✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Ornella Mollani Norverto

Introducción a SAP SD

El módulo de Ventas y Distribución SD de SAP nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de esta, es decir, permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas.

SAP SD es muy útil para trabajar en las tareas del día a día, como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas.

Es muy común que las empresas integren el modulo SAP SD con el modulo SAP MM de Gestión de Materiales y el modulo SAP PP de Planificación de la Producción. Así, obtienen una solución completa a todas sus necesidades de logística.

Usando el modulo SD, se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa.

Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con la implementación de SAP SD son:

· Las actividades de preventa, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones

· El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes

· La tramitación de envíos y expediciones o despacho

· La facturación

A continuación, describiremos un proceso de ventas en SAP, las actividades que lo componen y como estas se integran en el módulo de Ventas y Distribución:

1. Actividades de preventa: comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la empresa. Esta solicitud es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas, también llamada cotización, que es el documento creado por SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados. En la oferta puede especificarse la cantidad del material, la fecha de entrega y el destino.

2. Procesamiento del pedido de venta: el siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de esta con el pedido de ventas, también denominada orden de ventas. En este paso se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente que este pueda hacer efectivo en su procesamiento de compra. Este documento puede ser creado manualmente o a partir de la oferta anteriormente mencionada.

3. Tramitación de envíos y expediciones: cuando el producto que hemos vendido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior. Una vez que el producto está listo para ser enviado, se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando stock a aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.

4. Facturación: la generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP. Una vez que se ha confirmado la salida de mercancía y la expedición final del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

Los sub módulos de SAP SD

Los sub módulos clave de SAP SD son:

· Datos maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión del crédito.

· Funciones básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.

· Ventas: gestiona desde el registro del producto hasta el detalle del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.

· Envíos: las ventas están estrechamente relacionadas con el envió y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envió hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.

· Transporte: trabaja en estrecha colaboración con el modulo anterior. Un productor puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada cliente y se rastrea a través de este módulo.

· Comercio exterior: ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los productos exportados.

· Facturación: se encarga de gestión los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.

· Soporte de ventas: desde vender un producto y mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre este equipo y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan a través de este módulo.

Los perfiles ideales para aprender SAP SD

Para ser consultor SAP no es necesario contar con algún tipo de formación previa universitaria, pero tener conocimientos en ingeniería, contabilidad o administración, ventas, marketing o RRHH puede ayudar bastante.

Después el resto es estudiar el sistema, aprenderlo bien. Una vez que manejamos el sistema tenemos la posibilidad de rendir el examen de certificación oficial de SAP. No es necesario contar con experiencia previa para rendir el examen. Algunas empresas ponen como requisito a sus recursos contar con la certificación oficial de SAP, otras no.

SAP SD es una excelente forma de perfeccionar un cv para perfiles como:

· Personas interesadas en aprender a manejar procesos logísticos para ventas y distribución

· Ejecutivos, gerentes y supervisores de ventas corporativas

· Ingenieros, licenciados, técnicos en logística nacional e internacional

· Despachantes de aduana

· Especialistas en canales de distribución

· Técnicos y/o analistas en comercio exterior

· Técnicos de compras y responsables de stock

· Analistas de compras

· Analistas de auditoria interna

· Jefes y/o operadores responsables en gestión logística

· Directores en planificación de operaciones

· Público en general

El sistema S/4HANA y SD

En el sistema SAP ECC, la venta y distribución forma parte del componente SAP ERP, que es la app más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos encontramos a SAP SD.

A partir del lanzamiento de SAP S4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S4HANA.

Específicamente en Sales es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a las ventas y distribución.

El termino modulo esta tan interiorizado por las personas que forman parte del mundo SAP, que por más que SAP no lo usa desde la versión del sistema SAP R/3, que las personas lo siguen usando. Lo mismo sucede con las siglas SD, la forma correcta de llamarlo es SAP S/4HANA Sales.

