Unidad 1
Modulo Sistemas ERP
1. ERP: es la planeación de recursos de una empresa (Humanos, financieros, tecnológicos, materiales, informáticos) para tener un proceso de control efectivo en una sola plataforma.
- Propósito fundamental: es brindar apoyo, rápida respuesta a sus problemas, eficiencia en el manejo de la información, otorgando la toma de decisiones oportunas para las empresas negocios.
2. Características: para considerar un sistema como ERP debe tener los siguientes componentes:
- Integración de procesos: los distintos módulos y sectores se encuentran entrelazados sin necesidad de componentes externos.
- Base de datos única y centralizada: toda la información concentrada en una sola base, evitando duplicados o inconsistencias en la información.
- Módulos funcionales: son componentes especializados que cubren áreas especificas de un negocio como ser: Finanzas (FI/CO), Ventas y distribución (VD), compras y gestión de materiales (MM), Producción (PP), RR.HH (HCM).
- Automatización de procesos: reduce tareas manuales mejorando la eficiencia operativa. Automatiza los flujos.
- Soporte multidivisa, multilenguaje y multisociedad: permite trabajar con diferentes monedas, idiomas, legislaciones fiscales, países/regiones (ideal para empresas multinacionales)
- Capacidad analítica y reporting: incluye herramientas de reporting, dashboards y análisis avanzados, tambien, se integra con soluciones de Business Intelligence BI. (visualización de gráficos de ventas mensuales por región de productos).
- Seguridad y control de acceso: define roles y permisos para usuarios, registra la trazabilidad de los datos de uso del sistema (auditoría). Colabora en el cumplimiento de las normas ISO, GDPR.
- Escalabilidad: puede llegar a crecer junto con la empresa, pudiendo añadir nuevos módulos, usuarios o funcionalidades conforme a lo que se vaya necesitando. Incorporación de módulo e-commerce cuando se requiere.
- Despliegue flexible: un sistema ERP puede implementarse en una empresa de varias formas: cada opción tiene sus ventajas según tamaño, presupuesto y necesidades técnicas.
* On-premise: Instalado localmente en servidores de la empresa.
* Cloud: Alojado en la nube, accesible desde internet.
* Hibrido: Combinación de ambos modelos.
- Cumplimiento normativo: configuraciones predefinidas para cumplir leyes tributarias, laborales, protección de datos, etc. clásicamente reglas. cumplimiento de IFRS, RGPD, factura electrónica, etc.
- Interfaz amigable y personalizable: interfaces intuitivas y adaptativas al interes del usuario como SAP Fiori, totalmente personalizable a procesos específicos.
- Conexión con otras plataformas: posibilidad de integración con sistemas externos como CRM, e-commerce, IoT, IA, etc. Conectar SAP S/4HANA con SAP BTP o SAP Analytics Cloud.
3. Los sistemas ERP más conocidos y utilizados: existen una amplia variedad de sistemas ERP, pero sus funcionalidades, escalabilidad y adaptación, los mas utilizados son:
- SAP ERP / SAP S/4HANA (SAP): sistema de origen Alemán de aplicación muy amplia (desde manufactura hasta servicios)
* Características: uno de los más completos del mercado, tiene versiones en la nube SaaS y locales (on-premise).
Soporta procesos muy complejos y es altamente personalizable.
- Oracle E-Business Suite / Oracle Netsuite / Oracle Fusion ERP (Oracle) : sistema de origen EE.UU, de amplia cobertura cobertura especialmente en finanzas, manufactura y retail.
° Características: posee varias soluciones ERP dependiendo el tamaño de la empresa, NetSuite es ideal para PyMES y empresas medianas con presencia global. Fusión ERP se enfoca en grandes empresas. Integración con otros productos Oracle y soporte robusto.
- Microsoft Dynamics 365 (Microsoft): sistema de origen EE.UU, de aplicación en comercios, servicios, manufactura, logística, entre otros.
° Características: sistema basado en la nube, posee mucha flexibilidad. Incluye módulos como ventas, CRM, finanzas, operaciones, etc. Excelente integración con otras herramientas Microsoft (Office 365, Azure, etc). Interfaz intuitiva y buen soporte técnico.
- Sage ERP (Sage Group): de origen Ingles, de aplicación a empresas pequeñas y medianas.
° Características: fácil y económico para usar comparado con SAP/Oracle, posee diferentes versiones según el tamaño de la empresa. Ideal para PyMES que precisan un ERP accesible y de rápida implementación.
