✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
WORKFLOW ( Flujo de Trabajo )
Consiste en la automatización de procesos de trabajo que desarrolla la empresa en su día a día, de forma que la información pase de un trabajador a otros siguiendo la jerarquía. La ventaja que nos proporciona es que nos brinda soporte y agiliza el proceso de negocio ganando tiempo. Cabe resaltar que los workflows son una herramienta CROSS , es decir que impacta en todos los módulos de SAP.
Además el sistema workflow permite la integración con la gestión organizacional, lo que le permite relacionarse con personas o estructuras organizativas por lo que puede cubrir los siguientes aspectos del proceso:
- EL flujo (actividades)
- La gente ( organización)
- Los efectos ( información)
Presenta las siguientes características:
- Los workflows incluyen un número finito de actividades
- Involucran diferentes personas y departamentos
- Requieren de alto grado de coordinación
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz se cae el Workflow
- Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo, en lugar de nombre y apellido de u empleado, pero para ello se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa.
- Es posible crear Workflows para cualquier cosa, menos para autorizaciones a empleados o permisos.
NOTA! --> LOS SISTEMAS DE WORKFLOW CONTROLAN LOS PROCESOS BASÁNDOSO EN UN MODELO Y SON PARTICULARMENTE ÚTILES EN ORGANIZACIONES BIEN ESTRUCTURADAS.
EJEMPLOS DE WORKFLOWS
- Reclutamiento de personal
- Aprobación de facturas
NO SON WORKFLOWS
- Sistema de gestión de documentos
- Sistema de e-mail
- Sistema de distribución de datos entre sistemas
- Administración de datos temporales.
- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema. (si no se puede realizar manual, tampoco workflow lo hará)
BENEFICIOS DE UN SISTEMA WORKFLOW
- Se optimiza la circulación de información
- El proceso interno también se ve mejorado
- La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, más ágil , más sencilla y más segura.
- Se ahorra tiempo y un aumento de la productividad
- Se conseguirá atención del cliente.
- Los trabajadores se sentirán más valorados y reconocidos en su entorno laboral.
- Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad
- Detectan los cuellos de botella con antelación
- Reduce el uso de papel.
- Proporciona el estado real en todo momento.
TERMINOLOGPIA WORKFLOW
- ¿ En qué Orden ? WORKFLOW
- Controla el flujo del proceso
- Consiste en un conjunto de pasos ( cada paso tiene un tipo y símbolo propio )
- Puede ser lanzado mediante eventos ( un workflow se activa mediante uno o más eventos )
- ¿Qué? ACTIVIDAD / TAREA
- Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto, documental local.
- Generación y envío de documentos
- Control de flujo y toma de decisiones
- Las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
NOTA! -> El tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WORKITEM, y le indica al responsable lo que debe hacer, así como la información necesaria para ejecutar la actividad.
- ¿ Con qué objeto ? BUSINESS OBJECT
Los objetos consisten en un conjunto de información que puede ser accedida mediante una clave o un conjunto de claves. Estos objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente. Los componentes son:
- Atributos: Campos que identifican el objeto
- Métodos: Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos: Indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros.
- ¿ Quién? DETERMINACIÓN AGENTES
Todas las tareas deben especificar a los agentes posibles , estos son aquellas personas que pueden recibir la tarea , excluyendo así a los que nunca la recibirán. La tareas generales no tienen restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla. Los agentes responsables es quien recibe la tarea en su Business Workplace, un agente responsable es un agente posible.
- ¿ Cuándo ? EVENTO
Los eventos informan al Workflow de algo que ha sucedido, el Workflow puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada. Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otro paso que permite generar eventos. Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
- Por programa
- Mediante documento de cambio
- Mediante el sistema de mensajes ( utilizado en MM Y SD)
- Mediante el sistema de información de logística
- Mediante la gestión de status de documentos ( utilizado en PP,PM,WM, etc )
ACCEDIENDO A SAP WORKFLOW
Vamos a la carpeta Herramientas de definición > Funcionalidades asociadas a Workflow
TRANSACCIONES DE SAP WORKFLOW
- SAP BUSINESS WORKPLACE ( Transacción SWBP): Llamada SAP INBOX, es una parte del entorno de ejecución de los SAP BUSINESS WORKFLOW , es la bandeja de entrada al usuario.
- Procesar los workitems
- Recibir y enviar mensajes
- Almacenar documentos
- WORKFLOW BUILDER ( Transacción SWDD ): Herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow además permite definir entre otras cosas :
- Pasos del workflow
- Disparadores de los eventos
- Interface de datos
- BUSINESS OBJECT BUILDER ( Transacción SWO1): Desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema. Un negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Gilda Inga De La Cruz, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Gilda Inga De La Cruz
Profesión: Ingenieria Industrial - Peru - Legajo: MF91Z
✒️Autor de: 89 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Estudiante de ingeniería industrial, esperando poder capacitarme acerca del mundo sap, contribuyendo así a mis conocimientos previos y a tener una mejor percepción de la funcionalidad de esta.
Certificación Académica de Gilda Inga