Accediendo a SAP SD

Menú SAP/Logística/Comercial/Funciones/Transacciones

La estructura organizativa de SAP SD

Lo primero que debemos hacer definir la estructura organizativa del negocio. Esto le proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

SAP proporciona bloques de construcción, llamados Unidades Organizacionales.

Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo, un grupo empresarial se puede definir como un cliente.

Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Por ejemplo, una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una Sociedad.

División: es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una Organización de Ventas. Es una entidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.

Pueden usarse la sociedad y la división para representar a un grupo empresarial desde el punto de vista de la contabilidad financiera. Pueden crearse varias sociedades en un mismo mandante o cliente para que así sea posible llevar a cabo la contabilidad financiera de varias empresas distintas de forma simultánea. Cada sociedad representa una unidad contable e independiente. Las divisiones no están limitadas por las sociedades. El uso de esta unidad organizacional es opcional mientras que es obligatorio definir una sociedad para poder operar. Las divisiones se usan si se desea calcular la cuenta de pérdidas y ganancias independientemente de la sociedad. Se puede definir por ejemplo como sociedad a una empresa dentro de un grupo corporativo o a una subsidiaria.

Organización de ventas: es una unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable también de negociar con los clientes. Una organización de ventas es asignada a una sociedad.

Es responsable de:

· La distribución de mercancías y servicios

· De los productos vendidos

· Del reclamo del cliente sobre los productos o servicios vendidos

Para usar las funciones del sistema es necesario tener al menos una organización de ventas.

En las estadísticas de ventas, la organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas.

Las organizaciones de ventas pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas. A su vez cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros de clientes y de materiales.

Canal de distribución: a través de él se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa.

El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para usar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma, se puede, entre otras cosas:

· Definir responsabilidades

· Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución

· Diferenciar estadísticas de ventas

Sector: se usa para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos.

Para usar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar, por ejemplo, un determinado grupo de productos. Por lo tanto, se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector, así como también llevar a cabo análisis estadísticos por sector.

Área de ventas: es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas usa para comercializar los productos de un determinado sector.

En la imagen a continuación podemos ver, por ejemplo, que la organización de ventas 1-Frankfurt, comercializa los productos del sector 3-Maquinas a través del canal de distribución 5-Internet, por lo cual la organización de ventas 1, el canal de distribución 5 y el sector 3, conforman un área de ventas.

Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales.

El puesto de expedición puede ser:

· Una rampa de carga

· Un almacén de correos o un almacén de ferrocarril

· Un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes

Las principales transacciones de SAP SD

Consulta (transacciones VA11(Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): se usa para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o servicios, el plazo y las condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.

Cotización u oferta (transacciones VA21, VA22, VA23): es usada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios al cliente. Una cotización es una oferta legal que es válida por un periodo de tiempo específico.

Orden de venta o Pedido de venta (transacciones VA01, VA02, VA03): es un acuerdo contractual entre la empresa y el cliente en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes y servicios al cliente, aun precio dado y tiempo determinado.

Entrega de salida (transacciones VL01N, VL02N, VL03N): es una transacción usada para realizar las actividades relacionadas al envió de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.

Factura (transacciones VF01, VF02, VF03): se usa para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en la factura tiene el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad recibida.

Los datos maestros de SAP SD

Para usar las transacciones de MM, será necesario definir los datos maestros. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, veremos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar.

Maestro de clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye:

· Datos generales de los clientes, como dirección y numero telefónico

· Información de bancos y pagos del cliente

· Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envió y facturación del cliente

Maestro de materiales: es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:

· Atributos del material definidos, como el tipo de material

· Sector de la industria del material

· Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material

· Precios y datos contables relacionados con el material

Maestro de precios: es la base de datos de condiciones utilizadas para los conocimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos de condiciones de precios son:

· Recargos

· Descuentos

· Gastos de fletes

· Impuestos

Comentario:

#1 / 19 de Agosto de 2023 / Gabriela Munoz: excelente aporte!