Factores Críticos de Éxito en la Implementación de ERP
De acuerdo al trabajo de Cortés y Rodríguez en el estudio de caso de Los Beneficios de Implementar un Sistema ERP en las Empresas Colombianas del año 2011 citan una recopilación de factores críticos para el éxito[i] en este tipo de sistemas de gestión los cuales son los siguientes:
Planeación del Proyecto: La implementación de un proyecto de un sistema ERP empieza con un adecuado plan de proyecto: identificar los objetivos del proyecto, identificar los requerimientos a alto nivel, establecer el equipo del proyecto y una estimación realista del costo del proyecto. Si los requerimientos no están claramente definidos es probable que la selección de la suite no sea la adecuada y el proyecto puede fracasar por tratar de alcanzar objetivos con herramientas inadecuadas.
Alineamiento dela organización con los objetivos del proyecto: Es necesario asegurar que todas las personas de la organización entiendan a cabalidad cuales son los objetivos del proyecto y cuál es su participación en el mismo, esto significa que todas las personas deben conocer y sentirse identificadas con el proyecto.
Diseño de solución: Este diseño debe involucrar los requerimientos de alto nivel que se conocen del proyecto, la integración con otros sistemas de la organización tanto sistemas de gestión de e-comerce, e-procurement, y otros sistemas.Debe establecerse claramente cuáles serán los mecanismos de integración y los tipos de interfaces o sistemas middleware a emplear.
Cambio de las funciones de los miembros del equipo: Los participantes en el proyecto de implantación de un sistema ERP necesariamente deberán cambiar sus actuales funciones en la organización para formar parte integral del equipo que apoyará el proceso post-implantación de la solución.
Requerimientos de información: Es necesario cuantificar los esfuerzos que debe hacer la organización para transformar los datos que alimentarán el sistema ERP a partir de los actuales sistemas de la organización. Este factor en ocasiones no es cuantificado y puede demandar un esfuerzo muy grande en tiempo, personal y dinero para adaptar las necesidades de información del sistema ERP.
Aplicación de la metodología de Gerencia de Proyectos: Determina los entregables del proyecto, los responsables de las diferentes fases, los cronogramas, la definición de etapas, los canales de comunicación y en general la gerencia y administración de un proyecto.
Logro de un adecuado balance de cambio en las personas, procesos y tecnologías a través de todas las áreas de la organización.
Objetivos dirigidos a atacar problemas concretos de la organización. En la etapa de formulación del proyecto es necesario ser muy conservador en los beneficios que traerá para la organización el proyecto a fin de no generar falsas expectativas.
Activa dirección ejecutiva.