- Kingdee / Yonyou (Empresas chinas): de origen chino, de aplicación en empresas manufactureras y comerciales en Asia.
° Características: tienen versiones tanto para empresas pequeñas como grandes. adaptados al mercado asiático y regulaciones locales.
- Odoo (Open Source): de origen belga, de aplicación muy flexible, usado en todo tipo de empresas.
° Características: es un ERP modular, por lo que podemos elegir solo los módulos que precisamos, posee versión gratuita (open source) así mismo versiones de pago. Fácil de personalizar.
- Epicor ERP: de origen EE.UU, de aplicación en la industria de la manufactura, distribución y servicios.
° Características: se enfoca principalmente en industriales y manufactureros de tamaño mediano-grande, disponible en modalidad local o cloud.
Participación estimada del mercado de los sistemas ERP más utilizados:
4. Las industrias que más utilizan ERP: son aquellas que requieren una gestión integrada y eficiente de múltiples procesos internos.
- Manufactura/Producción: en este tipo de industrias las ERP se utilizan más ampliamente, necesitando controlar: la planificación de la producción, gestión de inventarios, cadena de suministro, calidad y el cumplimiento normativo, costos y márgenes.
- Distribución y logística: gestión de grandes volúmenes de productos, transportes y proveedores. Requieren un control estricto de: inventarios en tiempo real, compra y venta, flota y transporte, pedidos y entregas. Ej. : Sage X3, Infor LN, Odoo, Microsoft Dynamics 365.
- Retail/Comercio minorista: Se enfocan en la gestión de: ventas multicanal, gestión de inventarios, relación con proveedores, puntos de venta (POS). Ej, : Mycrosoft Dynamics 365 Commerce, Oracle Retail, SAP S/4HANA.
- Servicios Públicos (Energía, agua, gas): requieren sistemas ERP para su gestión: activos fijos y mantenimiento, operaciones reguladas, RR.HH y nómina, facturación y servicios al cliente. Ej.: SAP ERP Utilities, IFS Applications, Oracle Utilities.
- Salud y farmacéutica: Utilizan sistemas ERP para la gestión de: procesos regulatorios, almacenamiento y distribución de medicamentos, equipos médicos, personal sanitario, cumplimiento legal tal como FDA/GMP. Ej.: SAP for Pharmaceuticals, Oracle Health Sciences, Microsoft Dynamics 365 Healthcare.
- Construcción e ingeniería: utilizan las ERP para el control de proyectos a largo plazo, subcontrataciones y recursos, con módulos especializados de: gestión y contabilidad de proyectos, RR.HH, adquisiciones. Ej.: SAP S/4HANA,Oracle, Microsoft Dynamics 365 y Sage 300.
- Sector financiero y bancario: requieren alta seguridad y cumplimiento normativo, utilizan ERO para: contabilidad avanzada, gestión de activos, cumplimiento (compliance), reporting financiero.
- Educación: utilizan ERP para: recursos financieros, RR.HH, infraestructura, estudiantes y matrículas. Ej.: Ellucian Banner, Workday Student, SAP Higher Education.
* Porque se precisan ERP en las industrias?: estos sistemas centralizan datos, automatizan procesos, reducción de errores y mejora en la toma de decisiones, al manejar volúmenes de información y operaciones complejas, haciendo que las ERP mejoren la eficiencia de estas industrias.
5. Desventajas de la implementación de las ERP: la implementación de este sistema, posee grandes riesgos y desventajas si no se planifica y ejecuta de manera correcta. Las principales desventajas o retos en la implementación de una ERP:
- Altos costos iniciales: puede ser muy costosa, por gastos de: licencias de software, infraestructura tecnológica (servidores, nube), capacitación, consultoría externa, personal interno dedicado al proyecto. Empresas pequeñas puede verse afectadas perp existen soluciones escalables como las nubes/cloud.
- Tiempo prolongado de implementación: esta puede durar meses incluso años, depende el tamaño de la empresa y complejidad del sistema; durante ese tiempo los empleados suelen dividir sus tiempos de atención entre el trabajo y y la adaptación al nuevo sistema.
- Resistencia al cambio por parte del personal: aprender nuevas formas de trabajo por miedo a lo desconocido, o porque pierden control de sus prácticas habituales.
- Complejidad del sistema: al ser sistemas poderosos pueden ser complejos de entender y usar, requiriendo formación continua, y en algunos casos, con conocimientos avanzados.
