✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
SAP WORKFLOW
El término WorkFlow significa literalmente flujo de trabajo y consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro, siguiendo la jerarquía y reglas preestablecidas con anterioridad.
Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Los sistemas de Workflow permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocios complejos independientemente del tiempo y del lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de Workflow. El control incluye la monitorización de pasos individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
Los WorkFlows son una herramienta Cross, es decir que impactan a todos los módulos del sistema SAP.
El sistema Workflow permite su integración con la gestión organizacional lo que posibilita relacionar persoas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow.
Características comunes en todos los Workflows:
- Incluyen un número finito de actividades.
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
- Involucran a diferentes personas y departamentos.
- Requieren un alto grado de coordinación.
- Residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el workflow.
- La mayoría no funcionan por falta de información.
- Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa, en lugar del nombre o el apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa.
- Se puede crear uno para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados.
- Los problemas de autorizaciones son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo.
Qué no es un WorkFlow?
Un WorkFlow no es:
- Un sistema de gestión de documentos.
- Un sistema de e-mail.
- La administración de datos temporales, entre otros.
Las Ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow
Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar un antes y un después en el devenir de cualquier empresa, algunos de ellos son:
La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y considerablemente segura.
Se conseguirá ahorrar tiempo.
Se optimizará la relación de trabajos y labores de forma corporativa.
La división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender, entre otros.
La Terminología WorkFlow
Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de workFlow de SAP.
¿EN QUÉ ORDEN? WorkFlow
- El WorkFlow controla el flujo de procesos
- Consiste en un conjunto de pasos
- Puede ser lanzado mediante eventos
La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar.
Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados.
Un Workflow se activa mediante uno o más eventos.
¿QUÉ? ACTIVIDAD / TAREA
Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, etc.
La generación y el envío de documentos.
La toma de decisiones.
El control de flujo.
Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona.
En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina Worktem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
¿CON QUÉ OBJETO? BUSINESS OBJET
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.
Los componentes de un objeto son:
- Atributos: son los campos que identifican el objeto.
- Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
- Eventos: Indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros.
En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objeto para modelar actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.
¿QUIÉN? DETERMINACIÓN DE AGENTES
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.
Luego se definen los agentes responsables. El gente responsable es quién recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.
¿CUÁNDO? EVENTO
Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido y este a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.
Todas las tareas pueden dejar con resultado uno o más eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
- Programa (mediante funciones específicas de Workflow).
- Mediante documentos de cambio (Change Documents).
- Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM).
- Mediante la gestión de status de documentos( utilizado en PP, PM, QM, etc).
- Mediante el sistema de información de logística (alertas).
- Mediante documentos de cambio del módulo HCM.
Accediendo a SAP WorkFlow
Podemos acceder a todas las funcionalidades disponibles de SAP WorkFlow a través del menú correspondiente a la transacción SWDL.
Dentro de cada una de las carpetas: Herramientas definición, Herramientas tiempo de ejecución, Reporting, Utilidades, Presentación, Entorno y Gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los Workflows en SAP.
Las Transacciones de SAP WorkFlow
La más importantes son:
SAP Business WorkPlace (correspondiente a la transacción SBWP): también llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflows con el cual podremos:
- Procesar los workitems.
- Recibir y enviar mensajes.
- Almacenar documentos.
WorkFlow Builder (correspondiente a la transacción SWDD): es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow. Permite definir entre otras cosas:
- Los pasos del workflow.
- Los disparadores de los eventos.
- La interface de los datos.
Business Object Builder (correspondiente a la transacción SWO1): desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema.
Un objeto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos.
Podemos utilizar los objetos de negocio estándar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Patricia Silva, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Patricia Silva
Profesión: Técnico Automotriz - Argentina - Legajo: LL84Q
✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Patricia Silva