Qué es un ERP? (Enterprise Resourse Planning o Planeación de Recursos de la Empresa)
Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (ej. finanzas, logística, comercial). Son una evolución de los sistemas MRP.
Propósito de los ERPs: otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, disminución de costos de operación, manejo eficiente de información, unificación de la misma para la toma de decisiones y acortamiento de los ciclos productivos.
Características de los ERPs:
- Flexibilidad: Responder a las constantes transformaciones de las empresas operando sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas.
- Modularidad: Sistema de arquitectura abierta: que puede usar un módulo sin que éste afecte a los restantes, así como facilitar la expansión y/o adaptabilidad de módulos posteriores.
- Comprensivo: Debe estar apto para soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área de negocios.
- Conectividad: Debe permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo ámbito empresarial.
- Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.
- Simulación de la realidad: El control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.
El mercado de los ERPs
Las empresas deben tener en claro el objetivo por el cuál van a implementar un ERP, respondiendo las siguientes preguntas:
- Cuál es el resultado que se espera?
- De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
- Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
- Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
ERPs más reconocidos y utilizados:
- Oracle, con 13% de presencia respecto al mercado de los ERPs.
- JD Edwards
- Sage, con 6% de presencia en el mercado de los ERPs, al igual que INFOR.
- INFOR
- SAP, de origen alemán, empresa más conocida dentro del mundo de los sistemas ERPs, con productos tales como SAP ERP, SAP S/4HANA y SAP Business One con 25% de presencia en el mercado de los ERPs.
- Microsoft Dynamics
Beneficios de los ERPs: ayudan a las empresas a:
- Optimizar los procesos
- Favorecer el acceso a la información;
- Tomar decisiones de forma más rápida;
- Tener un mayor control;
- Aumentar la seguridad;
- Mejorar la atención al cliente;
- Reducción de costos empresariales;
- Aumento de la rentabilidad;
Razones por las cuáles una empresa debe implementar un ERP
- Integración de la información financiera: todos los sectores tendrán una sola versión de los números de la empresa.
- Integración de la información de los pedidos de los clientes: desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía, sin originarse problemas de comunicación entre los sistemas.
- Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos;
- Minimizar el inventario: agilizan los flujos y mejoran la visibilidad de cumplimiento de orden, reduciendo los inventarios y ayudando a los usuarios a desarrollar mejores planes de entrega para los pedidos hechos por los clientes.
- Estandarización de la información de RRHH: para que las compañías con múltiples unidades de negocios tengan un simple método unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos.
Desventajas de los ERPs
- Resistencia al cambio: por la preferencia de seguir llevando a cabo sus tareas de forma tradicional de parte de algunos empleados o departamentos, dificultando la implantación e implementación del ERP.
- Los beneficios no son inmediatos: Por el tiempo que toma migrar información y el que necesitan las tareas para ejecutarse;
- La ejecución depende del talento: por lo que se debe educar y comprometer al personal involucrado en la interacción con las aplicaciones, motivándolo a participar de los beneficios del nuevo modelo de trabajo.
- Los costos son altos: sobre todo si la incorporación del sistema requiere reemplazar infraestructura existente, debiendo invertirse capital adicional, especialización de los trabajadores y, en algunos casos, parar temporalmente el negocio.
- La implementación es larga: y compleja, en caso de que requiera rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.
No debe pensarse que sólo las mega empresas pueden beneficiarse de la utilización de estos sistemas, ya que se están desarrollando soluciones de este tipo para pequeñas y medianas empresas con costos más económicos.