Salida de información
Los "mensajes" son objetos de comunicación que permiten que los documentos de compra registrados en el sistema puedan ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocio (proveedores, receptores de facturas y pedidos, etc.). Los mensajes los sintetizaremos en los siguientes tópicos:
- Creación de mensajes: se analiza la inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser trasmitidos bajo determinadas condiciones.
- Impresión de mensajes: nos referimos al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes.
- Trasmisión de mensajes: se deben revisar algunos factores para que los mensajes puedan ser trasmitidos correctamente por fax, email, etc.
- Mensajes recordatorios: mensajes especiales, mediante los cuales podremos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas.
Aplicación de un mensaje a un documento de compra
Procedimiento para incluir manualmente un mensaje en un pedido:
- Ingresamos en un pedido: mediante la transacción ME21N o ME22N ingresamos a un pedido (cada documento tendrá su propia definición de mensajes).
- Ingresamos en la sección de mensajes: presionamos el botón mensajes en la barra de botones, en la pantalla a continuación ingresamos toda la información requerida para la configuración del mensaje:
- Clase de mensaje: código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por email, reclamo, etc.
- Medio de comunicación: establecerá la vía por la cual se trasmitirá el mensaje, las opciones son: impresora, telefax, mail, EDI, ALE, etc.
- Función: es la función que cumple quien recibirá el mensaje, ejemplo: proveedor.
- Interlocutor: hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá.
- Idioma: idioma en que se desea imprimir o trasmitir.
- Ingreso de un nuevo mensaje: según lo visto en el punto anterior ingresaremos un nuevo mensaje al documento.
- Definición del medio de comunicación: a la hora de seleccionar impresión se deben definir algunos parámetros o características, como las siguientes:
- Destino lógico: impresora a la cual se dirigirá la impresión.
- Dar salida inmediata: esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo al momento de guardar el documento.
- Cantidad mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos.
- Datos adicionales: pantalla asociada al momento que tiene lugar la impresión:
- Modalidad de envio: momento en que es enviada la impresión:
- Envío mediante job previsto periódico.
- Envío mediante job con indicación de tiempo adicional.
- Envío mediante transacción propia de aplicación.
- Envío inmediatamente (al grabar la aplicación, utilizado generalmente)
- Modalidad diferida: es el caso donde se programa la impresión en determinada fecha y hora a la ocurrencia de un evento.
- Estado del mensaje: estado por los que ha pasado el mensaje, amarillo cuando fuera creado, verde ya ha sido transmitido.
- Salida del mensaje.
Mensaje de un documento modificado
Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.
Envío de recordatorios y reclamaciones
Si hay que enviar un recordatorio o una carta de reclamación con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.
Definición de la impresión
La impresión de los documentos de compras están asociados a objetos de SAP denominados formularios, que son programas diseñados por ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, etc.
Definición de mensajes predeterminados
Al crear un documento, el sistema de forma automática y de acuerdo a las parametrizaciones, podrá adicionar mensajes. Para efectuar esto, los consultores y usuarios avanzados ingresan a la transacción MN05 (configura los mensajes pre-determinados asignados a los pedidos).