✒️El upgrade del sistema SAP

¿Qué es un Upgrade de SAP?

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto.

Dentro del mundo SAP esto mismo se traduce a actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada en la empresa por una versión nueva de SAP.

SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas, los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un update o actualizar SAP nos estamos refiriendo a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí.

Estos updates o actualizaciones del sistema SAP se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package los cuales realizan correcciones del código de SAP. Estas actualizaciones se realizan cada cierta cantidad de tiempo o a medida que estas mejoras y correcciones van siendo lanzadas al mercado.

Ahora bien, cuando nos referimos a un upgrade del sistema SAP ya no hablamos de solo una actualización de los componentes internos sino de una actualización del producto integro, lo que acarrea muchas mejoras, nuevas funcionalidades, etc. Generalmente a la hora de realizarse un upgrade se planifica un nuevo proyecto, no solo con consultores técnicos sino también con los consultores funcionales de cada una de las áreas de la empresa, pues se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z, es decir de los desarrollos propios de la empresa, que puedan ser reemplazados por el sistema estándar o adaptados a la nueva versión del sistema.

Los beneficios de un Upgrade de SAP

Dentro de los beneficios que vienen de la mano de la realización de un upgrade de SAP podemos mencionar:

· La empresa contará con nuevas funcionalidades

· El sistema tendrá mayor estabilidad

· El sistema tendrá mejor rendimiento

Tal como vimos en anteriores lecciones, la última versión disponible del sistema SAP para grandes empresas es la versión S/4HANA, la cual funciona únicamente con la base de datos SAP HANA. Por lo tanto, las empresas que tengan implementada la versión anterior del sistema SAP, es decir la versión SAP ECC, se encuentran en perfectas condiciones de realizar un upgrade de SAP.

Para estas empresas que cuentan con el sistema SAP ECC implementado se pueden dar las siguientes situaciones:

· La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA y mantener el sistema SAP ECC

· La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos SAP HANA y pretende realizar un upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.

· La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con una base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade tanto de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA como así también de la versión del sistema SAP de modo de implementar SAP S/4HANA ya sea on-premise o en la nube

Existe otra opción disponible para las empresas que ya cuentan con el sistema SAP, que consiste en definir si es más conveniente para la empresa que cuenta con el sistema ECC, si es mejor realizar una migración hacia SAP S/4HANA con todo lo que esto implica o directamente realizar una nueva implementación del sistema SAP S/4HANA desde cero. Este es el gran dilema que pocos tendrán el coraje de enfrentar. Cada empresa cliente tiene un historial de su sistema SAP ECC y de todo lo que está en el entorno de su infraestructura TI y por más dolorosa que parezca la noticia, en algunos casos es más barato hacer todo desde cero a S/4HANA. En gran parte esto se debe a que un gran número de nuevos procesos de negocios fue incorporado a SAP S/4HANA y tal vez en la empresa que disponía hasta ahora el sistema SAP ECC se hayan desarrollado subsistemas simplemente porque el sistema SAP CC no atendía las necesidades de la empresa cliente.

SAP recientemente ha informado la ampliación del soporte al sistema SAP ECC del año 2025 al año 2027 con posibilidad de ampliar hasta el año 2030 y también anunció que dará soporte al sistema SAP S/4HANA hasta finales del año 2040.

Teniendo en mente las fechas que acabamos de mencionar, podemos estar pensando que disponemos de algunos años más para pensar cuando es el momento oportuno para realizar el upgrade de SAP en la empresa. Nuestro pensamiento no está del todo errado, pero puede no ser la mejor decisión.

A medida que nos acercamos a la fecha final experimentaremos un boom de proyectos, es decir un escenario semejante al que ocurrió en el año 2000, con el llamado efecto 2000 o Y2K. Eso implica escasez de profesionales y mayores costos, en función de la relación entre oferta y demanda.

En este punto podemos llegar a preguntarnos ¿Cuáles son los riesgos a los que se enfrenta una empresa si no actualiza la versión actual de su sistema SAP?

Una vez que la versión de SAP llega al final de la fecha de mantenimiento, SAP puede proporcionar mantenimiento extendido por una tarifa de mantenimiento adicional. Una vez que ha expirado el acuerdo de mantenimiento complementario, la versión ingresa automáticamente al mantenimiento especifico del cliente, donde se deben pagar tarifas de mantenimiento adicionales y hay un alcance restringido de servicios.

Las fechas de expiración del mantenimiento general y es mantenimiento extendido se publican en la matriz de disponibilidad de productos de SAP y la estrategia de lanzamiento de SAP.

