✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Ornella Mollani Norverto

Los costos de mantener e implementar SAP

Antes de poder determinar el costo del sistema SAP para la empresa que lo implementa, lo primero que debemos saber es que requiere la empresa del sistema. SAP tiene varios tipos de sistemas, la forma más sencilla de determinar cuál es el producto de SAP que necesita la empresa es a través de la complejidad de los procesos que se ejecutan en la empresa:

Para empresas con procesos simples: si son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.

Para empresas con procesos complejos: en cambio sí son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y especificas podrían utilizar SAP S/4HANA.

Una vez que la empresa determina cuál será el producto de SAP que se implementará tendrá que decidir si implementación se realizará en las instalaciones de la empresa, es decir on-premise o en la nube. En este punto vale la pena realizar esta mención ya que, dependiendo de esta elección, la conformación de los costos de implementación y mantenimiento del sistema SAP cambian.

La implementación del sistema SAP on-premise suele ser un poco más costosa en comparación con un sistema en la nube. La necesidad de hardware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura, así como los costos del software y su personalización pueden disparar fácilmente el precio total.

La principal ventaja del sistema SAP en la nube está en el menor costo de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema lo proporcionará en su lugar. De la nube hay que destacar que el precio del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estarán incluidos en la subscripción mensual, sin ningún costo adicional para la empresa.

Ahora bien, si ya determinamos que producto de SAP vamos a implementar en la empresa y cuál será el modo de implementación, la próxima gran pregunta que debemos hacernos es ¿Cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar? Esta pregunta es sumamente importante ya que dimensiona en gran medida el tamaño del proyecto de implementación.

Si una empresa está considerando implementar SAP, resulta importante que se realice las siguientes preguntas:

· cuantos usuarios de SAP necesitara la empresa?

· existirá una configuración única o múltiple?

· la instalación se hará on cloud u on premise?

· que módulos o áreas funcionales del sistema SAP utilizara la empresa?

· la configuración se realizará para uno o varios países?

· la implementación se hará en uno o en varios servidores?

· qué nivel de personalización del sistema requerirá la empresa?

· los usuarios necesitaran aplicaciones móviles adicionales?

Luego debemos preguntamos cuantas personas utilizarán el sistema, ya que en gran medida el costo total de la implementación del sistema SAP se encuentra atado a la cantidad de usuarios que tendrá el sistema.

Por cada persona regularmente se requiere una licencia, estas pueden ser de muchos tipos pero principalmente hay dos tipos de licencias:

· Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.

Las licencias profesionales para el sistema SAP Business One cuestan 2700 dólares. Las licencias profesionales para el sistema SAP S/4HANA cuestan 4800 dólares.

· Licencias limitadas, tienen un acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización.

Las licencias limitadas para el sistema SAP Business One cuestan 1400 dólares. Las licencias limitadas para el sistema SAP S/4HANA cuestan 2000 dólares.

Ahora bien, si ya sabemos cuál es el producto de SAP que se va a implementar en la empresa, si la implementación será en las instalaciones de la empresa o en la nube y también conocemos la cantidad de usuarios que utilizarán el sistema entonces con esta información solamente ¿Podemos determinar el costo total del sistema SAP?

La respuesta a esta pregunta es no, ya que existen muchos otros costos que debemos tener en cuenta de modo de poder contestar las siguientes dos preguntas:

¿Cuál será el costo para implementar el sistema SAP en la empresa? Luego de implementado el sistema, ¿Cual será el costo para mantener el sistema SAP en la empresa?

A continuación, vamos a analizar el resto de los costos que debemos tener presentes:

Los costos, ya sea de implementar el sistema SAP o de mantenerlo mes a mes, se distribuyen principalmente en torno a tres variables: software, hardware y servicios.

· Costos relativos al hardware: los gastos en hardware aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadoras, servidores o la infraestructura que haya que crear. Si el sistema SAP se implementa en la nube entonces no será necesaria tanta inversión en hardware ya que esto será responsabilidad del proveedor del servicio.

