✒️SAP HCM / La estructura de datos de gestión de personal Por Hugo Sanchez Cervantes

Actualización y Visualización de Datos Maestros en SAP HR

Transacción PA30

La transacción principal que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30, a la cual accederemos de alguna de las siguientes formas:

- Desde el campo de comandos se escribe PA30 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien la tilde verde.

- Desde el menú de Recursos Humanos:

Actualización de Datos Maestros

Ingresando en SAP encontraremos la transacción PA30 mediante la siguiente ruta de acceso.

Recursos Humanos – Gestión de Personal – Gestión – Maestro de Personal – Actualizar.

Por medio de la transacción PA30 podremos actualizar los datos maestros del personal que se encuentran en los infotipos correspondientes.

Cuando no tenemos la necesidad de modificar datos, sino solo queremos visualizarlos, existe una transacción llamada PA20 – Visualizar (visualización de Datos Maestros), a la cual accederemos de la siguiente manera:

Transacción PA20

La principal transacción que utilizaremos para visualizar los datos maestros de personal es la PA20, a la cual accederemos de algunas de las siguientes formas:

- Desde el campo de comandos se escribe PA20 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien la tilde verde.

- Desde el menú de Recursos Humanos:

Infotipos

La entrada de los datos de empleado para la gestión de Personal, la entrada de tiempos y los objetivos del cálculo de la nómina son de vital importancia para la gestión de los datos maestros en HCM.

El sistema de Gestión de Personal de SAP, las unidades de información del sistema reciben el nombre de infotipos.

Como hemos visto en el punto anterior, tenemos dos transacciones principales que nos permitirán gestionar los Datos Maestros del Personal y visualizarlos.

Por medio de la transacción PA20, podremos visualizar los datos que ya fueron cargados en cada infotipo, mientras que, por la PA30, podremos cargar nuevos datos y realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran cargados en cada uno de los infotipos.

Si bien ingresamos a cualquiera de estas transacciones, lo que debemos hacer es buscar a la Persona (empleado o colaborador de nuestra Empresa), que deseamos tratar.

La búsqueda mencionada la podemos realizar desde las siguientes opciones:

- Conceptos de Búsquedas: Buscar a la persona por alguna de las opciones que tenemos en el recuadro izquierdo de la pantalla.

- Match Code: Podremos desplegar el match code y buscar la persona que deseamos tratar.

- Número de Personal: Si conocemos el número de personal del Empleado, lo escribiremos y nos traerá automáticamente la persona a tratar.

La estructura de la pantalla cuando accedemos a la PA20 o a la PA30, es similar en la disposición de los campos, en lo único que varían es que en la PA20 solo dispondremos de los comandos para visualizar datos.

Formas de Acceso a los Infotipos

A los diferentes infotipos podremos acceder de distintas maneras, las cuales explicaremos rápidamente:

Por medio de las “pestañas” que agrupan datos en la transacción PA20 o PA30.

O bien ingresamos el código del infotipo, seguido de ENTER en la ventana, dentro de la transacción PA30 si queremos actualizar los datos o PA20 si únicamente queremos visualizar información.

Estructura del Infotipo

Debemos conocer que la infraestructura de los infotipos se basa en los siguientes principios:

- Los elementos individuales de información como el apellido, nombre de pila o fecha de nacimiento, se definen en los campos de datos.

- Los campos de datos que cubren un determinado aspecto, se agrupan en grupos de datos o unidades información, que ayudan a formar la estructura de datos del infotipo.

- Como Usuarios observaremos los infotipos como pantallas de entrada controladas por una lógica del proceso.

- En términos de base de datos, el infotipo representa una Estructura de Datos o un conjunto de registros de datos.

Entrada de Datos

Es importante que sepamos, a nivel conceptual, que la entrada de datos se realiza de la siguiente manera:

- Los valores de entrada se verifican con las entradas de las tablas para obtener mayor precisión.

- Los valores de propuesta facilitan la entrada.

