✒️El upgrade del sistema SAP

El Upgrade del sistema SAP

¿Que es un Upgrade SAP?

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo.

Dentro del módulo SAP esto mismo se traduce actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada en la empresa por una versión más nueva de SAP.

SAP avanza actualmente con mejoras y correcciones sobre su sistema, los cuales están formulado por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un update actualizar SAP, nos estamos refiriendo a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en si.

Éstos updates o actualizaciones del sistema se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package, los cuales realizan correcciones del código de SAP. Está actualizaciones de realiza cada cierta cantidad de tiempo o a medida que estas mejoras y conexiones van siendo lanzada al mercado.

Ahora bien, cuando nos referimos a un Upgrade del sistema SAP, ya no hablamos de solo una actualización de los componentes internos sino de la actualización del producto íntegro, lo que acarrea muchas mejoras, nuevas funcionalidades, etc.

Generalmente a la hora de realizarse un nuevo upgrade se planifica un nuevo proyecto, no sólo con consultores técnicos sino también con los consultores funcionales de cada uno de las áreas de la empresa, pues se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z, es decir de los desarrollos propios de la empresa, que puedan ser reemplazados por el sistema estándar o adaptado a una nueva versión del sistema.

Beneficios de un Upgrade de SAP

Dentro de los beneficios que vienen de la mano de la realización de un Upgrade desea podemos mencionar:

• La empresa contará con nuevas funcionalidades
• El sistema tendrá mayor estabilidad
• El sistema tendrá mejor rendimiento

Tal como vimos en anteriores elecciones, la última versión disponible esa para grandes empresas en la versión SAP S/4HANA la cual funciona únicamente con la base de datos SAP HANA.

Por lo tanto, las empresas que tengan implementada la versión anterior del sistema SAP es decir a versión SAP ECC, se encuentra en perfectas condiciones de realizar un Upgrade de SAP.

Para estas empresas que cuentan con el sistema SAP ECC implementado se pueden dar las siguientes situaciones:

La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un Upgrade únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA y mantener el sistema SAP ECC.

La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos SAP HANA y pretende realizar un Upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.

La empresa tiene implementar el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle, y pretende realizar un Upgrade tanto de la base de datos, de modo implementar SAP HANA, así como también de la versión del sistema SAP, de modo de implementar SAP S/4HANA ya sea on-premise o en la nube.

SAP recientemente ha informado la ampliación del soporte del sistema SAP ECC del año 2025 al año 2027 con con la posibilidad de ampliar hasta el año 2030 y también anuncio quedará soporte al sistema SAP S/4HANA hasta finales del año 2040.

Teniendo en mente las fechas que acabamos de mencionar, podemos estar pensando que disponemos de algunos años más para pensar cuándo es el momento oportuno para realizar el Upgrade de SAP en la empresa. Nuestro pensamiento no está del todo errado, pero puede no ser la mejor decisión.

A medida que nos acercamos a la fecha final, experimentaremos un Boom de proyectos, es decir un escenario semejante al que ocurrió en el año 2000, con el llamado efecto 2000 o Y2K. Esto implica escasez de profesionales y mayores costos, en función de la relación entre oferta y demanda.

En este punto podemos llegar a preguntarnos cuáles son los riesgos a los que se enfrenta una empresa si no actualiza la versión actual de su sistema SAP?

Una vez que la versión de SAP llega al final de la fecha de mantenimiento, SAP puede proporcionar mantenimiento extendido por una tarifa de mantenimiento adicional. Una vez que sea expirado el acuerdo de mantenimiento complementario, la versión ingresa automáticamente al mantenimiento específico del cliente, donde se deben pagar tarifas de mantenimiento adicionales y hay un alcance restringido de servicio.

Las fechas de expiración del mantenimiento general y el mantenimiento extendidos se publica en la matriz de disponibilidad de productos de SAP y la estrategia de lanzamiento de SAP.

Factores claves a considerar para realizar un Upgrade de SAP

Es un hecho conocido que implementar un sistema SAP nuevo un sistema SAP existente puede ser una tarea gigantesca, tanto en términos de fuerzo como en recursos financieros. Por lo tanto antes de emprender un Upgrade los CEO de las empresas deben tener la claridad absoluta de pensamiento y propósito a la luz de las tecnologías emergentes y las realidades comerciales.