· Costos relativos al software: el costo del software de SAP es el más importante, aunque no necesariamente el más costoso. En ocasiones, los costos de software no están del todo claros, ya que existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final.

Dentro de los costos de software tenemos que mencionar también el costo de software no SAP ya que en ocasiones será necesario comprar algún software adicional, como por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo SAP.

· Costos relativos a los servicios: dentro de los servicios que conforman el costo de SAP se encuentra la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera. Cuantos más procesos y funciones personalizadas necesitan una empresa, más servicios serán necesarios para el funcionamiento óptimo del sistema SAP.

Vamos a analizar en detalle cómo están compuestos los costos relativos al mantenimiento pero antes tengamos presente que como cualquier otro producto o servicio que se adquiere, luego de implementado el sistema SAP en una empresa, existe un periodo de garantía que puede estar determinado de distintas formas según la empresa, es decir se pueden fijar una cantidad de meses desde el momento de la implementación del sistema o puede establecerse de otra forma por ejemplo cuando el nivel de incidencias diarias que surgen en el ambiente de producción es menor a tantas incidencias diarias.

Respecto de la garantía de la implementación del sistema SAP resulta sumamente importante que nos hagamos las siguientes preguntas:

¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía?

¿Cuándo vence?

¿Qué cubre?

¿Qué no cubre?

Una vez que se implementa el sistema SAP en la empresa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento correctivo. Es una forma de mantenimiento del sistema informático el cual se realiza después de un fallo a problema que surge en un sistema, con el objetivo de restablecer la operativa del sistema y el trabajo continuado de la empresa.

Cuando los usuarios comienzan a operar con el sistema van a surgir errores de todo tipo.

Algunos de ellos pueden tener que ver con errores del uso del sistema SAP, es decir por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general. Para corregir estos errores será necesario analizar lo acontecido y llevar a cabo las soluciones necesarias que pueden tener que ver con correr procesos en SAP y ejecutar transacciones que terminen impactando en la base de datos central del sistema.

También pueden surgir errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido probadas exhaustivamente durante las diversas etapas de pruebas, al momento de utilizar el sistema en el ambiente de producción, el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos de la empresa o simplemente se produce un error al utilizar esta funcionalidad.

Por ejemplo, imaginemos que se creó una transacción a medida de las necesidades de la empresa y que, al momento de ejecutar la transacción en forma masiva en el ambiente de producción, se genera un error en base a una condición determinada de los datos productivos, que no fue probada anteriormente por to cual no estuvo contemplada.

Otros errores que pueden surgir y que serán analizados y solucionados por el equipo de mantenimiento correctivo pueden tener que ver con errores que pueden producirse al realizar la grabación de los datos en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura de la empresa o bien simples consultas acerca de cómo hacer ciertas operaciones con el sistema SAP.

Es importante destacar que para trabajar en la solución de estos errores que surgen luego de la implementación de SAP, se va a conforman un equipo de mantenimiento correctivo, el cual va a estar formado por los usuarios especialistas en cada uno de los módulos o áreas funcionales que se hayan implementado del sistema SAP y a estos usuarios se van a sumar consultores de la empresa que realiza la implementación del sistema y también programadores ABAP que son los que modificarán el sistema SAP en caso que sea necesario.

Ahora bien, mientras se utiliza el sistema en el ambiente productivo, el usuario, es decir la empresa que implemento SAP puede notar que necesita nuevas funcionalidades no previstas con anterioridad o que requiere realizar cambios a las reglas del negocio que se han implementado. Estos cambios no son errores que surgen, sino que son nuevos requerimientos que tiene el cliente y que se enmarcan dentro de los que se conoce como Mantenimiento evolutivo.

El mantenimiento evolutivo es el proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema, y/o adicionar nuevas funcionalidades ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas (por ejemplo, cambios en normativas impositivas, fiscales o legales).

