✒️SAP MM / Definición de Tipos de Documentos Por Juan Sanchez
SAP MM Definición de Tipos de Documentos
DEFINICION DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS
GENERALIDADES DE LA DEFINICION DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS
La parametrización realizada en la Clase de Documento o Tipo de Documento es clave para determinar el comportamiento del sistema al momento de la creación o modificación de una Solicitud de Pedido. Los aspectos principales sobre los que “impactará” la nueva clase Clase de documento son:
- Rango de numeración interna: Determinamos el rango de numeración que adoptará un documento toda vez que se le asigne la Clase correspondiente, para su asignación el rango debe ser creado previamente.
- Rango de numeración externa: Similar a la explicada en el punto anterior pero de uso infrecuente.
- Selección de campo: Se determina el comportamiento de los campos durante la creación, modificación o visualización de las SolPed a quienes se asigne determinada Clase de Documento. Debe tomarse en cuenta que el tipo de selección deberá haberse creado previamente.
- Liberación general de posiciones: Tal como se explica en el módulo inicial, en las SolPed las posiciones pueden ser liberadas (aprobadas) individualmente o en su totalidad, esta definición determina su liberación grupal.
- Tipos de posiciones permitidas: Las especificaciones de la Clase de Documento incluyen la posibilidad de limitar los tipos de posición que pueden ser utilizadas, esto es sumamente útil cuando se quieren definir procesos de negocios específicos, tales como servicios, consignaciones, etc. limitando las opciones del operador para aplicar los tipos disponibles.
- Enlace con otros documentos: Sumado al recurso anterior, podremos configurar que una determinada Clase de SolPed solo pueda ser continuado por una Clase específica de Pedido o Contrato, etc, a manera de restringir las opciones disponibles para el operador.
Recuerda que el uso de la ayuda en SAP puede serte de mucha utilidad o complemento de las explicaciones de aquellos casos que desconozcas o no tengas suficiente dominio.
CREACION DE UN NUEVO TIPO DE DOCUMENTO
La siguiente ruta se utiliza para administrar las Clases de Documentos a aplicar a las Solicitudes de Pedido:
- SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Compras -> Solicitudes de pedido -> Parametrizar clases de documento
- “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Define Document types”
AL ingresar a esta pantalla, en forma de árbol en la parte izquierda podemos ver
- Clases de documentos
- Posiciones permitidas
- Enlaces con otros documentos
- Posiciones permitidas
DATOS GENERALES
En la primer pantalla los datos por columnas:
- Código de la Clase de Documento
- Descripción
- Intervalo
- Número de rango interno
- Número de rango externo
- Selección de campo clave
- Liberación general (Overall reléase casilla)
- Layout
- Tipo de documento
CLASES DE POSICIONES PERMITIDAS
Seleccionando un código de Clase de Documento, ingresamos a la pantalla de posiciones permitidas y podemos observar y administrar las relacionadas a esta Clase.
ENLACE CON OTROS DOCUMENTOS
Seleccionando una de las posiciones permitidas, seleccionamos esta opción y podemos administrar los documentos relacionados en los que se podrá utilizar esta Clase – Posición.
Y, para crear un nuevo tipo de documento utilizamos este procedimiento….
- Selecciona un tipo de pedido para usar como referencia
- Seleccionar “Copiar como….”
- Actualizamos la información para el nuevo tipo
- Salvamos, presionando la tecla enter, el sistema presenta una pantalla de la que podemos tomar una de las siguientes 3 opciones….
- Copiar todas.- Esto se presenta por que además e los datos en pantalla, SAP tiene información relacionada a ese tipo de documento, seleccionamos esta opción si queremos tambien que se copien esos datos y se hereden del nuevo tipo de documento.
- Copiar solo la entrada.- Solo copiar los datos en pantalla y no los heredados
- Cancelar.- Si no deseamos hacer la copia
Regularmente se toma la primer opción, al dar enter el sistema nos despliega una ventana emergente que indica cuantas entradas fueron copiadas
- Guardamos la parametrización
- Verificar la copia
- Revisamos que el nuevo registro esté en la lista de Tipos de Documento y que las posiciones permitidas y enlace con otros documentos sean los que necesitamos.
- La transacción ME51N es para ingresar solicitudes de pedido, entramos a esa transacción y validamos que nuestro nuevo tipo ya esté en la lista seleccionable de tipos de pedido
ELIMINAR UNA CLASE DE DOCUMENTO
Al hacer esto debes prestar suma atención y precaución.
Para eliminar una clase de tipo de documento, en la misma pantalla de parametrización, seleccionamos el tipo a borrar y seleccionamos el botón “borrar”, la eliminación de una Clase de documento implica el borrado de todos sus registros asociados, como lo son Tipos de posición permitidos y Enlaces a documentos, los documentos creados con él no se borrarán ni se modifican en absoluto.
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Sobre el autor
Publicación académica de Juan Gregorio Sanchez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado.
SAP Expert
Juan Gregorio Sanchez
Mexico - Legajo: KK39D
✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP PM
- Carrera Consultor SAP PP
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Cada dia es una nueva oportunidad para aprender.
Certificación Académica de Juan Sanchez