- Personalización costosa y limitada: aunque estos poseen opciones de personalización, pueden resultar altamente costosos, difícil de mantener en las próximas actualizaciones, limitado por el proveedor. El peor error de una empresa es adquirir un producto que no se ajuste totalmente a los procesos internos.
- Dependencia del proveedor ERP: si la empresa depende mucho del proveedor, puede exponerse a aumentos de precio, cierre del servicio, actualizaciones que afectan operaciones.
- Riesgo de errores durante la migración de datos: la migración puede provocar: pérdida de la información, datos duplicados, errores en históricos financieros o de inventario, por lo que precisa un proceso cuidadoso de limpieza y validación de datos antes de la migración.
- Impacto temporal en la productividad: durante la transición, puede haber caídas de productividad mientras el equipo se adapta al nuevo sistema, especialmente si no hay suficiente capacitación al personal.
- Posibles problemas de integración: no todos los sistemas ERP se integran fácilmente con los otros ya existentes, (como CRM, herramientas de BI, POS, etc.), por lo que se puede requieren desarrollo adicional o middleware para conectarlos.
- Seguridad y riesgos informáticos: centralizando toda la información empresarial en un solo sistema se aumenta el riesgo de: brechas de seguridad, ataques cibernéticos, pérdida de acceso por fallos técnicos, por lo que es importante tener políticas claras de respaldo, permisos y protección de datos.
* Conclusión: vale la pena la implementación de las ERP, siempre y cuando este se encuentre bien planificado y posteriormente.
6. Las mejores prácticas para elegir e implementar un sistema de ERP:
- Definición clara de objetivos: para esto debemos responder: Que se debe resolver?, cuáles son las metas a corto y largo plazo?, qué procesos internos necesitamos mejorar?
- Formación de un equipo multidisciplinario: involucra representantes de todos los los deptos. clave: finanzas, ventas, compras, operaciones/producción, tecnología, RR.HH.
Este, debe participar en selección de ERP, definición de requisitos, pruebas y validación.
- Lista de requerimientos: se debe preparar una lista de requerimientos funcionales y técnicos, esto colaborara en la elección de proveedores de forma objetiva: módulos (contabilidad, inventario, ventas, RR,HH), personalización (se pueden crear reportes personalizados?), integración (se integra con el CRM actual?), escalabilidad (permite agregar más usuarios o módulos en el futuro?), soporte técnico (hay soporte en español y horarios extendidos?), costos (incluye licencias, capacitación, mantenimiento anual?).
- Evalúa sistemas ERP según el tamaño de la empresa y sector: los ERP son específicos para cada necesidad empresarial, considerando: tamaño, sector industrial, ubicación geográfica.
- Prueba antes de la compra: esta bien considerar una demostración en vivo o prueba de sistema ERP: se debe solicitar la prueba en escenarios reales de la empresa en cuestión. involucrar al personal que lo utilizara, evaluar la facilidad del uso, velocidad y claridad.
- Planificación de la implementación: considerando: cronograma claro, asignación de responsables, gestión del cambio (capacitación y comunicación), implementación por fases (más seguro).
Se debe evitar hacer cambios operativos importantes durante la implementación.
- Capacitación del equipo desde el minuto cero: un buen sistema ERP no sirve si el personal no sabe como usarlo, organización de sesiones de entrenamiento, designación de usuarios lideres que apoyen a los compañeros, preparación de manuales y videos tutoriales.
- Medición del éxito después del lanzamiento: se debe definir indicadores clave KPIs para medir el impacto del ERP, revisándolos periódicamente y ajustándolos si fuera necesario: tiempo promedio del cierre contable, N° de errores de facturación, disponibilidad de inventario, satisfacción del cliente interno.
- Elección de la ERP en la nuble o local, según las necesidades de la empresa: para una PyME, un ERP nube suele ser la solución por el bajo costo y facilidad de uso.
- Plan de contingencia: antes de migrar la información, se debe hacer respaldo completos, poseer plan B en caso de fallo técnico o inconvenientes por resistencia del personal, definición de quienes serán los responsables de cada área.
* Cómo evitar los riesgos mas comunes de un implementación de ERP: para los altos costos ---> se debe elegir un ERP escalable y en la nube; por resistencias a los cambios ---> se debe capacitar y comunicar con anticipación; complejidad del sistema ---> probar antes de comprar y buena capacitación al personal; pérdida de productividad ---> implementación por fases y sin presión; errores en datos ---> limpieza y validación de datos antes de la migración de datos; ---> problemas de investigación ---> se debe asegurar que el sistema ERP se conecte con con todos tus sistemas actuales.