✒️SAP HCM / Conceptos clave de la gestión organizativa Por Analía Sanchez

¿Qué es la gestón organizativa? El módulo Organizational Management (OM) en S/4HANA HCM permite definir, mantener y estructurar la Estructura organizativa de una empresa en tiempo real.

OM es la base para otros componentes como Desarrollo de Personal, Gestión de la remuneración incluyendo flujos de trabajo (Workflow).

Establece relaciones entre los distintos niveles organizativos y se alínea con Administración de personal.

OM nos permite:

Configurar la estructura Organizativa estableciendo jerarqías y posicsiones.

Analizar el plan organizativo para planificar necesidades y costos de personal.

Simular y evaluar nuevas estructuras antes de la implementación

Todo esto en tiempo real.

En S/4HANA HCM se puede definir el centro de costos sólo una vez en una unidad organizativa. Se debe configurar bien la unidad raíz y el resto se encadena solo.

En S/4HANA HCM la gestión de RRHH se estructura en objetos y vinvulaciones. A su vez, estos objetos se definen mediante infotipos. ¿Qué son los infotipos? Son un conjunto de datos agrupados por compartir contenido similar. Se los identifica con una clave de 4 dígitos.

Este modelo basado en objetos hace más eficiente la administración del capital humano.

Los objetos: La Gestión de la organización en S/4HANA SAP se basa en un modelo orientado a objetos. Esto quiere decir que cada elemento es tratado como único con sus propias características.

Elementos del modelo organizativo:

Objetos: unidades organizativas (que puede ser un área, una sucuersal, una unidad de negocio), posiciones, empleos, personas.

Vinculaciones: es lo que permite que los objetos se realicionen entre sí. Permiten determinar jerarquías y entender la estructura de la organización.

Características adicionales: Los objetos pueden tener atributos específicos que permiten la personalización y la integración con otros módulos.

Plan organizativo:

Luego de creados los objetos se estructura el plan organizativo que es flexible y dinámico por lo que es posible:

• Planificar y prever necesidades de la organización en cuanto a talento y recursos por ejemplo.
• Adaptar la estructura en tiempo real (siguiendo la estrategia de la empresa
• Generar informes y evaluaciones utilizando la información contenida en los infotipos.

Infotipos:

Infotipo Objeto: tiene tres elementos clave

Número de identificación (ID) único en el sistema.

Descripción breve y detallada (explica la función)

Período de validez (fechas en que el objeto está activo)

Infotipo Enlaces: define las vinculaciones y relaciones entre el objeto y otros elementos

Otros Infotipos: Información adicional del objeto que permite integrarlo a distintos procesos de recursos humanos

Estructura y clasificación de los objetos: cada objeto se crea, se actualiza y se administra de forma autónoma.

Existen 5 tipos de Objetos: Cada uno tiene una Clave de tipo de Objeto (que es diferente del número de ID único)

Claves para cada tipo de objeto

Unidad organizativa: O

Función: C

Posición: S

Centro de Costes: K

Persona: P

Descripción de los tipos de objetos y sus características:

UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Es la representación de las áreas o junidades de negocio de la empresa

Definición y estructura: representan áreas específicas de la empresa que responden a distintos criterios conmo funciones, o áreas geográfica.

Estructura jerárquica: muestra como se distribuyen las responsabilidades en la organización.

Dependencias y flexibilidad: las unidades organizativas pueden tener distintos niveles jerárquicos y dependencias entre ellas. Esto permite adaptar la estructura a la evolución de la misma.

FUNCION (C)- Puesto Raíz: son categorías generales que describen responsabilidades, tareas y requisitos. No tienen que ver con las personas sino con el puesto, es la función del puesto. Sirve para clasificar las posiciones en la estructura.

Clasificación de responsabilidades: cada función tiene una clasificación única de responsabilidades y se usa para poder determinar las lareas y competrencias de una posición en particular.

Agrupación de posiciones: las funciones agrupan posiciones con características similares.

Creación de funciones: es muy importante tener en cuentalas tareas específicas y los requisistos asociados, para no perder la alineación con la estrategia de la organización.

No ocupadas por empleados: las funciones no tiene que ver con la persona que ocupa el puesto. Son propias del puesto.

Es importante tener en cuenta que si creamos una posición nueva la tenemos que asociar a la función correspondiente.

Relación entre Función y Posición: La función describe de manera general una posición por lo que la posición hereda las tareas, requisitos y propiedades asociadas a la función.

Ventajas de esta relación

• Se optimiza el tiempo de entrada de datos ya que la posición los hereda automáticamente.
• Eficiencia en la gestión debido a que las posiciones siempre tienen las tareas y requisitos de la función que las agrupa.
• Asignación personalizada de características, se pueden agregar tareas a las posiciones más allá de las que ya hereda por la función.

POSICIÓN (S) son especificaciones concretas de responsabilidades y tareas y están vinculadas a una función.

Especificación concreta de tareas y responsabilidades: basadas en la estructura y las funciones de la organización.

Estatus de ocupación: ocupadas al 100%, parcialmente ocupadas o vacantes

Asignación de empleados: puede estar ocupada por varios empleados.

Estructura jerárquica y dependencias: las posiciones tienen estructuras jerárquicas y se relacionan entre sí según esto.

Creación de posiciones según función:

• Es necesario determinar la cantidad de posiciones que se necesitan para cubrir las responsabilidades de una función dentro de la empresa.
• Herencia de tareas (ya visto)
• Cobertura por varias personas (de ser necesario para cumplir con las responsabilidades de la función)

Ventajas de la gestión de posiciones

Este modelo permite optimizar la planificación de la fuerza laboral y asegura que cada tarea esté claramente definida y asignada.

Crear posiciones antes de la contratación permite mayor optimización y agiliza todo el proceso, desde la asiganción hasta el alta, porque quieda integrada inclusive con el centro de costos.

PERSONAS (P) representan a los empleados dentro de la organización.

Asignación de posiciones: cada persona puede estar asignado a una o varias posiciones (distribuyendo su tiempo para cumplir con todas las tareas).

Horas de trabajo y ocupación: la persona puede estar sobreocupada o infraocupada. Con este modelo se ayuda a optimizar las cargas horarias.

Gestión de datos personales: Los infotipos de datos personales se actualizan desde el módulo gestión de personal pero están conectados al plan de organización a través de la asignación de la posición.

Relación con la estructura organizativa: las personas son considerados objetos dentro de la estructura de la organización y ocupan posiciones definidas en el plan de organización.

Ventajas de gestionar personas con S/4HANA HCM:

Tener acceso a una visión integral de los empleados facilita la planificación, la toma de decisiones y la mejora del desmpeño.

CENTRO DE COSTOS (K) son las unidades responsables de los costos y se definen en el Módulo de finanzas FI

Unidad de contabilización: al estar unificado en un centro de costos permite la asignación, el control y la planificación de los costos de manera integral y eficiente.

Actualización del Módulo Controlling: a través de este módulo se realiza el seguimiento de los costos.

Asignación a Unidades Organizativas y Posiciones: Los centros de costos generalmente se asocian a una unidad organizativa.

Herencia de centro de costos: al definir un centro de costos en un nivel superior, este puede ser heredado por subunidades más pequeñas.

Beneficios de gestionar los Centros de Costos en S/4HANA HCM

• Control financiero eficiente
• Integración de finanzas y controlling
• Transparencia en la asignación de costos