Analicemos a continuación algunos factores claves para tener presentes a la hora de decidir el upgrade del sistema SAP

Análisis de necesidades y brechas: por muy elemental que parezca, la evaluación del rendimiento de un sistema SAP a menudo tiende a centrarse en la tecnología y el hardware. Para obtener una imagen clara, es igualmente importante realizar una evaluación con el objeto de identificar la brecha funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.

Por ejemplo, un sistema que no admite la fabricación inteligente o los canales de venta The Tallis coloca a la empresa en una clara desventajas en el mundo digital en el que operamos hoy.

Infraestructura de TI: una gran cantidad de usuarios de SAP aun dependen de la infraestructura de TI ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen factores de riesgo asociados con la infraestructura en las instalaciones, incluido el daño físico debido a incendios, inundaciones u otras calamidades naturales o una situación similar a la que resulte de la pandemia que estamos viviendo. En cualquier caso, si los usuarios no pueden iniciar sesión o acceder a sus datos, el sistema SAP y toda la inversión realizada se vuelven inútiles. Al Considerar un Upgrade, es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.

Actualización de tecnología: el panorama tecnológico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcione o sean incompatible con hardware o software más nuevo antes de qué los OEM eventualmente suspendan esos productos. Además, las actualizaciones de aplicaciones también ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos definidos. Al considerar un Upgrade de SAP es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo de todos los sistemas y módulo.

Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volúmenes de datos. Además, también conduce a una serie de otros cambios, incluido nuevos métodos de producción y modelos comerciales, todos los cuales requieren una infraestructura robusta y flexible. Por lo tanto, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financialmente viable.

Funcionalidades: Hay una serie de funciones y atributo en los negocios actuales que antes no era tan importante o críticos como: BlockChain, Inteligencia de Datos, Internet de las Cosas IoT, Analíticas de Datos y Big Data. Dicha función es un fundamentales para las empresas moderna y si la versión del sistema SAP que se encuentra implementado en la empresa no lo permite explorar estas funciones entonces es hora de un cambio.

Costo Total de Propiedad (TCO): un factor fundamental a considerar al decir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura así como los gastos operativos como las tarifas de licencia, las Personalizaciones del sistema SAP, los gastos de capacitación para poner al día a los recursos humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo. Si bien el objetivo debe ser minimizar el TCO, debe hacer de teniendo en cuenta los beneficios potenciales y el ROI.

Retorno de la inversión (ROI): como ocurre con la mayoría de las decisiones comerciales, la decisión de actualizar o no un sistema SAP también depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decisión de modernizar o no se produce al tipo y cantidad de retornos que produciría el Upgrade del sistema. Y mientras se calcula el ROI, también se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

No hay duda de qué el panorama empresarial y los factores macroeconómicos están cambiando más rápido que nunca. Esto no sólo está remodelando los mercados, sino que también influye en el comportamiento y la toma decisiones del cliente de muchas maneras. Y esto se refleja en el aumento de la presión por la atención del cliente y el entorno hipercompetitivo que las empresas necesitan para sobrevivir en la época actual.

Entra al escenario, una solución SAP de vanguardia podría ser un diferenciador clave y ayudar a las organizaciones a desbloquear el valor comercial latente que existe dentro de la organización y su ecosistema.

Cuando más integrada está una empresa desde la obtención de insumos hasta la experiencia del cliente posventa, más ágil y competitiva se vuelve. Y es por eso que es fundamental realizar comprobaciones periódica para evaluar si el sistema SAP que tiene implementado la empresa se adapta al ritmo de sus necesidades comerciales.

El Upgrade Técnico VS El Upgrade Funcional de SAP

A la hora de realizar un Upgrade del sistema SAP, la empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto de Upgrade.

Con esto nos referimos a que la necesidad de realizar un Upgrade de parte de la empresa puede venir de los departamentos de negocio de la empresa, del departamento de TI o de ambos.

Hablamos de Upgrade Tecnico cuándo solamente se pretende cambiar de versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, es decir las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo tras el Upgrade.

A través de la realización del Upgrade técnico la empresa amplía sustancialmente la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superiores y agiliza el proceso de transformación digital ya si cumple con las nuevas y desafiantes demandas del mercado.

