✒️El sistema SAP Business One

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01. Qué es SAP Business One?

Es una plataforma de administración y gestión que ha sido diseñada especialmente para las PyMes. Es una solución integrada de gestión empresarial que permite la automatización de los procesos y que ofrece una visión veraz y unificada de la información actualizada y crítica que requieren las empresas en todas sus áreas funcionales. Es un sistema integrado de información que mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real.

1.1. Los números de SAP Business One.

Actualmente se encuentra implementado en más de 65000 clientes en todo el mundo, en más de 170 países, disponible en 28 idiomas, 44 localizaciones actualmente. Existen más de 500 complementos que pueden ser añadidos al sistema SAP Business One.

1.2 Las características de SAP Business One.

• Es accesible en precio y tiene un costo de propiedad total reducido
• Es una solución única capaz de satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa
• Es fácil y sencillo de implementar en cualquier momento
• Es potente y tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio
• Se puede implementar on-premise o en la nube
• Posee funcionalidades de Business Intelligence integradas
• Brinda la integración con la plataforma SAP HANA

1.3 Un poco de historia de SAP Business One.

SAP adquiere SAP Business One en 2002, a partir de ese momento, SAP rediseña el sistema.

Versiones de SAP Business One:

• SAP Business One 2004: es la primeras versión global lanzada por SAP
• SAP Business One 2005: se incorporan mejoras en la usabilidad y en el reporting
• SAP Business One 2007: se incorpora un nuevo motor de reconciliación
• SAP Business One 8.8: se incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado
• SAP Business One 8.81: se incorporan mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit
• SAP Business One 8.82: se incorpora el Single sign-on, bin locations y el cliente de 64 bits
• SAP Business One 9.1: se incorpora el módulo de recursos y las sucursales
• SAP Business One 9.2: se incorpora la gestión de proyectos, el acceso al navegador y funcionalidades solo disponibles para SAP HANA tales como: pronósticos inteligentes, recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación de venta móvil
• SAP Business One 9.3: se incorpora mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA, mejoras de usabilidad
• SAP Business One 10: se incorporan mejoras del cliente web, mejoras en la impresión de documentos de referencia, mejoras en el proceso de aprobación, la interfaz de usuario mejorada, integración de Microsoft Office 365, y funcionalidades solo disponibles para SAP HANA como: nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15

1.4 La interfaz de usuario de SAP Business One.

02. Los beneficios de utilizar SAP Business One.

• Información centralizada y accesible: las actividades de la empresa se integran en un sistema único, asociando datos y haciéndolos más accesibles. Con ello se evitan pérdidas y duplicación de información, reduciendo los costos derivados de errores de gestión de la información.
• Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable: esta perfectamente adaptado y optimizado para las demandas de las PyMes. Contiene una gran variedad de herramientas fáciles de usar para generar análisis lo más completos posibles. Su instalación es rápida y su interfaz es libremente personalizable por el usuario.
• Mejora el servicio al cliente: al unificar todos los datos en una misma plataforma, no sólo se reducen los costos de gestión, también se mejora el servicio al cliente, haciendo el proceso de análisis más rápido y accesible.
• Mayor flexibilidad del tiempo: este sistema supone una optimización de las tareas, reduciendo el tiempo empleado en la toma de decisiones.
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil: esta optimizado para móviles y tablets mediante sus app. Esto es favorable en cuanto a movilidad, si se necesita acceder a datos de la empresa o realizar análisis.
• Eficacia en tiempo real: todos los datos están actualizados, lo cual permite saber a tiempo real cuando un producto es entregado o una factura es recibida. Esto se traduce en menos costos de coordinación y una mejora en la gestión de operaciones.
• Reducción de los costos: se evita las actualizaciones y las personalizaciones costosas para conservar la compatibilidad del sistema al añadir funciones nuevas.
• Incrementa el activo de la empresa: potencia el prestigio de la empresa, implementando las más avanzadas y modernas herramientas tecnológicas.

03. Las razones para implementar SAP Business One.

1. Diseñado para PyMes en crecimiento: diseñado específicamente para solucionar los requerimientos de empresas pequeñas y medianas en crecimiento. Algunos problemas comunes que las pymes experimentan y que se pueden solucionar con SAP Business One son los siguientes:

• La dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real, para saber más sobre el desempeño del negocio
• La falta de comunicación entre departamentos debido al uso de varios sistemas
• Los procesos ineficientes y prolongados que restan la motivación de los empleados
• Los sistemas complejos que no tienen integración entre ellos, generando procesos largos, en lugar de procesos rápidos, automatizados y racionales
• La falta de flexibilidad para trabajar de forma remota
• La imposibilidad de toma de mejores y más rápidas decisiones por no contar con información en tiempo real

2. La innovación y la mejora constante de SAP Business One: SAP está desarrollando e invirtiendo en nuevas características del software para dar a los usuarios la mejor experiencia y más resultados para la organización. Junto con cada nueva versión del sistema se agregan muchas mejoras a las funcionalidades ya existentes además de incorporar nuevas.

