✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
1. QUE ES UN WORKFLOW
Significa flujo de trabajo, es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día. Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
El sistema de WorkFlow permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo.
LOS WORKFLOWS son una herramienta Cross, es decir, que impacta a todos los módulos del sistema SAP.
CARACTERISTICAS MAS COMUNES A TODOS LOS WORKFLOWS
- Los WorkFlows incluyen un número finito de actividades
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Los WorkFlows involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación
- Residen en la memoria de los sistema, por lo que si se corta la luz, se cae el WorkFlow
- La mayoría de los WorkFlow que se caen o no funcionan es por falta de información
- Se pueden configurar por roles o puestos de trabajos, en lugar del nombre y apellido del empleado, pero para ello se debe contar con el organigrama de los RRHH de la empresa.
- Es imposible crear un WorkFlow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados.
- los problemas de autorizaciones son los mas comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra.
2. EJEMPLOS DE WORKFLOWS
Reclutamiento de empleados:
1er. una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo de bienvenida al empleado.
2do. se procede a ingresar la información personal de este en la base de datos de la empresa
3ero. se realizan los procedimientos legales, y otros beneficios de la empresa.
4to. se realiza la presentación del nuevo empleado al grupo de trabajo.
5to. se realiza la preparación de los materiales de trabajo que el empleado necesitará.
6to. se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabo sus tareas laborales.
3. QUE NO ES UN WORKFLOW
X Un sistema de geatión de documentos
X Un sistema de e-mail
X Un sistema de distribución de datos entre sistemas
X Una TRX para secuenciar pantallas
X La administración de datos temporales
X Una herramienta que se utilice para realizar funciones en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de WorkFlow tampoco lo hará).
4. VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA WORKFLOW
- La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, +agíl, +sencilla y +segura.
- Se optimizará la circulación de información
- Mejora en el proceso interno de toma de decisiones
- la división del trabajo estará mas definida y será mas fácil de comprender.
- Ahorrar tiempo y aumento de la productividad
- Un mejor nivel con respecto a la atención al cliente
- Optimización de trabajos y labores de forma corporativa
- Afianzará el sentimiento de pertenencia en los empleados
5. TERMINOLOGÍA WORKFLOW (5 preguntas claves)
1-. En qué orden? WrokFlow
El WorkFlow controla el flojo del proceso, Consiste en un conjunto de pasos, Puede ser lanzado mediante eventos
Su definición describe el proceso de negocio a implementar.
Cada WorkFlow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer
2-. Qué? Actividad / Tarea
Una actividad puede ser: Ejecutar una TRX, un reporte, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local. La generación y el envío de documentos. La toma de decisiones. El control de flujo.
las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona.
3.- Con qué objeto? Business Object
Los objetos son un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Componentes:
- Atributos: son los campos que identifican el objeto
- Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre wl objeto
- Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc
4-. Quién? Determinación agentes
El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Busines Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible ( todas aquellas personas que pueden recibir la tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán)
5.- Cuándo? Evento
los eventos informan a WorkFlow que algo ha sucedido. Los eventos los publica el sistema para que pueden ser evaluados por los WorkFlows.
Los Eventos se configuran en los tipos de objetos y pueden generarse por:
- Programa (funciones esp. de workflow)
- documentos de cambio ( change Documents)
- Sistema de mensajes ( utulizadi en SD y MM)
- Gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc)
- Sistema de información de logística (alertas)
- Documentos de cambio del módulo HCM
6. PERFILES IDEALES PARA SAP WORKFLOW
cualquiera que desee aprender, pero se facilita a personas con conocimientos en programación en general.
7. ACCEDIENDO A SAP WORKFLOW
Mediante la TRX SWLD
8. TRX DE SAP WORKFLOW
- SAP Business WorkPlace TRX SBWP, bandeja de entrada del usuario SAP o Inbox. se pueden procesar los WorkItems. Recibir y envias mensajes. Almacenar documentos.
- WorkFlow Builder TRX SWDD, crear y editar la definición de un workflow. Define los pasos del workflow. los disparadores de los eventos. la interface de los datos.
- Business Objetc Builder TRX SWO1, administra los objetos de negocio existentes en el sistema. Un obj de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Se pueden usar los obj de negocios estandar del sist o los creados por el cliente copiando los obj estándares.
Sobre el autor
Publicación académica de Viviana Carolina Armas Pallotta, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP Senior
Viviana Carolina Armas Pallotta
Profesión: Ingeniería Industrial - Venezuela - Legajo: OV58Q
✒️Autor de: 57 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Viviana Armas
Disponibilidad Laboral: PartTime