Hablamos de Upgrade Tecnico y Funcional cuando se pretenden activar mejora y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de Upgrade, aparte de cambiar la versión del sistema. El ejecución de proyectos de Upgrade funcional se revisa los procesos de negocio de la empresa, comparándolo con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión del sistema SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de los procesos, la eliminación desarrollos a medida Z pasaron hacer soluciones a través de procesos estándar con el nuevo sistema, etc.

En este punto, contar con mano de obra calificada para maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidad del sistema S/4HANA resulta indispensable. Cuando hablamos de mano de obra calificada, nos estamos refiriendo a los consultores que van a implementar, los cuales deben conocer la solución y cómo extraer al máximo de ella, de forma que la empresa obtengan los beneficios y tenga el retorno sobre la inversión ROI realizado lo antes posible.

Realizar únicamente en Upgrade técnico permite cambiar la versión de una manera mucho más rápida que añadiendo Upgrade funcional, aunque el proceso de testing sigue siendo importante, más aún cuando el sistema está modificado y no hace un uso intensivo del estándar de SAP, es decir existe mucho más desarrollo a medida Z.

Un proyecto Upgrade técnico ya tiene por sí mismo la suficiente complejidad, riesgo impacto, como para añadir más peso al mismo añadiendo el Upgrade funcional.

Las diferencias se encuentran, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el Upgrade funcional, el cual va a requerir realizar los siguientes pasos:

1. Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.
2. La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios clave del sistema.
3. La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y Tecnico.
4. El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
5. El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP dos. Para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Realizar las tareas anteriores durante el proyecto de Upgrade técnico presenta riesgos adicionales, así como trabajo adicional de cara al cambio de versión, ya que no se trata únicamente de cambiar el entorno de inversión, con lo que ello puede suponer a nivel de hardware, base de datos, sistema operativo, etc., sino que además de cambiar de versión debe prestar una funcionalidad adicional, distinta, desde el momento en que el entorno subido de versión entra en producción, lo cual implica más formación, más complejidad en el cambio, más tiempo de parada, mayor dificultad de coordinación entre la empresa cliente y la consultora y esto por indicar solamente algunas cuestiones.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempo y esfuerzo, minimiza los picos de trabajo de personal interno y externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta y por tanto, ahorro de costos.

Si el Upgrade técnico se trata como un proyecto único, estamos frente a un proyecto de corta duración y costos muy ajustado. Si el proyecto de Upgrade añadimos reingeniería de procesos, el tiempo se disparará. Separemos un proyecto del otro, aunque en el tiempo dispongan de la misma ventanas y minimizaremos costos, riesgo y complejidad.

Importancia de la capacitación en los proyectos de Upgrade de SAP

Para un uso eficaz del sistema SAP actualizado, la formación o capacitación es fundamental para hacer uso de las funciones más recientes y nuevas.

Para obtener máximos beneficios de Upgrade es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización.

La actualización de esa no es sólo una tarea técnica. De hecho, todas las tareas de SAP, tanto las funcionales o SAP BASIS tienen un papel fundamental. Aunque el Upgrade técnico es impulsado por el departamento de TI, también requiere el apoyo y la participación de la gente de negocio de la empresa.

Por lo general en el sistema de desarrollo las tareas que involucra en el desarrollo hasta las pruebas las realiza el equipo técnico. Pero las pruebas en el sistema de calidad la realizan los usuarios comerciales para garantizar que todas las funciones comerciales crítica funcione como se espera y que el Upgradeno haya causado ninguna interrupción.

Por tanto, es importante contar con la capacitación y el calendario adecuado en esta área. Desde el punto de vista de la organización y dependiendo de la jerarquía en la empresa, los gerentes de equipo de TI, líderes de equipo, consultores técnicos y funcionales deben asistir a las capacitaciones de SAP, ya que estas son las personas que están directamente involucradas en el proyecto de Upgrade de SAP.

Este paso de la capacitación de SAP juega un papel clave en la actualización exitosa de SAP, por lo que debe incluirse el plan de proyecto para que brinde una buena base sobre la cual construir.

Para asistir a la capacitación de SAP, los recursos deben tener una buena base en SAP. La información también debe ofrecer un amplio conjunto de temas de SAP.

Los usuarios comerciales claves deben recibir una capacitación de actualización sobre las funcionalidad existente y la capacitación sobre las transacciones y los informes mejorado. Esto le permitiría capacitar a sus respectivos equipos para utilizar eficazmente los sistemas de SAP actualizados.