Los factores claves a considerar para realizar el Upgrade de SAP

Es un hecho conocido que implementar un sistema SAP nuevo o migrar un sistema SAP existente puede ser una tarea gigantesca, tanto en términos de esfuerzo como de recursos financieros. Por lo tanto, antes de emprender un upgrade, los CEO de las empresas deben tener una claridad absoluta de pensamiento y propósito a la luz de las tecnologías emergentes y las realidades comerciales.

Analicemos a continuación algunos factores claves para tener presentes a la hora de decidir el upgrade del sistema SAP:

· Análisis de necesidades y brechas: por muy elemental que parezca, la evaluación del rendimiento de un sistema SAP a menudo tienda a centrarse en la tecnología y el hardware. Para obtener una imagen clara, es igualmente importante realizar una evaluación con el objetivo de identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.

Por ejemplo, un sistema que no admite la fabricación inteligente o los canales de ventas digitales coloca a la empresa en una cara desventajas en el mundo digital en el que operamos hoy.

· Infraestructura de Tl: una gran cantidad de usuarios de SAP aún dependen de la infraestructura de TI ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen, factores de nesgo asociados con la infraestructura en las instalaciones, incluido el daño físico debido a incendios, inundaciones u otras calamidades naturales o una situación similar a la resultante de la pandemia que estamos viviendo. En cualquier caso, si los usuarios no pueden iniciar sesión o acceder a sus datos, el sistema SAP y toda la inversión realizada se vuelven inútiles. Al considerar un upgrade, es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.

· Actualización de tecnología: el panorama tecnológico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con hardware o software más nuevo antes de que los OEM eventualmente suspendan esos productos. Además, las actualizaciones de aplicaciones también ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos definidos. Al considerar un upgrade de SAP es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.

· Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volúmenes de datos. Además, también conduce a una serie de otros cambios incluidos nuevos métodos de producción y modelos comerciales, todos los cuales requieren una infraestructura robusta y flexible. Por lo tanto, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.

· Funcionalidad: hay una serie de funciones y atributos en los negocios actuales que antes no eran tan importantes o críticos tales como: Blockchain. Inteligencia de datos. Internet de las cosas loT, Analíticas de datos y Big Data. Dichas funciones son fundamentales para las empresas, modernas y si la versión del sistema SAP que se encuentra implementado en la empresa no nos permite explotar estas funciones entonces es hora de un cambio.

· Costo total de propiedad (TCO): un factor fundamental a considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, así como los gastos operativos como las tarifas de licencia, las personalizaciones del sistema SAP los gastos de capacitación para poner al día a los recursos humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo. Si bien el objetivo debe ser minimizar el TCO, debe hacerse teniendo en cuenta los beneficios potenciales y el ROI.

· Retorno de la inversión (ROI): como ocurre con la mayoría de las decisiones comerciales, la decisión de actualizar o no un sistema SAP también depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decisión de modernizar o no se reduce al tipo y cantidad de retornos que produciría el upgrade del sistema Y mientras se calcula el ROI, también se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mayor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

No hay duda de que el panorama empresarial y los factores macroeconómicos están cambiando más rápido que nunca. Esto no solo está remodelando los mercados, sino que también influye en el comportamiento y la toma de decisiones del cliente de muchas maneras Y esto se refleja en el aumento de la presión por la atención del cliente y el entorno hipercompetitivo que las empresas necesitan para sobrevivir en la época actual. En tal escenario, una solución SAP de vanguardia podría ser un diferenciador clave y ayudar a las organizaciones a desbloquear et valor comercial latente que existe dentro de la organización y su ecosistema. Cuanto más integrada está una empresa, desde la obtención de insumos hasta la experiencia del cliente posventa más ágil y competitiva se vuelve. Y es por eso que es fundamental realizar comprobaciones periódicas para evaluar si el sistema SAP que tiene implementado la empresa se adapta al ritmo de sus necesidades comerciales.

El Upgrade técnico VS el Upgrade funcional de SAP

A la hora de realizar un upgrade del sistema SAP, la empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto de upgrade. Con esto nos referimos a que la necesidad de realizar un upgrade de parte de la empresa puede venir de los departamentos de negocio de la empresa, del departamento de TI o de ambos. Hablamos de upgrade técnico cuando solamente se pretende cambiar de versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual es decir las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo tras el upgrade.

A través de la realización del upgrade técnico la empresa amplia sustancialmente la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación digital y así cumple con las nuevas y desafiantes demandas del mercado.

Hablamos de upgrade técnico y funcional cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, aparte de cambiar la versión del sistema. En la ejecución de proyectos de upgrade funcional se revisan los procesos de negocio de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión del sistema SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de los procesos, la eliminación desarrollos a medida Z que pasaron a ser solucionados a través de procesos estándar con el nuevo sistema, etc.

En este punto, contar con mano de obra calificada para maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidades del sistema S/4HANA resulta indispensable.

