VP), el sistema bloqueará la Factura cuando se contabilice y quede disponible para el sector de Cuentas a Pagar
- El usuario deberá liberar la Factura en una Actividad por separado.
- Si el Limite par ala Clave de Tolerancias BD el que se ve afectado, la Factura no se podrá contabilizar.
Nota: Si se fijan todos los limites para una Clave de Tolerancia en "No Verificar", el sistema no efectuará ninguna verificación. por lo que se aceptaran cualquier desviación, Excepto para la Clave de Tolerancia "Compensar automáticamente diferencias mínimas".
Se encontrara con una Pantalla "Modificar vista Limites de Tolerancia"
- Soc: 3000
- Nombre de la Empresa: E-SAP
- CITo: BD
- Denominación: Formación automatic diferencias pequeñas
Donde se podrán configurar algunas opciones:
- Clave de Tolerancia: PP
- Sociedad: 3000
- Importes en: USD Dolares Americano
- Limites Inferior: Absol / Porcentual - (No Verificar - Comprobar Limite - Val.)
- Limite Superior: Absol (No Verificar - Comprobar Limite - Val.) / Porcentual
Función de cada Dato Mencionado:
- Limites Inferior y Superior: El sistema permite fijar por separado las Tolerancias en el desvío en ambos márgenes por separado
- Valores Absoluto y Porcentuales: Los desvíos pueden ser expresados mediante valores fijos (o absolutos) o como porcentaje del valor ingresado o analizado
- No Verificar / Comprobar Limite: Cada una de las opciones puede ser activada o no en forma independiente una de otra
- Valores de Referencia: Las opciones disponibles permiten ingresar los valores limites.
Nota: Una vez que sean definidos ambos limites, absoluto y porcentual, "Sera considerado el que resulte menor"
Ejemplo:
- Importes de Referencia: 10,00 - 1.000,00
- Valor Absoluto: 10,00 - 10,00
- Valor Porcentual: 1,00 - 100,00
1.3 - Ingreso de una Nueva Clave de Tolerancia
- Selección de una Referencia
- Usar la opción Copiar Como...
- Modificar los Datos como (Clave de Tolerancia / Sociedad / Importes en / Limite Inferior y Superior (Absoluto o Porcentual))
- Guardar Parametrización en Orden de Transporte
- Verificar los Resultados
1.4 - Definición del Bloqueo Estocástico
El termino Estocástico hace referencia a un sinonimo de estadistico o "Aleatorio", para el bloqueo de facturas ejecuta la actividad de bloqueo en forma aleatoria basada en un criterio.
Nota: El bloqueo y la verificacion de la informacion de Facturas en forma aleatoria o al azar por parte de los responsables de Control de Gestion, dificultan las posibilidades de eludir barrera de control en las actividades comerciales
- Base del Control o Bloqueo
Establecer un importe por encima del cual seran bloqueadas un porcentaje de facturas, aunque su información fuera correcta y superara todas las verificaciones seran creadas "Bloqueadas para el Pago".
La utilizacion de este Recursos implica 2 Actividades:
- Activación: Se determina en que Sociedad se efectuará el bloqueo de este tipo. Activando con un Check por Sociedad
- Parametrización: Se configura el bloqueo a partir de un "Valor Umbral" y un "Porcentaje de Factruas que debera ser bloqueadas sobre el total que supere este valor".
- Sociedad "3000" - Nombre "E-SAP" - Valor Umbral "12.000,00" - Moneda "USD" - Porcentaje "15,00"
El ejemplo replica una configuración mediante la cual se procederá al bloqueo del "15%" de las facturas que superen los "12.000,00" de la Sociedad.
Guardar los Resultados en una Orden de Transporte