3. Solución escalable: esto quiere decir que la empresa no estará abarcando más d los que pueda manejar, y una vez que la empresa haya crecido, el sistema podrá proporcionarle el marco de referencia para un negocio aún más grande.

4. La empresa no se adapta al software, sino que el software se adapta a la empresa: existen procesos que son iguales en todas las empresas, pero dentro de ellos hay pasos que cada empresa hace de forma diferente y es aquí donde SAP Business One se adapta a cada uno de ellos para agilizar y optimizar materiales y tiempo.

5. Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa: existe la posibilidad de elegir implementar el sistema SAP Business One on-premise (utilizando las instalaciones e infraestructura de la empresa). Otra opción es implementar SAP Business Cloud (consumir los servicios del sistema a través de la web). Tambien existe la opción híbrida (donde parte de los servicios se encuentran instalados en la empresa y otra parte en la nube).

04. Las principales funcionalidades de SAP Business One.

Las principales funcionalidades o módulos de SAP Business One son:

- Gestión financiera: permite mejorar los márgenes de ganancias, reducir los errores e impulsar una toma de decisiones más entable con un conjunto completo de herramientas para operaciones financieras optimizadas. Los submódulos que lo componen son los siguientes:

• Contabilidad: automatiza la gestión de todos los procesos contables básicos
• Control: permite gestionar el flujo de efectivo, hacer un seguimiento de los activos fijos, controlar los presupuestos y monitorear los costos de los proyectos con mayor precisión y eficiencia
• Gestión de activos fijos: simplifica la gestión de los activos fijos con una función virtual, eliminando la necesidad del ingreso de datos manual y repetitivo
• Banca y conciliación: permite procesar de forma más rápida las conciliaciones, los resúmenes bancarios y los pagos a través de diversos métodos
• Informes y análisis financieros: brinda la posibilidad de crear informes estándar o personalizados a partir de datos en tiempo real para mejorar la planificación del negocio y auditar los procesos de revisión

- Gestión de ventas y clientes: permite supervisar con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes. Los submódulos que lo componen son los siguientes:

• Gestión de ventas y oportunidades: permite realizar un seguimiento de todas las oportunidades de ventas
• Gestión de campañas de marketing: se puede crear, gestionar y analizar actividades de marketing
• Gestión de clientes: almacena todos los datos críticos de clientes en un lugar, sincronizado y gestionado
• Gestión de servicios: permite la elaboración y gestión de contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente, e ingresar y responder las llamadas de servicio rápidamente
• Informes y análisis: se pueden diseñar informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas
• Ventas móviles: brinda la posibilidad de empoderar a toda la organización de ventas para gestionar información sobre la marcha, incluso en cualquier momento y lugar a través de un dispositivo móvil

- Control de compras e inventario: se puede optimizar las prácticas de compra y controlar los costos gestionando el ciclo completo. Los submódulos que lo componen son los siguientes:

• Compras: permite optimizar el proceso de compras. Mejora las auditorías emparejando documentos, visualizando rastros de información y gestionando múltiples divisas
• Gestión de daos maestros: centraliza los procesos de compras gestionando los datos detallados en una interfaz fácil de usar
• Integración de depósitos y contabilidad: beneficio en la sincronización en tiempo real de los recibos de bienes y los niveles de inventario en el depósito para así realizar la planificación de compras con facilidad
• Cuentas por pagar: reduce los costos y optimiza las relaciones de cadena de suministro
• Informes: se pueden generar informes integrados con datos en tiempo real y mostrarlos en varios formatos de informes o tableros para obtener una visión general de los que más importa del negocio

- Business Intelligence: se puede crear informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa con herramientas analíticas y de generación de informes. Las herramientas disponibles son las siguientes:

• Creación y personalización de informes: permite acceder a los datos de múltiples fuentes, generar nuevos informes y personalizar los existentes en una variedad de diseños
• Análisis interactivos: permite ver el negocio desde una variedad de perspectivas usando SAP Business One integrado con las funcionalidades estándar de Microsoft Excel
• Herramientas intuitivas: brinda la posibilidad de obtener información estratégica más rápidamente
• Analíticas con métricas predefinidas: permite mejorar la visibilidad del saldo en caja y el rendimiento de las ventas con analíticas e indicadores clave de rendimiento predefinidos
• Visualizaciones de datos poderosas: se puede tomar mejores decisiones optimizando los informes con visualizaciones sobresalientes

