✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Maria Vargas Alarcon

LECCIÓN 6: SAP CO – CONTROL DE COSTOS

1.Introducción a SAP CO:

Este módulo también conocido como SAP Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión y el control de costos y costes y de la planificación a nivel contable.

SAP CO proporciona la información necesaria sobre costes para facilitar las decisiones de todos los proceso de una empresa. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Previamente se deben registrar en el sistema tanto el consumo de los factores e fabricación como los servicios suministrados por una empresa.

La tarea principal del módulo CO es la planificación, además de documentar sucesos reales. Gracias a esto se puede determinar deviaciones mediante la comparación de datos reales con datos del plan. La determinación de estas desviaciones permite controlar los flujos empresariales.

Estos usos de SAP CO otorgan información de apoyo a los mandos de la empresa con la finalidad de planificar, informar y monitorizar las operaciones del negocio, lo que facilita el proceso de toma de decisiones.

El módulo CO proporciona transacciones que permiten llevar a cabo las tareas del día a día del control de costos y se puede:}

-Comparar los costos actuales con los costos planeados

-Calcular el costo de un producto

-Evaluar como se esta desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa

-Analizar los beneficios de la empresa

2.Los componentes de la Contabilidad de Gestión de CO

Si una empresa divide su contabilidad en interna y externa, la Contabilidad de Gestión CO define la contabilidad interna desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa con la información necesaria. CO provee todas las opciones de control y no se encuentra restringido desde el aspecto legal, como la contabilidad externa de FI. El objetivo de la contabilidad externa o también llamada Contabilidad Financiera, es la necesidad de crear un balance financiero (balance y estado de resultado). Este reporte externo tiene que estar alineado con los estándares y requisitos legales del país en que la empresa opera. *Cualquier información que es relevante para costos fluye automáticamente desde la contabilidad financiera de FI a la contabilidad de gestión de CO.

Dentro de la contabilidad de gestión de CO, los costos e ingresos son asignados a los diferentes objetos de imputación de CO tales como Centros de costos, procesos de negocio, proyectos u órdenes internas. La Contabilidad de Centros de Costos, es utilizada con el propósito de control en cualquier organización. El objetivo principal es monitorear los costos generales y la asignación de estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos.

El control de Costos de Productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manufacturado. Este permite que se pueda calcular los precios mínimos para el cual el producto puede ser vendido de forma rentable.

El Análisis de Rentabilidad o PA, analiza las pérdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. En PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. En PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. Esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivos, determinación de condiciones, selección de canales de ventas, etc.

Los Centros de Costos, son áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos. Se pueden crear centros de costos de acuerdo a varios criterios incluyendo las consideraciones funcionales criterios de distribución, provisión de actividades o de acuerdo a las locaciones físicas y/o el área de gestión.

Un tipo de actividad, define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo. Las actividades de salida suministradas por un centro de costo (centro de costo emisor) hacia otro centro de costo, una orden o un proceso, representan la utilización de recursos para este centro de costo emisor. El usuario dentro del módulo de CO valúa las actividades utilizando un precio calculado en la base de cierta información de gestión o del negocio.

Los Procesos de Negocio, combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales. Pueden ser utilizados como un proceso de control organizacional con funciones particulares.

Las Órdenes Internas, son usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

3.Los Submódulos de SAP CO:

-Contabilidad de Centros de Costos: Fija las definiciones de las clases de costos fundamentales para el módulo de CO. Es vital para el funcionamiento de todos los otros módulos de CO ya que gestiona los nexos con los otros submódulos a través de clases de costos primarias y secundarias.

-Órdenes Internas: Se encarga de la gestión de las órdenes y proyectos. Las órdenes son colectores de los distintos gastos de los centros de costo. Las órdenes tienen una vida finita. Ejemplo: una campaña publicitaria, permitirá estudiarla individualmente, mientras que si la agregamos dentro de los costos de Marketing se estudiará en conjunto con las demás campañas. Cuando esta campaña termine todos los gastos se traspasarán al centro de costo de marketing, para sumarla al resto de las campañas.

-Contabilidad de Elementos de Costos: Proporciona información sobre costos y beneficios de la organización. Este Submódulo se encuentra completamente integrado con el módulo FI de SAP, por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde el módulo FI de Contabilidad Financiera al módulo CO, sin necesidad de intervención manual, una gran ventaja. Los elementos de costo o coste son la base para la contabilidad de costes, ya que permite al usuario ver los costes de cada cuenta asignada a un elemento de coste.

-Análisis de Beneficio: La cuenta de resultados nos permite evaluar segmentos de mercado que se pueden clasificar según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de estos o unidades comerciales estratégicas, como las organizaciones de ventas o las divisiones, respecto al beneficio o margen de cobertura de la empresa. El objetivo es proporcionar los departamentos de ventas, marketing, gestión de productos, y planificación del grupo, la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.