- Se efectúan verificaciones y propuestas de entrada en función de la asignación organizacional del empleado. Estos datos se utilizan para validar la información de la entrada de tiempos, la estructura de CC-nóminas y la estructura tarifaria.

Almacenamiento Temporal de Datos del Infotipo

Al actualizar un infotipo, los datos antiguos no se pierden, sino se almacenan para la evolución del historial. Por esta razón es importantísimo tener en cuenta las fechas al entrar en un infotipo.

El sistema tiene la capacidad de historial.

Además, el sistema registra un periodo de validez específico para cada infotipo y permite que existan de forma simultanea diversos registros para los infotipos de los empleados, cada uno con un periodo de validez diferente. Lo que implica que se debe definir la relación temporal entre los registros de infotipo.

Esto se consigue mediante los enlaces temporales.

Enlaces Temporales

Los enlaces temporales siguientes son los tres enlaces temporales principales en los datos maestros:

Enlace Temporal 1

En cualquier momento de la ocupación de una persona solo puede haber un registro valido para el infotipo. Esto nos indica que, para este enlace temporal, los periodos de validez no se pueden solapar y cuando se crea un nuevo registro, el registro anterior es delimitado por la fecha de inicio del nuevo. Siempre debe existir un registro valido. Los espacios solo se permiten en la fecha de entrada.

El enlace temporal 1 es obligatorio para todos los infotipos que contienen información que debe estar disponible en cualquier momento. Esto es válido especialmente para los datos personales y el cambio organizativo.

Cuando el enlace temporal 1 delimita los registros, visualizaremos un mensaje en la pantalla.

Enlace Temporal 2

En ningún momento puede existir más de un registro valido. No se permite el solapamiento y no es obligatorio que exista un registro. Cuando se crea un registro nuevo, si es necesario, se delimita el anterior.

Cuando el enlace temporal 2 delimita los registros se visualiza un mensaje en la pantalla.

Enlace Temporal 3

Cualquier cantidad de registros pueden ser validos en cualquier momento. Los registros individuales no se afectan entre sí.

Los principios de entrada de datos y enlaces temporales de los infotipos garantizan la consistencia y la precisión de los datos y proporcionan la base para la entrada de tiempos, la contabilidad y la evaluación.

Subtipos

Frecuentemente suele ser llamados “subtipos de información”, o subtipos para una breve subdivisión de registros de un infotipo.

Esta subdivisión puede utilizarse para obtener un mayor resumen y separar la información dentro de los infotipos.

Además, los subtipos pueden generar historias independientes por unidad (esto es según cada uno).

Por ejemplo, varias direcciones están subdivididas en el infotipo Direcciones (0006) subtipo Clase de Dirección: residencia permanente (subtipo 1), segunda residencia (subtipo 2) y dirección en el país de origen (subtipo 3). Puesto que podemos tener varias direcciones de forma simultánea.

Otros ejemplos de infotipos con subtipos son:

- Familiares.

- Devengos y deducciones periódicas.

- Pagos complementarios.

A los subtipos, los utilizamos para tener en cuenta los tiempos específicos de los infotipos. A cada subtipo se le asigna un enlace temporal independientemente de los otros subtipos.

Por lo tanto, los subtipos no se encuentran simplemente un nivel por debajo de los infotipos. De lo contrario, el infotipo se encuentra dividido en subtipos y cada uno de ellos representa una categoría de infotipo con su propio carácter temporal.

Las pantallas de entrada de los subtipos individuales pueden diferir una de otras.

También se pueden asignar autorizaciones por subtipo.

Identificaciones de Objeto

La identificación de objeto, llamada también ID de objeto, divide los subtipos en objetos individuales que permiten generar un historial independiente para cada objeto.

El infotipo 0021 Familia subdivide las clases de familia en los siguientes subtipos, por ejemplo:

- Cónyuge = Tipo 1.

- Hijo = Tipo 2.

- Tutor = Tipo 3.