✒️SAP SD - Ventas y Distribución

SAP SD - Ventas y Distribución

1 - INTRODUCCION A SAP SD

En el módulo de Ventas y Distribución SD de SAP nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas. Es muy útil para trabajar en las tareas del día a día como la entrega de un producto o procesamiento de un pedido de ventas. Es muy común que las empresas lo integren con el módulo MM y PP.

Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

• Las actividades de pre - venta, incluyendo las solicitudes y realización de cotizaciones.
• Procesamiento de los pedidos de venta de los clientes.
• Tramitación de envíos y expediciones o despacho.
• Facturación.

A continuación vamos a describir un proceso de ventas en SAP, las actividades que lo componen y como estas se integran en el módulo de Ventas y Distribución:

1. Actividades de preventa: la preventa comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la empresa. Esta solicitud es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas,(cotización) que es el documento creado en SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados.
2. Procesamiento del pedido de venta: el siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de esta con el pedido de ventas, llamada orden de venta. Se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente para que este pueda hacer efectivo en su procedimiento de compra.
3. Tramitación de envíos y expediciones: cuando el producto que hemos vendido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior. Una vez que el producto que está listo para ser enviado se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando del stock aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.
4. Facturación: La generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

2 - SUB MODULOS DE SAP SD

Podemos dividir a SD en sub módulos, los clave son:

• Datos maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta los datos del módulo SD, incluidos datos del cliente, datos de los materiales, registros de las condiciones de precios y la gestión de crédito.
• Funciones básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envío: las ventas están estrechamente relacionadas con el envío y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envío hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio exterior: este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior.
• Facturación: se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
• Soporte de ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas.

3 - LOS PERFILES IDEALES PARA APRENDER SAP SD

Para convertirnos en consultores SAP SD no es necesario contar con algún conocimiento ni tipo de formación, pero carreras como contabilidad, ingeniería, administración, ventas, marketing o rrhh nos va a ayudar.

4 - EL SISTEMA S4/HANA Y LAS VENTAS Y DISTRIBUCION

Tal como vimos en la primera unidad del curso, en el sistema SAP ECC, las ventas y la distribución formaban parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Buisness Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP SD.

A partir del sistema SAP S4/HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen las 10 líneas de negocio (LoBs). Se encuentran en la línea de negocios SAP S4/HANA Sales.

5 - ACCEDIENDO A SAP SD

Desde el menú SAP, abrimos la carpeta Logística luego Comercial y vemos las funciones del módulo SD.

6 - LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP SD

Lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

• Cliente: Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero.
• División: es la responsable de las ventas de un grupo especifico de productos. Es asignada a una Organización de ventas. Es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades.
• Organización de ventas: es una unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Es asignada a una sociedad. Es responsable de: La distribución de mercancías y servicios, de los productos vendidos, de la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.

La organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.

• Canal de distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa.

El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma se puede entre otras cosas:

• Definir responsabilidades.
• Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución.
• Diferenciar estadísticas de ventas.

• Sector: se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma linea de productos. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos. Por lo tanto, se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector, así como también llevar a cabo análisis estadísticos por sector.
• Area de ventas: es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales.

7 - PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SAP SD

• Consulta (VA11 Alta, VA12 Modificación, VA13 Visualización): Se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o servicios, el plazo y condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.
• Cotización o Oferta (VA21 Alta, VA22 Modificación, VA23 Visualización): Es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es valida por un período de tiempo específico.
• Orden de Venta o Pedido de Venta (VA01 Alta, VA02 Modificación, VA03 Visualización): es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.
• Entrega de Salida (VL01N Alta, VL02N Modificación, VL01N Visualización): es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.
• Factura (VF01 Alta, VF02 Modificación ,VF03 Visualización): Se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

8 - LOS DATOS MAESTROS DE SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD, también será necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación vemos los datos maestros escenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones SD.

• Maestro de Clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye: Datos generales, Información de bancos y pago, Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.
• Maestro de Materiales: es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye: Atributos del material definidos (como el tipo de material), Sector de la industria del material, Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material, Precios y datos contables relacionados con el material.
• Maestro de Precios: es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos: Recargos, Descuentos, Gastos de Flete, Impuestos.

Como crear un pedido de ventas en el sistema:

VA01 Para crear un pedido de ventas de un cliente. Ahi colocamos la clase de pedido estándar PS y ponemos continuar.

Ingresamos el solicitante y el Numero de pedido de cliente, al presionar Enter se derivan ciertos mensajes. Vemos que tiene mas de un responsable de pagos y un Destinatario de mercancías asociado a su maestro, por lo que debemos especificar con cual de ellos debemos trabajar. Click en continuar, luego recibimos un mensaje de advertencia donde dice que la cantidad de pedido mínima para el material es de 25 piezas, entonces modifico la cantidad de material. Corregida la cantidad, podemos ver que se determinó los datos de condición de pago y los términos.

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