-Control de Costos del Producto: Se dedica a la gestión y control d ellos costos de los productos. Se enfoca en: -La planificación de los costos de los productos, que permite determinar el precio estándar del producto que se fabrica internamente, -La contabilidad de objetos de costo que nos dará la posibilidad de controlar la ejecución de la fabricación monitoreando el costo de las órdenes de producción, el proceso o los colectores y -El Calculo del costo real de los productos que ayuda a determinar el verdadero valor de las transacciones de acuerdo a las variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamiento.

-Contabilidad de Centro de Beneficio: Se usa principalmente para calcular resultados internos según el método de costos totales. También puede analizar los resultados mediante el método de costos de venta. Crea una interface entre las aplicaciones operativas de controlling y controlling empresaria, reflejando la contabilización de los componentes operativos de controlling y liquidación, con los que se integra en tiempo real.

4.Los perfiles ideales para aprender SAP CO:

Para ser un consultor SAP PP no es necesario tener formación universitaria especial previa, pero sí es una ventaja contar con un título universitario en áreas relacionadas con la industria, contabilidad o administración.

SAP PP es una excelente opción de carrera profesional como perfeccionar un CV. Entre los perfiles que destacan están:

-Gerentes y responsables en administración y finanzas

-Contadores públicos

-Consultores financieros

-Asesores y gerentes de franquicias

-Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas líderes mundiales

-Administradores de empresas

-Auditores tributarios

5.El sistema S/4HANA y el Control de Costos:

En SAP ECC, el Control de Costos formaba parte del componente de SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos financieros se encuentra SAP CO. A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. La línea de SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades del Control de Costos.

6.Accediendo a SAP CO:

Se puede acceder a SAP CO, utilizando la pantalla del SAP Easy Access y luego aquí abrir la carpeta Finanzas. Después abrir la carpeta Controlling. Dentro de la carpeta Controlling se verán las funciones del módulo CO. Si se abre la carpeta de Contabilidad de Centro de Beneficio y luego las carpetas de Datos Maestros/Centro de Beneficio/Tratamiento individual, se visualizará las transacciones correspondientes a la Contabilidad de Centros de Beneficio.

7.La estructura organizativa de SAP CO:

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo CO primero se debe definir la estructura organizativa del negocio.

-Cliente: Esta en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej: Un grupo empresarial, se puede definir como un cliente.

-Sociedad: Es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Ej: Una compañía o empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

-Estructura de Ventas: Es definida por la empresa para calcular sus ingresos. La estructura de ventas consiste de una organización de ventas, productos, clientes y precios. Utilizando la organización de ventas se puede decidir a que nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa. *Se puede asignar una o más áreas de control a una estructura de ventas.

-Área de Control: También denominada área de controlling, se utiliza para registrar los costos e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costos y centro de beneficio. Un centro de costo solo monitorea los costos de un negocio. Ej: Una unidad de producción de un negocio incurre en costos. Un centro de beneficio monitorea tanto costos como beneficios de un negocio. Se puede asignar una o más sociedad a un área de control.

8.Los Datos Maestros de SAP CO:

Para utilizar las transacciones de CO, también será necesario definir los datos maestros de CO. Estos datos almacenan información que no cambia con frecuencia. Los Datos Maestros que se deben definir son:

-Centro de Costo: Unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de centro de costo a cada unidad de negocios de la empresa. *Los costos incurridos por una unidad son registrados bajo su código de centro de costo correspondiente.

-Elemento de Costo: También denominados Elementos de Coste, describen el origen de los costos dentro de la empresa. Ej: Los gastos incurridos en salarios, teléfono y electricidad son considerados como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos costos registrará bajo un elemento de costos los gastos.

-Centro de Beneficio: Es una unidad de negocio tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocio. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio (CeBe). Un CeBe permite obtener estados de resultados por cada negocio de la empresa.

9.Las principales transacciones de SAP CO:

-Centro de Costo de Contabilidad (transacciones KS01 (Alta), KS02 (Modificación) y KS03 (Visualización)): Unidad de negocios como el marketing, producción o servicio del cliente, dentro de una empresa que incurre en gastos tal como salarios, teléfono o electricidad. Con esta transacción se puede: Definir la estructura de costos de la empresa, Asignar costos a los centro de costos apropiados, Planificar los costos para cada unidad de negocios y comprar los costos planeados con los costos actuales.

-Pedidos Internos (Transacción KO01 (Alta), KO02 (Modificación) y KO03 (Visualización)): Permite planear, realizar seguimiento y calcular el costo de realizar una tarea específica tal como mostrar el producto en una feria comercial o publicidad del producto. El costo incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de pedidos internos.

-Contabilidad de Centro de Beneficio (Transacción KE51 (Alta), KE52 (Modificación y KE53 (Visualización)): Permite evaluar como se está desarrollando y como contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa. Ej: El pago del salario al personal del departamento de ventas es considerado un gasto mientras que las ganancias obtenidas por el mismo departamento son considerados ingresos.

-Análisis de Rentabilidad (transacciones KES1 (Modificar valores de característica), KEDE (Actualizar reglas de derivación) y KE30 (Informes)): Permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organización de ventas. *Una organización de ventas es una unidad dentro de la empresa que es responsable de la venta y distribución de bienes y servicios.