✒️SAP Los sistemas ERP

Leccion 3: ¿Qué es un sistema ERP?

1. ¿Qué es ERP?

Son sistemas integrales de gestión empresarial, diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa en sus diferentes áreas: finanzas, comercial, logística, producción, entre otras.

Estos sistemas nacieron como solución ante la dificultad de controlar la gran cantidad de recursos humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información; que posee una empresa.

Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa.

El propósito fundamental de los ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, generando rápidas respuestas a sus problemas, disminuyendo los costos de operación y permitiendo un manejo más eficiente de la información, la cual, al encontrarse unificada en un solo lugar, optimiza la toma de decisiones y acorta los ciclos productivos.

TIP: Los ERP son una evolución de los sistemas MRP, los cuales se enfocaban sólo en la planificación de materiales y capacidades productivas.

2. Características de los ERP

Flexibilidad: se adapta a las transformaciones de la empresa.

Modularidad: es un sistema de arquitectura abierta. Los módulos se utilizan con independencia del resto. Facilita la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos. Soporta múltiples plataformas hardware, ya que las empresas poseen sistemas heterogéneos (distintos procesadores).

Comprensivo: debe soportar las diferentes estructuras organizacionales de la empresa, así como una vasta área de negocios.

Conectividad: debe permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.

Selección de diferentes formas de negocio: debe conformarse por las mejores prácticas de negocios existentes.

Simulación de la realidad: debe estar adaptado al proceso real de la empresa, permitiendo simulaciones y elaboración de informes.

3. El mercado de los ERPs

Los ERP varían tanto en precio, como plataformas soportadas, integración y funcionalidad.

Antes de seleccionar un ERP en el mercado, la empresa debe establecer el objetivo de implementar el mismo y además debe responder las siguientes preguntas:

a) ¿Cuál es el resultado que se espera?

b) ¿Cuál es el tiempo del que dispone la empresa para alcanzar ese objetivo?

c) ¿Quiénes en la empresa conocen los procesos con mayor profundidad?

d) ¿Quiénes están autorizados para modificar los procesos de uno u otro departamento?

TIP: Los tipos de industrias que más implementan un ERP son Fabricación y distrubución con 25%, Fabricación (únicamente) con 13%, Minorista/Retail con 12% y Servicios profesionales y Consultoria con 10%.

ERP más conocidos (Ranking):

1. R/3 (SAP - Alemania)
2. Oracle PeopleSoft (EEUU)
3. JD Edwards (EEUU)
4. Baan (Holanda)

4. Beneficios de los sistemas ERP

Cada ERP tiene sus propios beneficios, sin embargo, en su mayoria comparten los siguientes:

• Sólo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
• Permiten la integración entre las funciones de las aplicaciones.
• Reducen los costos de la gerencia.
• Incrementan la rentabilidad.
• Son una fuente de infraestructura abierta, es decir, se encuentran en constante evolución.

5. Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP

De manera general, las empresas desean impementar un ERP por las siguientes razones:

a) Limitaciones al negocio (47%)

b) Disconformidad (24%)

c) Obsolecencia (23%)

d) Mayor integración (3%)

e) No tiene ERP (3%)

Desde un punto de vista más específico, las empresas desean implementar un sistema ERP debido a lo siguiente:

a) Integración de la información financiera: se obtiene una única versión de los números, ya que la información se encuentra unificada.

b) Integración de la información de los pedidos de los clientes: similar al caso de la información financiera, pues al mantenerse varios sistemas para el seguimiento de los pedidos de los clientes, suelen generarse discrepancias. Con los ERP esta información se encuentra centralizada, facilitando el seguimiento de los pedidos desde que se recibe el mismo hasta que se entrega la mercancía.

c) Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Los ERP contienen métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Al definirse un método estandar para dicho proceso, junto con la aplicación de un único sistema informático, se ahorra tiempo, aumenta la productividad y se reducen los costos.

d) Minimizar el inventario: agilizan el proceso industrial al mejorar la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Los ERP son muy útiles si se aplican junto con un sistema de inventarios adecuado.

e) Estandarización de la información de Recursos Humanos: permiten contar con un método unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Especialmente útil para empresas con múltiples unidades de negocios (agrupación de productos o servicios diferenciados, vendidos a un conjunto definido de clientes).

6. Desventajas de los ERP

Su implementación es de alto riesgo, ya que:

a) Son muy costosos.

b) Suele requerirse un rediseño de los esquemas de trabajo, produciéndose cambios en la compañía, afectando así procesos, infraestructura (inversión de capital adicional) y operatividad, siendo en ocasiones parar la misma temporalmente, todo esto para la instalación del ERP.

c) Son complejos y requieren mucho tiempo, por lo que muchas compañías no se ajustan a ellos.

d) Se requiere un equipo considerable de desarrollo, incluso especialistas, sin embargo, existen pocos expertos en el mercado de los ERPs.

e) El grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

TIP: Los ERP existen no sólo para grandes empresas. Sus creadores desarrollaron sistemas ERP ajustados a las PYMES.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Manrique Cordero Valverde