SAP / SAP MM - Gestión de Materiales Por John Estupiñan Abril

El módulo SAP MM proporciona un conjunto de transacciones que ayudan a realizar las tareas de administración de materiales del día a día; por ejemplo la adquisición de materias primas de un proveedor.

Cuando hablamos de Administración de Materiales nos referimos a las tareas necesarias para obtener las materias primas y servicios en el proceso de producción y gestionar esas materias primas y servicios de manera eficiente.

La gestión eficiente de los materiales puede ayudar a una empresa a:

• La adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo.
• Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales.
• Reducir las existencias improductivas en el inventario.
• Transacciones de SAP MM

  El módulo MM incluye una lista exhaustiva de transacciones. A continuación presentamos las transacciones más comúnmente utilizadas:

  Requisición de compra (Purchase Requisition) ( transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización) ): es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada.

• Orden de compra (Purchase order) ( transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación) y ME23N (Visualización) ): es una instrucción del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.

• Entrada de mercancías (Goods receipt) ( transacción MIGO ): un recibo de mercancías es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor.

• Hoja de entrada de servicio (Service Entry Sheet) ( transacción ML81N ): una hoja de entrada de servicio se utiliza para mantener el registro de los servicios prestados por un proveedor de servicios.

• Verificación de facturas (Invoice verification) ( transacciones MIRO (Alta) y MIR4 (Visualización) ): una verificación de la factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demás detalles del material suministrado por el proveedor.

  Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a la contabilidad Financiera de la empresa.

• Salida de mercancías (Goods issue) ( transacción MIGO ): la transacción de salida de mercancías se utiliza para registrar la retirada del material desde el almacén. Esta retirada puede ser con fines de fabricación o de las entregas a los clientes.

  Transferencia de stock (Stock transfer) ( transacción MIGO ): la transferencia de stock es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.

• Principales transacciones de MM

  Requisición de compra ---> ME51N - ME52N - ME53N

  Orden de compra ---> ME21N - ME22N - ME23N

  Hoja de entrada de servicio ---> ML81N

  Entrada de mercancías, Salida de mercancías y Transferencia de stock ---> MIGO

  Verificación de facturas ---> MIRO - MIR4

• Accediendo a SAP MM

  Se puede acceder al módulo SAP MM utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación. Aquí abrimos la carpeta Logística.

  Imagen 3.1 - Accedemos a la carpeta Logística

  Luego abrimos la carpeta Gestión de materiales.

  Imagen 3.2 - Accedemos a la carpeta Gestión de materiales

  Dentro de la carpeta Gestión de materiales vemos las funciones del módulo MM.

  Imagen 3.3 - Visualizamos las funciones del módulo MM
• Estructura Organizativa de SAP MM

  Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio.

  La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

  AP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales", para crear la estructura organizativa de la empresa.

  Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.

  Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas.

  Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Por ejemplo, una fábrica o una oficina en su empresa puede ser definida como un centro.

  Almacén: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro. Por ejemplo, un almacén de materias primas para una fábrica puede ser definido como un lugar de almacenamiento.

  Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para las plantas. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

  Datos maestros de SAP MM

  Para utilizar las transacciones de MM, también será necesario definir los datos maestros de MM. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de MM.

  Maestro de materiales (Material Master): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:

  • Atributos del material definidos, como el tipo de material.
  • Sector de la industria para el material.
  • Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
  • Precios y datos contables relacionados con el material.

  Maestro de proveedores (Vendor Master): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:

  • Detalles de contacto del vendedor.
  • Condiciones de los pagos a los proveedores.
  • Moneda utilizada para los pagos al proveedor.
  • Registro de Información (Info Record): define la relación entre el material y el proveedor. Este reúne la información acerca de un vendedor y los materiales que adquiere el negocio al proveedor.
  • Lista de Origen (Source List): define una lista de proveedores que pueden proporcionar un material específico en un período de tiempo determinado.
  • Cada registro del maestro de materiales y proveedores tiene asignado un número único en SAP.