✒️SAP MM - Gestión de Materiales

1. Introducción a SAP MM (Gestión de materiales)

Permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento como:

• los procesos de compras e inventarios de las organizaciones.
• la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios,
• la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores.
• También soporta envíos Just-in-Time ( los suministros llegan a la fábrica, o los productos al cliente, "justo a tiempo", poco antes de que se usen y solo en las cantidades necesarias) y Kanban electrónico (sistema de información que controla la fabricación de productos necesarios en la cantidad y tiempos necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar, en el interior de la fábrica y entre distintas empresas. Uso de tarjetas que se pegan en contenedores de los materiales.

La gestión eficiente de los materiales ayuda a una empresa a:

• Adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo
• Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales
• Reducir las existencias improductivas en el inventario.

2. La integración de MM con los otros módulos de SAP

• Ventas (SD): vendedor contacta a un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este último caso, el área de ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de recepción del producto, el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.
• Producción (PP): El área productiva planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.
• Tesorería (TR): éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de bienes, y por otro, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
• Recursos Humanos (HCM) : Cuando el área de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las áreas solicitantes.

Tip: materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual las actividades de ventas correspondientes al módulo SD (ventas) serán generadores de órdenes de producción correspondientes al modulo de PP, los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de control de calidad correspondiente al modulo de QR, con lo cual este departamento informará al área productiva del proceso y la disponibilidad o no de lo insumos adquiridos. Por último el departamento de administración (CO) y finanzas (FI) controla las actividades de proveedores y clientes en conjunto con los módulos de MM Y SD y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisión compartida.

3. Los submódulos de SAP MM

• Compras: adquisición de bienes y servicios, necesidades de compra, aspectos tales como: la definición de las necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de las entregas, el registro de las facturas de los proveedores, entre otras.

• Inventario: se encarga del stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. Para conocer existencias y aportar información para la realización del balance contable Es el responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades físicas, compararlas con las existentes en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias, que, por un lado, corrigen el stock y por otro, origina un documento contable que corrige el desvío en las cuentas de stock.

• Almacenes: responsables de tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de la mercadería y ubicación en el almacén, esto se logra clasificando la misma según diversos criterios como es la ubicación, el tipo de transporte interno, el método de conservación, entre otros. También se encarga de la preparación de los pedidos a los clientes, la determinación de niveles de ocupación, así como la posibilidad de planificar tareas internas, entre otras.
• Verificación de facturas: se encarga de la verificación de las facturas de los proveedores mediante su relación con los documentos previos, que son el pedido y la recepción de la mercadería. Constituye la última etapa del proceso de comprar antes de pasar al área de cuentas a pagar correspondiente al módulo de finanzas.
• Gestión de servicios externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.
• Planificación de necesidades de materiales: confecciona un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
• Comercio exterior: incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
• Sistema de información: se trata de una herramienta sumamente útil para el módulo que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio electrónico de datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante información complementaria entre ellos, por ejemplo, para el envío de facturas.

4. Los perfiles ideales para aprender SAP MM4.

No es necesario tener alguna profesión pero si un plus si la tenemos en áreas como contabilidad, ingeniería, administración o recursos humanos. Se debe estudiar el sistema, aprenderlo bien, y especializarnos en un módulo en particular y obtener experiencia en las empresas; la certificación no es requisito indispensable para obtener trabajo aunque algunas empresas la exigen. Perfil: interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos de la gestión de almacenes, ingenieros, licenciados, técnicos y/o planificadores, despachantes de aduana, gerentes, directores y supervisores en planificación de operaciones, Jefes de sucursales, Jefes y/o usuarios responsables en gestión de almacenes y logística, Técnicos de compras y responsables de stock, Técnicos y/o analistas en comercio exterior, Analistas de compras, Analistas de auditoría interna, Administrativos, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósitos

5. El sistema S/4HANA y la gestión de Materiales

En el sistema SAP ECC, la gestión de materiales formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP MM.

A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocio:

SAP S/4HANA Sourcing and Procurement: están las funcionalidades de la gestión de materiales.

SAP S/4HANA Manufacturing

SAP S/4HANA Supply Chain

SAP S/4HANA Asset Management

6. Accediendo a SAP MM

Se puede acceder al módulo SAP MM desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta Logística, luego la carpeta Gestión de materiales y dentro de esta carpeta vemos las funciones del módulo MM. Ej) Compras, y vemos en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las compras.

7. La estructura organizativa de SAP MM

Lo primero: Definir la estructura organizativa (proporciona a SAP la información relacioanda con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad) del negocio para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM.

SAP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales", para crear la estructura organizativa de la empresa.

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej) un grupo empresarial
• Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas.Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. ej) Una empresa del grupo empresarial.
• Centro: unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y las ventas. ej) una fabrica o una oficina en la empresa.
• Almacén: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro. Ej) un almacén de materias primas para una fábrica puede ser definido como un lugar de almacenamiento.
• Organización de compras: unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios. Un grupo de compras es un nivel de organización que permite subdividir las operaciones de aprovisionamiento y establecer las diferentes pautas o condiciones de compras con un comprador para uno o mas centros es responsable jurídicamente de los contratos. permite que diversas localizaciones de la empresa puedan acordar condiciones diferentes de compra con los proveedores comunes entre si, brinda la posibilidad de agrupar las operaciones de compra según un criterio adicional.