Lección 1: Los sistemas ERP
¿Qué es un ERP?
Los ERP son Sistemas integrales de Gestión Empresarial, creados para modelar y automatizar los procesos, basándose en un eficiente manejo de la información, unificada y ordenada, en todos los sectores de la empresa (producción, proyectos, inventario, finanzas, ventas, compras, contabilidad, RRHH). Antes eran llamados MRP y solo apuntaban a la planificación de materiales y capacidades productivas.
Características indispensables de un ERP
- · Flexible: para poder operar sobre diferentes bases de datos para adaptarse a los cambios que surgen en la empresa;
- · Modulable: el sistema debe permitir la implementación de las funcionalidades por módulos, es decir, que sus especificaciones sean públicas para que los clientes puedan anexarse e instalen los módulos que necesitan y los que no necesitan de todo el sistema;
- · Comprensivo: en cuanto a estructuras organizacionales, para abarcar las necesidades de todo tipo de empresas de acuerdo a los requisitos de cada una;
- · Conectivo: para permitir la conexión con otras entidades exteriores de la empresa con el fin de exportar e importar datos al sistema;
- · Contener las mejores prácticas de negocios: para ampliar la capacidad de adaptación de las empresas mediante las estrategias determinadas;
- · Permitir la simulación de la realidad de la empresa: la utilización del sistema debe reflejar el día a día de la empresa de modo que el sistema y la empresa funcionen como un todo.
El mercado de los ERP
Las empresas deben tener en claro sus objetivos (qué resultado quiere, cuánto tiempo tiene, quiénes en la empresa usarán el ERP para luego modificar los procesos) antes de implementar un ERP. Las industrias que más usan los ERP son las de fabricación/distribución, las minoristas, las mayoristas, las de servicios profesionales/consultoría, las de obras/construcción; mientras que las industrias que menos usan los ERP son las de agro, educación, finanzas, servicios masivos, intermediarios.
Los ERP más conocidos y usados, mencionados en orden de presencia en el mercado, son: SAP, Oracle, Sage, Infor, Microsoft Dynamics.
Beneficios de los ERP
· Optimizar procesos.
· Favorecer el acceso a la información.
· Tomar decisiones de forma más rápida.
· Tener un mayor control para detectar y corregir errores.
· Aumentar la seguridad.
· Mejorar la atención al cliente.
· Reducir los costos empresariales.
· Aumentar la rentabilidad.
Razones por las cuales las empresas quieren un ERP
· Integrar la información financiera: para unificar la información de los distintos departamentos de una empresa para que el CEO se encuentre con una única versión de la información.
· Integrar la información de los pedidos de los clientes: sobre todo en logística para mejorar la disconformidad y los problemas de comunicación.
· Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: para automatizar procesos de fabricación y así ahorrar tiempo, reducir costos y aumentar la productividad.
· Minimizar el inventario: agilizar el proceso de cadena de suministro, mejorando el cumplimiento de los planes de entrega respecto a los pedidos de los clientes.
· Estandarización de la información de RRHH: para empresas con muchas unidades de negocio, para mejorar la comunicación entre los empleados.
Desventajas de los ERP
· Resistencia al cambio.
· Los beneficios no son inmediatos.
· La ejecución depende del talento; los empleados deben estar dispuestos, educarse y capacitarse para ejecutar correctamente los ERP.
· Los costos son altos; en la mayoría de los casos es necesario reemplazar la infraestructura existente.
· La implementación es larga, ya que hay que rediseñar los esquemas de trabajo, incluso a veces hay que parar las operaciones.
· El grado de experiencia de los proveedores del producto es muy importante para el buen funcionamiento del sistema.
Hoy en día no solo mega empresas usan ERP, sino que las desarrolladoras de éstos sistemas se han adaptado para poder brindar sus servicios a pequeñas y medianas empresas (Pymes).
El futuro de los sistemas ERP
Se espera un crecimiento en el mercado global entre el 2022 y el 2026, debido a 3 aspectos: la integración en la nube de los sistemas ERP, las medidas de seguridad de datos mejoradas y la integración de tecnologías de última generación como la Inteligencia Artificial.