En ocasiones se presentan problemas en la definición de lo que debería funcionar o estar correcto en el sistema SAP, es decir, la delimitación clara de la frontera entre lo que es el mantenimiento correctivo y el mantenimiento evolutivo. No es algo que no está nada claro en muchos casos, ya que por ejemplo podríamos preguntarnos: ¿esa funcionalidad que dice el cliente que debería estar y que no contempla el sistema, es algo que se ha sacado de la galera o realmente se contempló en la definición del sistema de información? es algo que no se ha interpretado correctamente en el momento del análisis? ¿es algo que se suponía que se podía extrapolar del análisis, aunque no aparezca explícitamente? Es cierto que hay muchos casos en los que las incidencias son claramente correctivos y en la mayoría de las situaciones no dan problemas ni para el cliente ni para el proveedor, que será consciente que son fallos suyos y los solucionara. También hay casos que son evolutivos y que son complicados de meter como correctivos, ya que una cosa es que la pared tenga que estar pintada de blanco, la manija sea dorada y que el piso de cerámica, y otra cosa muy diferente es que se intente comprar un piso de 4 dormitorios por el precio de uno de 1 dormitorio. Sin embargo, entre un caso, que es el de los correctivos claro y otro, el de los evolutivos claros, hay todo un abanico de posibilidades que la mayoría de las veces dan lugar a conflicto. Estos conflictos serán menos si el presupuesto del proyecto es holgado, si el cliente es bueno, si el proyecto se trata de una inversión para intentar conseguir más negocio con el cliente, o a través del producto se ha desarrollado, etc.

Podemos decir que el mantenimiento correctivo va a estar incluido durante un período de tiempo en el contrato de post implementación del sistema SAP. Luego de finalizado ese plazo de tiempo, que es en general cuando la implementación del nuevo sistema ya se encuentra estabilizada, es decir la cantidad de errores que surgen día a día y la importancia de los mismos disminuye a un punto aceptable, entonces comenzará una nueva etapa de trabajo del equipo de mantenimiento correctivo.

En cambio, el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato de post implementación, o si se encuentra incluido, entonces está acolado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes. Esas horas no son acumulativas, es decir o se consumen o se pierden.

También dentro de lo que se conoce como mantenimiento debemos tener presente el Mantenimiento de la infraestructura.

Dentro de este punto se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor SAP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente.

Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto, requieren mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo o backups, como detalles de datos de auditoria, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

A parte de toda la estructura de gastos que acabamos de mencionar existe un cargo anual que se denomina Fee anual de licencias, que desde hace muchos años se acepta para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de licencias.

Con el pago del Fee Anual el proveedor del sistema SAP entrega una actualización o una nueva versión del producto con cierta frecuencia. No obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la implementación, la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses. En definitiva, esto se traduce en tiempo y dinero, es decir en costa.

En el caso de implementaciones complejas con mucho desarrolla hecho a medida, es decir Z la tarea se complica de forma considerable ya que habrá que realizar las pruebas necesarias para validar que las personalizaciones o customizaciones sean compatibles con la nueva versión.

Como conclusión final vamos a tratar de justificar ¿Por qué decimos que SAP no es un sistema costoso?

Si bien hasta ahora hemos indagado sobre los costos asociados a la implementación y el mantenimiento del sistema SAP, aún no ahondamos en la justificación sobre el valor que aporta SAP a la organización. El punto más relevante que debemos tener en cuenta es que SAP jamás quedará pequeño para la empresa. Aquellas empresas que lo implementan reciben en su totalidad et cumplimiento de sus necesidades. Es un sistema confiable y esto significa que la empresa obtiene entre 10 a 20% de incremento en la satisfacción al cliente. Es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la parada de empresa. Es un sistema que crece con la empresa y está diseñado para empresas en crecimiento y puede adaptar a la empresa a procesos de negocio nuevos de manera sencilla.