LA ESTRUCTURA DE DATOS DE GESTION DE PERSONAL
1 | La actualización y visualización de datos maestros en SAP HR
Transacción PA30
La principal transacción que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30, a la cual accederemos de alguna de las siguientes formas:
- Desde el Campo de Comandos se tipea PA30 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien el tilde verde. -
- Desde el menú de Recursos Humanos, en la siguiente ruta:
--->Recursos humanos
---> Gestión de Personal
---> Gestión
---> Maestro de personal
---> Actualizar
Cuando no se tiene la necesidad de modificar, sino que solo queremos visualizar la información existe a siguiente transacción:
Transacción PA20
Formas de acceder:
- Desde el Campo Comandos se tipea PA20
- Desde el menú de Recursos Humanos.
--->Recursos humanos
---> Gestión de Personal
---> Gestión
---> Maestro de personal
---> Visualizar
2 | Los infotipos
La entrada de datos de empleado para la gestión de Personal, la entrada de tiempos y los objetivos del cálculo de la nómina son de vital importancia para la gestión de los datos maestros en HCM.
Recordar que: En el sistema de Gestión de personal de SAP, las unidades de información del sistema reciben el nombre de Infotipos.
Como hemos visto en el punto anterior, tenemos dos transacciones principales que nos permitirán gestionar los Datos Maestros del Personal y visualizarlos.
Por medio de la transacción PA20, podremos visualizar los datos que ya fueron cargados en cada Infotipo, mientras que por la PA30, podremos cargar nuevos datos y realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran cargados en cada uno de los Infotipos.
Si bien ingresamos a cualquiera de estas transacciones, lo que debemos hacer es buscar a la Persona (empleado o colaborador de nuestra Empresa), que deseamos tratar.
La búsqueda mencionada la podemos realizar desde las siguientes opciones:
- Conceptos de Búsquedas: Buscar a la persona por alguna de las opciones que tenemos en el recuadro izquierdo de la pantalla.
- Matchcode: podremos desplegar el matchcode y buscar la persona que deseamos tratar.
- Número de Personal: si conocemos el número de personal del Empleado, lo tipeamos y nos trae automáticamente la persona a tratar.
La estructura de la pantalla cuando accedemos a la PA20 o la PA30, es similar en la disposición de los campos, en lo único que varían es que en la PA20 sólo dispondremos de los comandos para visualizar datos.
La estructura del Infotipo
Debemos conocer que la Estructura de los Infotipos se basa en los siguientes principios:
» Los elementos individuales de información como el apellido, nombre de pila o fecha de nacimiento, se definen en los campos de datos.
» Los campos de datos que cubren un determinado aspecto, se agrupan en grupos de datos o unidades de información, que ayudan a formar la estructura de datos del Infotipo.
» Como Usuarios observaremos los Infotipos como pantallas de entrada controladas por una lógica del proceso.
» En términos de base de datos, el Infotipo representa una Estructura de Datos o un conjunto de registros de datos. La entrada de datos Es importante que sepamos, a nivel conceptual, que la entrada de datos se realiza de la siguiente manera:
» Los valores de entrada se verifican con las entradas de las tablas para obtener mayor precisión. » Los valores de propuesta facilitan la entrada.
» Se efectúan verificaciones y propuestas de entrada en función de la asignación organizacional del empleado. Estos datos se utilizan para validar la información de la entrada de tiempos, la estructura de CC-nóminas y la estructura tarifaria.
La entrada de datos
Es importante que sepamos, a nivel conceptual, que la entrada de datos se realiza de la siguiente manera:
» Los valores de entrada se verifican con las entradas de las tablas para obtener mayor precisión.
» Los valores de propuesta facilitan la entrada.
» Se efectúan verificaciones y propuestas de entrada en función de la asignación organizacional del empleado. Estos datos se utilizan para validar la información de la entrada de tiempos, la estructura de CC-nóminas y la estructura tarifaria.
El almacenamiento temporal de datos del Infotipo
Al actualizar un Infotipo, los datos antiguos no se pierden, sino que se almacenan para la evolución del historial. Por esta razón es importantísimo tener en cuenta las fechas al entrar en un Infotipo.
» El sistema tiene la capacidad de Historial.
Además, el sistema registra un período de validez específico para cada Infotipo y permite que existan de forma simultánea diversos registros para los infotipos de los empleados, cada uno con un período de validez diferente. Lo que implica que se debe definir la relación temporal entre los registros de Infotipo.
Esto se consigue mediante los enlaces temporales.
Los enlaces temporales siguientes son los tres enlaces temporales principales en los datos maestros:
Enlace temporal 1:
En cualquier momento de la ocupación de una persona sólo puede haber un registro válido para el infotipo. Esto nos indica que para este enlace temporal, los períodos de validez no se pueden solapar y cuando se crea un nuevo registro, el registro anterior es delimitado por la fecha de inicio del nuevo. Siempre debe existir un registro válido. Los espacios sólo se permiten en la fecha de entrada.
El enlace temporal 1 es obligatorio para todos los infotipos que contienen información que debe estar disponible en cualquier momento. Esto es válido especialmente para los datos personales y el cambio organizativo.
Cuando el enlace temporal 1 delimita los registros, visualizaremos un mensaje en la pantalla.
Enlace temporal 2
En ningún momento puede existir más de un registro válido. No se permite el solapamiento y no es obligatorio que exista un registro. Cuando se crea un registro nuevo, si es necesario, se delimita el anterior.
Cuando el enlace temporal 2 delimita los registros se visualiza un mensaje en la pantalla.
Enlace temporal 3
Cualquier cantidad de registros puede ser válida en cualquier momento. Los registros individuales no se afectan entre sí.
Los principios de entrada de datos y enlaces temporales de los Infotipos garantizan la consistencia y la precisión de los datos y proporcionan la base para la entrada de tiempos, la contabilidad y la evaluación.
3 | Los subtipos
Subtipos:
Frecuentemente suelen ser llamados "Subtipos de Información", o Subtipos para una breve subdivisión de registros de un Infotipo.
Esta subdivisión puede utilizarse para obtener un mayor resumen y separar la información dentro de los Infotipos.
Además, los Subtipos pueden generar historias independientes por unidad (esto es según cada uno).
Por ejemplo, varias direcciones están subdivididas en el Infotipo Direcciones (0006) subtipo Clase de Dirección: residencia permanente (subtipo 1), segunda residencia (subtipo 2) y dirección en el país de origen (subtipo 3). Puesto que podemos tener varias direcciones de forma simultánea.
Otros ejemplos de Infotipos con Subtipos son:
» Familiares
» Devengos y deducciones periódicas
» Pagos complementarios
A los Subtipos, los utilizamos para tener en cuenta los tiempos específicos de los infotipos. A cada subtipo se le asigna un enlace temporal independiente de los otros subtipos.
Por lo tanto, los Subtipos no se encuentran simplemente un nivel por debajo de los Infotipos. De lo contrario, el Infotipo se encuentra dividido en subtipos y cada uno de ellos representa una categoría de Infotipo con su propio carácter temporal.
Las pantallas de entrada de los subtipos individuales pueden diferir unas de otras.
También se pueden asignar autorizaciones por subtipo.
- Identificaciones de Objeto
La identificación de objeto, llamada también ID de objeto, divide los subtipos en objetos individuales que permiten generar un historial independiente para cada objeto.
El infotipo 0021 Familia subdivide las clases de familia en los siguientes subtipos, por ejemplo:
- Cónyuge => tipo 1
- Hijo => tipo 2
- Tutor => tipo 3