De acuerdo a estos 3 aspectos, hay 5 claves que marcarán el mercado de los ERP en el corto plazo:
1. TODO ESTÁ EN LA NUBE. Hoy en día hay 3 opciones a la hora de implementar un sistema ERP:
On-Premise, es decir que todo el sistema incluida la base de datos, se encuentra almacenada en el centro de cómputos de la empresa, el cual debe disponer del hardware necesario;
On-Cloud, en el cual el sistema ERP se instala y administra en los servidores de un proveedor, de esta forma, la empresa debe darles el control y el acceso a sus datos a un tercero, sin embargo, hoy en día está creciendo esta modalidad debido a que se achican enormemente los tiempos de implementación y se ven los resultados más rápidamente, será el predeterminado.
Híbrida, parte on-premise y parte on-cloud.
2. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y MACHINE LEARNING. Ofrecen una gran variedad de beneficios, sobre todo para automatizar procesos, aumentar la eficiencia, generar ideas y mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, la IA puede detectar anomalías en los datos sin que los empleados tengan que pasar por los informes. Otro ejemplo es que la IA podrá ayudar a detectar problemas antes de que ocurran, lo cual evitará el tiempo de inactividad y generará ahorro de dinero y más productividad. Otro ejemplo es el uso de drones para la gestión de inventario dentro de las grandes plantas de fabricación, los cuales leen las etiquetas adjuntas a las máquinas y envían la información a un sistema ERP, donde las herramientas que funcionan con IA generan informes sobre todo tipo de cuestiones a nivel inventario e incluso mantenimiento.
3. EL MERCADO DEL ERP, EN LA CRESTA DE LA OLA. Con el crecimiento sin signo de desaceleración del internet en las cosas, los fabricantes van a invertir más en soluciones periféricas que complementen el ERP, para mejorar y ampliar sus sistemas centrales y aumentar su productividad en los próximos años. Esto va a simplificar la comunicación entre el número de dispositivos y ayudará en la interpretación de los datos que se recopilen. Al vincular soluciones periféricas a dispositivos y productos conectados a internet, los datos de internet en las cosas se pueden canalizar automáticamente al sistema ERP principal. Todo esto conlleva a una mejor supervisión de las operaciones en la cadena de suministro y acelera el proceso de toma de decisiones. También permitirá mejorar la inteligencia de negocios, al poder monitorear las operaciones de las maquinas desde cualquier lugar del mundo y al hacer análisis en tiempo real para rastrear el mantenimiento y minimizar las interrupciones. Será de ayuda a los gerentes en la toma de decisiones tácticas y les permitirá saber exactamente qué está pasando en toda la cadena de suministro.
4. DATOS POR TODAS PARTES. Se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas, por lo tanto, contar con un sistema ERP que esté basado en datos y que ofrezca la capacidad de acceder, analizar y presentar los datos de una manera que los empleados puedan entender, será más importante que nunca. Al usar herramientas de análisis conectadas al software ERP, las empresas pueden hacer predicciones, pronósticos e informes sobre sus estrategias comerciales futuras y satisfagan las necesidades de los clientes. También los datos ayudan a identificar cualquier proceso ineficiente. La categorización de los datos también cobrará aún más importancia ya que comprender de donde provienen y como utilizarlos va a ayudar a generar confianza en la toma de decisiones.
5. EL BLOCKCHAIN EMERGE. La cadena de bloques es la tecnología que está detrás de los bitcoins, se trata de una base de datos distribuida en donde las partes intercambian información eliminando intermediadiarios para concretar una transacción. Esto está generando mucho interés en varias áreas del software empresarial y el mercado de los ERP no es una excepción, especialmente en lo que se refiere a fabricación. La gestión de la cadena de suministro ya está demostrando tener un potencial significativo como aplicación temprana de blockchain ERP debido a la visibilidad y a la trazabilidad que proporciona. Por ejemplo, la gestión de inventarios ha sido tradicionalmente un proceso complejo y laborioso, especialmente para empresas grandes y multinacionales, pero el blockchain tiene el potencial de agilizar significativamente las operaciones al unir las redes de la cadena de suministro a través de un sistema descentralizado. Esto también podrá permitir el rastreo de un producto desde la fábrica hasta la estantería del minorista sin preocuparse por la pérdida o la manipulación de los registros. La mejor aplicación seria en el rubro de los alimentos y bebidas ya que se proporciona más transparencia en cuanto a la procedencia de los productos. Automatizar los procesos de negocio mediante el uso de contratos inteligentes que imponen una relación con código criptográfico, al igual que la configuración de pagos automáticos, los contratos inteligentes eliminarán la necesidad de que las empresas envíen facturas y persigan los cobros.