1. Que es un ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa).
Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc).
Las empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP.
El propósito fundamental:
a. Otorgar apoyo a los clientes del negocio,
b. Tiempos rápidos de respuesta a sus problemas,
c. Disminución de los costos totales de operación
d. Eficiente manejo de información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar
e. Permitir la toma oportuna de decisiones
f. Acortar los ciclos productivos.
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Tip - Los sistemas ERP son una evolución de los sistemas MRP que únicamente estaban enfocados en la planificación de materiales y capacidades productivas.
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2. Características de los ERP
Flexibilidad: es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente-servidor* permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.
*Cliente-Servidor: técnica donde un programa cliente realiza peticiones a otro programa servidor, el cual da respuesta al primero.
Modularidad: el sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta*, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
*Arquitectura Abierta: ya sea un procesador o un periférico con especificaciones públicas. Esto permite que terceros puedan desarrollar dispositivos que puedan anexarse a dispositivos con arquitectura abierta.
Comprensivo: el sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una amplia área de negocios.
Conectividad: el sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.
3. El Mercado de los ERPs
El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no sólo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad.
Algunas industrias que implementan un ERP:
· Fabricación y distribución
· Servicios Masivos
· Operador Logístico
· Fabricación
· Finanzas
· Minorista / Retail
· Obras / Construcción
Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda las siguientes preguntas:
· ¿Cuál es el resultado que se espera?
· ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
· ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
· ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
Entre los ERP más conocidos se encuentran:
· JD Edwards (Estados Unidos)
· Oracle PeopleSoft (Estados Unidos)
· Baan (Holanda)
· R/3 SAP (Alemania)
4. Beneficios de los sistemas ERP:
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP tienen sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios.
Algunos de ellos son:
· Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
· Permiten la integración entre las funciones de las aplicaciones.
· Reducen los costos de la gerencia.
· Incrementan el retorno de inversión (ROI – Formula que compara el beneficio o la utilidad obtenida por una empresa en relación a la inversión realizada).
· Son una fuente de Infraestructura abierta ( -> como una base de recursos escalables y en constante evolución).
·
5. Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP
Existen cinco razones:
Ø Integración de la información financiera: el CEO* (Chief Executive Officer) siempre busca tener Información financiera. En su búsqueda puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.
*CEO: Encargado de máxima autoridad de la gestión y dirección administrativa en una organización o institución.-
Ø Integración de la información de los pedidos de los clientes: con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía.
Ø Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos.
Ø Minimizar el inventario: los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean más reducidos.
Ø Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios*, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Un ERP puede encargarse de eso.
*Unidades de Negocio: es una unidad organizativa dentro de una empresa, sobre la cual actúa una persona responsable con la intención de canalizar las ventas optimas y obtener beneficios. Es una unidad operática que agrupa servicios, productos diferenciados, vendidos a un conjunto definido de clientes y que al mismo tiempo enfrenta a un grupo determinado de competidores. También llamado Unidades Estratégicas de Negocio (UEN).-
6. Desventajas de los ERP
Definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:
· Son caros.
· Requieren cambios en la compañía y en los procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en el mercado en ERPs.
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Tip. La implementación de un sistema ERP, por lo general, es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaña, alto costos, un equipo considerable de desarrollo además de inversión de tiempo.
En las mayorías de las empresas se requiere reemplazar las infraestructuras existentes lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación. Es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
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NOTA: Cuando hablamos de sistemas ERPs se nos viene a la mente que estos se utilizan únicamente en mega empresas, pero desde unos años que las principales empresas desarrolladoras de sistemas ERP orientaron su mirada hacia las pequeñas y medianas empresas PYMES. Para poder satisfacer esta amplia brecha del mercado tuvieron que adaptar sus precios a los que una pequeña y mediana empresa puede pagar.