- Analíticas e informes: permite empoderar a los empleados para que tomen decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez capturando toda la información critica y poniéndola a disposición de toda la empresa al instante. Las herramientas disponibles son las siguientes:

• Tableros e informes: se pueden diseñar tableros e informes intuitivos e interactivos que respondan a las preguntas más apremiantes
• Analíticas en tiempo real: brinda la posibilidad de acceder a la información con mayor rapidez y evaluarla con analíticas poderosas en tiempo real

- Funcionalidades específicas de la industria: permite aprovechar las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para PyMes. Algunas de las principales funcionalidades específicas son las siguientes:

• Productos de consumo: permite alinear cada aspecto de las operaciones con las necesidades de los consumidores modernos
• Manufactura: permite satisfacer la demanda de los clientes y desarrollar nuevos flujos de ingresos reduciendo los costos de la cadena de suministro, acelerando la obtención de ingresos, reduciendo los tiempos de los ciclos, y minimizando los desperdicios y la repetición de tareas
• Servicios profesionales: brinda servicios coherentes y de alto valor estableciendo un proceso repetitivo para la prestación de servicios
• Comercio minorista: brinda a los consumidores los productos, la información y las experiencias personalizadas que desean. Permite aprovechar la información estratégica sobre clientes y puntos de venta en tiempo real, y optimizar las operaciones de punta a punta
• Distribución mayorista: permite responder a la demanda de clientes y proveedores con procesos flexibles y totalmente integrados. Mejora todo el negocio, desde la planificación hasta la gestión de inventario y de la cadena de suministro

- Movilidad: mediante las apps móviles de SAP Business One, se obtiene acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las apps que se tienen disponibles son las siguientes:

• App móvil SAP Business One Sales: diseñada para equipos de ventas en constante movimiento
• App móvil SAP Business One Service: permite trabajar de manera más inteligente y rápida. Administra y resuelve los tickets de servicio fácilmente

05. Las opciones de implementación de SAP Business One.

SAP Business One puede implementarse de dos formas diferentes:

• Cloud: toda la infraestructura y los servicios los pone SAP o un partner de SAP, y el cliente solamente consume este servicio. La gran ventaja tiene que ver con la posibilidad de extender sus funcionalidades en el momento y lugar en que el negocio crezca.
• On-premise: mediante la implementación on-premise la empresa obtiene el control directo de sus datos del ERP. La gran desventaja tiene que ver con que la empresa necesita contar con los recursos humanos y el hardware necesario para llevar a cabo la implementación.

5.1 Las ventajas de implementar SAP Business One en la nube.

1. Flexibilidad: permite escalar los servicios para adaptarlos a las necesidades, personalizar SAP Business One a conveniencia de la empresa y acceder a sus servicios desde cualquier lugar con conexión a internet
2. Escalabilidad: la infraestructura en la nube permite aumentar las cargas de trabajo según se vaya requiriendo, de tal manera que la empresa siempre tenga la capacidad de mantener la operación sin interrupción
3. Opciones de almacenamiento: brindan diversas opciones que se adaptan a las posibilidades y necesidades tanto de capacidad, almacenamiento, seguridad y presupuesto. Están las opciones de almacenamiento en la nube pública, privada y la híbrida
4. Accesibilidad: las aplicaciones y datos basados en la nube son accesibles desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet, por lo que la empresa siempre tendrá su información disponible
5. Eficiencia: con acceso a los datos vitales de la empresa en tiempo real, la empresa tendrá la capacidad de responder ante las emergencias, tomar decisiones correctas e informadas, y acceder fácilmente desde cualquier lugar para lograr una eficiencia en la gestión de la empresa
6. Mejoras al servicio: permite mantener actualizados los inventarios, estatus de las oportunidades de venta y la relación con los clientes y proveedores, de tal manera que la empresa puede anticiparse a los requerimientos de los clientes
7. Seguridad de datos: se pueden mantener los datos seguros ya que las fallas en el hardware no afectan a la base de datos ni a la configuración del sistema ERP
8. Ahorro en equipos: hace que la empresa ahorre en el costo de los servidores físicos
9. Trabajo simplificado: la información de distintas áreas de la empresa se mantiene integrada en un mismo sistema, y la creación de reportes se vuelve más sencillo
10. Actualizaciones regulares: los proveedores de servicios actualizan regularmente las ofertas para otorgar a los usuarios la tecnología más actualizada
11. Mantenimiento: la empresa se olvida del mantenimiento de los servidores físicos y de invertir en un equipo de TI que se mantenga al tanto de esas tareas

06. SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL.