✒️El sistema SAP ECC

1. Las opciones de SAP para las empresas grandes

A partir del lanzamiento del nuevo sistema SAP S/4HANA en el año 2015, cuando una empresa grande que hasta el momento no lo ha implementado, desea implementarlo, dispone de esta nueva versión del sistema estándar.

Tal como fue mencionado en las lecciones anteriores, la versión anterior al nuevo sistema S/4HANA es SAP ECC, lanzado por SAP en el año 2004.

SAP ha informado que hasta el 31/DIC/25 mantendrá el soporte y las actualizaciones a la versión SAP ECC, por lo que las empresas disponen hasta esa fecha límite para migrar al nuevo sistema.

• Aquellas empresas que todavía tienen instalado el sistema SAP ECC y que deberán actualizarlo antes del 31dic25
• Aquellas empresas que tenían SAP ECC y ya han migrado a la nueva versión S/4HANA.

Debido a esta situación, si hoy entramos a trabajar en una empresa que tiene implementado SAP, resulta indispensable conocer tanto SAP ECC como a SAPS/4HANA.

Teniendo en cuenta la fecha limite impuesta por SAP para dejar de brindar soporte y actualizaciones a su sistema SAP ECC, hoy en día una empresa que tiene implementado el sistema SAP ECC con una base de datos que no es SAP HANA, tiene tres alternativas pensando en un futuro cercano, dependiendo si elije continuar con SAP o no:

1. Si no elije continuar con SAP, deberá optar continuar con otro sistema ERP existentes en el mercado, teniendo en cuenta todas las dificultades que puedan surgir en ese proceso de migración.
2. Si elije continuar con SAP; puede elegir entre dos caminos: el primero de ellos consiste en actualizar únicamente la base de datos, es decir cambiar su base de datos Oracle o lo que tengan por SAP HANA y en una segunda etapa encarar el upgrade o actualización del sistema ECC por el sistema S/4HANA.
3. La segunda alternativa sería migrar directamente al sistema SAP S/4HANA, es decir cambiar el sistema y también cambiar la base de datos existente por SAP HANA.

2. El sistema SAP ECC

El sistema SAP ECC cuyas siglas significan Enterprise Central Component, tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de la información en tiempo real.

Es común encontrar confusión entre los téminos SAP ERP y SAP ECC, es importante dejar en claro que la versión en Sistema SAP se llama ECC, y que SAP ERP es un componente del sistema ECC. SAP no contribuye a aclarar sobre estas confusiones en las nomenclaturas de los sistemas cuando en la página de SAP tiende a nombrarse SAP ERP 6.0

Si hablamos de SAP ECC, debemos hablar de SAP Business Suite, que es un conjunto de aplicaciones enfocadas al mundo de los negocios, que permiten a las empresas la gestión de los procesos de ventas, las finanzas, las operaciones bancarias, las compras, la fabricación, los inventarios, las relaciones con los clientes, el mkt, los recursos humanos, la contabilidad, etc.

En Sap Business Suite todas las aplicaciones son compatibles entre sí y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras; son además compatibles con una amplia variedad de bases de datos y de sistemas operativos y poseen la gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que así lo necesite la empresa.

Todas las aplicaciones se basan en la plataforma tecnológica SAP NetWeaver, una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de TI y soporta la evolución de SAP Business Suite hacia una arquitectura basada hacia los servicios.

SAP Business Suite dispone de 5 aplicaciones:

• SAP ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales): Es el componente más conocido y más importante. Es lo que antes se llamaba R/3. Ofrece soporte para procesos vitales de la empresa como son la contabilidad, los recursos humanos, la gestión del almacén, entre otros.
• SAP CRM (Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con los clientes): Se utiliza para mantener y gestionar relaciones con los clientes o potenciales clientes. También ofrece todo tipo de información para poder conseguir análisis y reportes. Quizás se puede decir que es una gran base de datos de clientes que ofrece datos o información en tiempo real.
• SAP PLM ( Product Lifecycle Management ó Gestión del ciclo del Producto): Comprende áreas como la gestión del ciclo de vida de la información , la gestión de programas y proyectos, la colaboración en el proceso completo. la gestión de calidad, la gestión del ciclo completo de los activos, y medio ambiente, salud y seguridad.
• SAP SCM (Supply Chain Management o Administración de la Cadena de Suministro): Permite diseñar, construir y poner en marcha la cadena de suministro. Las funciones más importantes que ofrece son la de reducir los costos a la hora de distribuir el producto, aumentar los ingresos por la venta de éstos, y la reducción de costos y mejorar el servicio a los clientes.
• SAP SRM ( Supplier Relationship Management o Administración de la relación con los proveedores): Ofrece funciones tales como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas, y la gestión de proveedores. Permite reducir costos a la hora de comprar materiales, elegir aprovisionamientos, y la colaboración entre la empresa y los pequeños comercios.

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2.1 SAP ERP: Analicemos a continuación la aplicación más importante de SAP Business Suite, que es SAP ERP.

Ha sido diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan.

Está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas, (Logística, Financiera, Recursos Humanos y las funciones Multiaplicaciones) funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

Módulos Logísticos: SD (SALES & DISTRIBUTION); MM (MATERIAL MGMT.); PP (PRODUCTION PLANNING); QM (QUALITY MGMT.); PM (PLANT. MAAINTENANCE)

Módulos de RR.HH.: HR

Funciones Multiaplicaciones: IS (INDUSTRY SOLUTIONS); WF (WORKFLOW)

Módulos Financieros: FI (Financial Accounting); CO (Controlling); AM (Fixed Assets Mgmt); PS (Project System).

A continuación enumeramos los componentes de cada una de las áreas que forman SAP ERP:

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Dentro de los módulos logísticos:

• Ventas y Distribución: SD

Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre venta, venta, relación con MM para la adquisición de bienes y servicios requeridos por los clientes, al planificación y la preparación de la entrega, el transporte y la facturación a los clientes.

El módulo SD está estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP.

El ciclo de ventas:

Emisión de bienes -> Facturación -> Proceso de Pago-> Orden de venta-> Verificación de disponibilidad-> Entrega de salida-> Transporte -> Picking-> Emisión de bienes.

Los submódulos claves de SAP SD son:

1. Datos maestros de clientes y proveedores.
2. Ventas
3. Entrega
4. Facturación
5. Precios
6. Gestión de Crédito

• Gestión de Materiales: MM

Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: Los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de las mercancías, al entrada de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just in time y Kanban electrónico.

Recepción de bienes: -> Verificación de la Factura:-> Proceso de Pago: -> Determinación del requerimiento:-> Determinación de la fuente de suministro:-> Selección del Vendedor:-> Procesamiento de la orden de compra:-> Monitoreo de la orden de compra:-> Recepción de bienes. "El proceso de ciclo de compras de una empresa en acción"

Los submódulos de SAP MM son:

1. Compras
2. Inventarios
3. Almacenes
4. Verificación de Facturas
5. Gestión de servicios externos
6. Planificación de necesidades de materiales.
7. Comercio Exterior
8. Sistema de Información
9. Intercambio electrónico de datos.

• Planificación y Control de la Producción: (PP)

Se encarga de la planificación de la producción del día a día de una empresa. La planificación de la producción es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricación para crear líneas de producción y adquisición de productos terminados y materiales componentes.

El objetivo de SAP PP es asegurar que la producción se lleve a cabo de forma efectiva, alineando los procesos de producción con los tiempos de entrega prometidos a los clientes. Sus tres conceptos pilares de PP son:

1. Lista de materiales.
2. Puestos de trabajo
3. Hojas de ruta.

Los submódulos claves de SAP PP son:

1. Plan Maestro
2. Plan de Capacidades
3. Plan de Materiales
4. Órdenes de Fabricación
5. Control de Planta
6. Industria de Procesos
7. Datos Básicos
8. Gestión de la Demanda
9. Sistema de la Información
10. Gestión de la Calidad
11. Gestión del Medio Ambiente.

• Gestión de Calidad QM

Este módulo soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del producto,

Admite tareas asociadas con la planificación de calidad, la inspección de calidad y el control de calidad. Además controla la creación de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad. Sus componentes principales del Módulo de QM son la Inspección de calidad, Reportes, Plan de Inspección y Notificación de Calidad.

Los submódulos claves de SAP QM son:

1. Planificación de la calidad.
2. Inspección de la calidad.
3. Control de la calidad
4. Certificados de calidad
5. Avisos de calidad.

• Mantenimiento en Planta (PM)

Este módulo está orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución, con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. El mantenimiento de la planta engloba desde la gestión de la logística, la administración y la gestión de mantenimiento de los activos de la empresa. En SAP PM se divide en dos tipos: Mantenimiento correctivo y el planificado. El primero, nos ayuda a gestionar acciones rápidas para que los activos se encuentren operativos. En cambio, el segundo, contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro mediante tareas de acción preventiva.-

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Dentro de los módulos financieros:

• Contabilidad Financiera (FI):

Proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es considerado como uno de los módulos más importantes de SAP ya que prácticamente todos los módulos que componen el sistema SAP se comunican con él.

El módulo FI se integra y se habla con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), HCM (Gestión del Capital Humano) y PS (Gestión de Proyectos)

SAP FI es un módulo complejo dentro del ERP de SAP, que está formado por un gran número de componentes que se agrupan en submódulos, los más claves son los siguientes:

1. *GL LIBRO MAYOR
2. * AP CUENTAS A PAGAR
3. * AR CUENTAS A COBRAR
4. * TR TESORERÍA
5. * TX IMPUESTOS
6. * AA ACTIVOS FIJOS.

• Control de Costos (CO)

Este módulo se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como la contabilidad interna de una empresa. Permite documentar los procesos financieros en tiempo real, estimar costos de producción o analizar los flujos de pérdidas y beneficios. Los diferentes procesos y tareas que permite realizar el módulo SAP CO hace que se divida en diferentes submódulos que son:

1. Contabilidad de centros de costos: Facilita información sobre los costos del negocio.
2. Órdenes Internas: Se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.
3. Contabilidad de elementos de costo: Proporciona información sobre los costos y los beneficios de la organización.
4. Análisis de los beneficios: Revisa los datos relacionados con los beneficios de la empresa.
5. Control de costos de producto: Analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.
6. Contabilidad de centros de beneficios: Realiza funciones de control interno.

• Gestión de Activos (AM):

La gestión de activos empresariales comprende la gestión óptima de toda la vida de todos los activos físicos de una organización para maximizar el valor. Cubre aspectos tales como el diseño, la construcción, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento / Reemplazo de planta, equipo e instalaciones.

Al administrar los activos de las organizaciones pueden mejorar la utilización y el rendimiento, reducir los costos de capital, reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida útil de los activos y posteriormente, mejorar el rendimiento de los Activos (ROA) Los ciclos de vida de los activos empresariales son

Adquisición-> Depreciación-> Revaloralización + o - -> Transferencia -> Retiro ->Otra vez adquisición.

Los submódulos clave de SAP AM son los siguientes:

1. Compras
2. Ventas
3. Depreciación
4. Seguimiento.

• Gestión de Proyectos (PS):

Este módulo está específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance, y completamente integrada con el resto de áreas funcionales del sistema SAP. Cuando PS fue originalmente diseñado y desarrollado su funcionalidad clave fue tomada y a su vez compartida, de los módulos SAP PP (Planificación de la Producción) y SAP CO (Control de Costos).

Un proyecto en SAP PS" - Es una planificación que consiste en la realización de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas y que presentan las siguientes características:

1. Generalmente son complejas, unívocas, e implican un alto grado de riesgo.

2. Tienen objetivos precisos acordados entre el responsable y el solicitante.

3. Tienen una duración limitada, un costo y una capacidad elevados.

4. Están sujetos a determinados requisitos de calidad.

5. La mayoría tienen una gran importancia estratégica para la empresa que los lleva a cabo

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Dentro de los módulos de recursos humanos:

• Gestión del Capital Humano (HR o HCM)

Se encarga de administrar y gestionar prácticamente todo lo relacionado al capital humano de la empresa. Es uno de los módulos más extensos de SAP. HCM realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional, de una, varias, o todas las sucursales que posea la empresa.

Dentro de sus objetivos, encontramos la gestión de los horarios de los empleados, la liquidación de los sueldos, los aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo, la selección del nuevo personal, ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir y también entre muchas otras cuestiones gestiona incluso el desarrollo y la capacitación de cada empleado o grupo de ellos. El ciclo del empleado en una empresa: Reclutamiento; Inducción; Asistencia; Nómina de sueldos; Evaluación; Entrenamiento; Salida, otra vez reclutamiento.

SAP HCM está conformado por diversos componentes o submódulos:

1. La Gestión de la Organización: Jerarquía de negocio y la estructura organizacional.
2. Administración del Personal: Seguimiento de datos maestros, funciones, salarios y bonos.
3. Desarrollo Personal: Cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera.
4. Evaluación de tiempo: Procesa fechas , abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados.
5. Nómina.
6. Reclutamiento y Selección del Personal
7. Gestión de Eventos y Capacitación del Personal.

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Dentro de las funciones Multi aplicaciones:

• Soluciones de Industria (IS)

SAP cuenta con diferentes soluciones para diversas industrias, especialmente 28 de ellas y ofrece las mejores prácticas para ellas basadas en el negocio principal. Esta es la ventaja competitiva de SAP.

Las soluciones genéricas no pueden abordar desafíos específicos de la industria. Es por eso que SAP creó software con mejores procesos, prácticas y herramientas específicos de la industria para brindar a los usuarios comerciales, la funcionalidad exacta que necesitan donde y cuando sea. Ya sea que lo esté ejecutando una pequeña, mediana o gran empresa, cada cartera de la industria se basa en un conocimiento profundo de los procesos que impulsan el negocio. SAP ofrece más de 25 soluciones de ERP específicas de la industria que proporcionan un sistema a medida para ayudar a cada empresa, a darle una visión general de los procesos comerciales, específicos de la industria. Para ayudar a definir los requisitos de los sectores industriales individuales, se crearon mapas de soluciones industriales, en cooperación con grupos de usuarios, socios y equipos de desarrollo de SAP específicos de la industria.

• Workflow (WF)

No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos. Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el negocio ganando tiempo. Permiten a las personas involucradas llevar a cabo los procesos de negocios complejos independientemente del tiempo y del lugar. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de Workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.