Cuando hablamos de mano de obra calificada, nos estamos refiriendo a los consultores que van a implementar, los cuales deben conocer la solución y cómo extraer el máximo de ella, de forma que la empresa obtenga los beneficios y tenga el retomo sobre la inversión ROI realizado lo antes posible.

Realizar un upgrade técnico y funcional va a involucrar detener por cierto tiempo el ambiente productivo, llamado tiempo de parada. Para poder predecir de cuánto será el tiempo de parada es muy recomendable disponer de un ambiente de pruebas del upgrade conocido como sandbox, el cual debe ser lo más parecido posible al ambiente productivo. Es sumamente recomendable realizar pruebas del upgrade una y otra vez hasta que el resultado sea correcto y se tengan medidos los tiempos de cada una de las tareas del upgrade para así poder respetar siempre el principio de minimizar siempre el tiempo de para del ambiente productivo. Muchas empresas tienen una ventana de downtime o ventana técnica para realizar el cutover bastante reducida en función de la característica del negocio. Este aspecto deberá ser evaluado adecuadamente previo a decidir cuál será el modelo de transición entre la versión anterior del sistema y la nueva versión.

Realizar únicamente el upgrade técnico permite cambiar de versión de una manera mucho más rápida que añadiendo el upgrade funcional, aunque el proceso de testing sigue siendo importante, más aún cuando el sistema está modificado y no hace un uso intensivo del estándar de SAP, es decir existe mucho desarrollo a medida Z. Un proyecto de upgrade técnico ya tiene por sí mismo la suficiente complejidad, riesgo e impacto, como para añadir más peso al mismo añadiendo el upgrade funcional.

Las diferencias se encuentran, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, el cual va a requerir realizar los siguientes pasos:

1- Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades

2- La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

3- La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.

4- El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

5- El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Realizar las tareas anteriores durante el proyecto de upgrade técnico presenta riesgos adicionales, así como trabajo adicional de cara al cambio de versión, ya que no se trata únicamente de cambiar el entorno de versión, con lo que ello puede suponer a nivel de hardware, base de datos, sistema operativo, etc., sino que además de cambiar de versión debe prestar una funcionalidad adicional, distinta, desde el momento en el que el entorno subido de versión entra en producción, lo cual implica más formación, más complejidad en el cambio, más tiempo de parada, mayor dificultad de coordinación entre la empresa cliente y la consultora y esto por indicar solamente algunas cuestiones.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tempos y esfuerzos, minimiza los picos de trabajo de personal interno y/o externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta y, por tanto, ahorro de costos.

Si el upgrade técnico se trata como un proyecto único, estamos frente a un proyecto de corta duración y costo muy ajustado. Si en el proyecto de upgrade añadimos reingeniería de procesos, el tiempo se disparará Separemos un proyecto del otro, aunque en el tiempo dispongan de la misma ventana y minimizaremos costos, riesgos y complejidad.

La importancia de la capacitación en los proyectos de Upgrade de SAP

Para un uso eficaz del sistema SAP actualizado la formación o capacitación es fundamental para hacer uso de las funciones más recientes y nuevas.

Para obtener los máximos beneficios del upgrade, as obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización.

La actualización de SAP no es solo una tarea técnica De hecho, todas las áreas de SAP tantos las funcionales o SAP BASIS, tienen un papel fundamental. Aunque el upgrade técnico es impulsado por el departamento de TI, también requiere el apoyo y la participación de la gente de negocios de la empresa.

Por lo general, en el sistema de desarrollo, las tareas que involucran el desarrollo hasta las pruebas las realiza el equipo técnico. Pero las pruebas en el sistema de calidad las realizan los usuarios comerciales para garantizar que todas las funciones comerciales criticas funcionen como se espera y que el upgrade no haya causado ninguna interrupción.

Por lo tanto, es importante contar con la capacitación y el calendario adecuados en esta área. Desde el punto de vista de la organización y dependiendo de la jerarquía en la empresa dos gerentes de equipo de TI, líderes de equipo, consultores técnicos y funcionales deben asistir a las capacitaciones de SAP ya que estas son las personas que están directamente involucradas en el proyecto de upgrade de SAP.

Este paso de la capacitación de SAP juega un papel clave en la actualización exitosa de SAP, por lo que debe incluirse en el plan del proyecto para que brinde una buena base técnica sobre la cual construir.

Para asistir a la capacitación de SAP los recursos deben tener una buena base en SAP La formación también debe ofrecer un amplio conjunto de temas de SAP.

Los usuarios comerciales claves deben recibir una capacitación de actualización sobre la funcionalidad existente y capacitación sobre las transacciones y los informes mejorados. Esto les permitirla capacitar a sus respectivos equipos para utilizar eficazmente los sistemas SAP actualizados.