✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Roberto Carbajal

LECCION: PAGOS SEMI AUTOMATICOS

1- Pagos Semi automático.

En las lecciones anteriores hemos visto como generar un documento de pago por medio del cual cancelábamos documenots como facturas o notas de credito. Luego vimos que por medio de otra transacción podiamos asignar un cheque manual al documento de pago. En esta lección veremos un programa que nos permitira pagar con una transacción manual y además asignará e imprimira los cheques en un único paso.

TRANSACCIÓN F-58

Finanzas>Gestión Financiera>Acreedores>Contabilización>Salida de pagos>Contabilizar e imprimir formulario

Esta transacción es similar a la de pagos manuales, solo que debemos completar una pantalla previa con los siguientes datos:

-Vía de pago: se especifica la via de pago con la cual se realizará el pago. En esta transacción siempre utilizaremos vias de pago de cheques.

-Banco Propio: identifica el banco con el que haremos el pago. No será necesario como en las transacciones manuales colocar la cuenta de mayor de banco sino que el sistema lo determinará por el banco propio.

-Remesa: se especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que le asignará el pago.

-Formulario Alternativo: podemos tener configurado distintos formularios. Solo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos paises los formatos de cheques no están estandarizados y debemos configurar un formulario por cada banco. Si tenemos varios formularios, este campo se completa con el formulario que corresponda.

-Impresora: se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.

-Calcular Importe del Pago: realiza el calculo correspondiente a la partida del banco. Es decir el importe que se le asignara al cheque,Si no marcamos este tilde, en la siguiente pantalla deberemos ingresar un importe, aunque sea el valor 1. el cual deberemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

Presionar el botón Entrar Pagos para continuar con procesamiento del pago.

La siguiente pantalla es similar a las que ya hemos visto en lecciones anteriores solo que no debemos ingresar la cuenta bancaria ni el importe.

Luego el procedimiento es igual a la transacción F-53 que hemos visto en la lección 2, seleccionamos las partidas a cancelar, simulamos y grabamos.

No sera necesario hacer correccoines de importes porque el sistema lo determinará en base a las facturas seleccionadas para pagar.

Luego de que grabamos aparece una nueva ventana que nos permite realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera una Orden de Spool, si en la pantalla de Entrada de Pagos marcamos el tilde de Salida inmediata, saldrá automaticamente por la impresora que tengamos definida, si no lo marcamos podremos visualizarlo por pantalla. En ese caso la primer pantalla que nos apareces es una lista de las impresiones generadas y su correspondiente Orden de Spool.

Simplemente usando el icono de la Lupa podremos acceder a la visualización de las ordenes de spool, y desde aquí, con el ícono de los Anteojitos, podremos visualizar el cheque.

Algunos de los modelos de formulario que trae SAP poseen una carta de pago que detealle los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formulario siempre debe ser adaptado por las empresas que implementa SAP de acuerdo a sus propios requerimientos y necesidades.

2- Reimpresión de cheques

Si por algún motivo no hemos podido imprimir los formularios generados en el pago semi-automático, tenemos varias opciones para realizar una reimpresión.

TRANSACCIÓN FBZ5

Esta transacción nos permitirá la reimpresión de los formularios correspondientes a un documento de pago. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:

-Datos del documento de pago (número de documento, Sociedad y Ejercicio)

-Vía de pago y Remesa

Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos de que el documento seleccionado es el correcto.

Simplemente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool.

El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original, generado con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de Cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

TRANSACCIÓN FCH7

Ahora veremos una transacción muy similar a la anterior que nos permite anular y reimprimir cheques. La diferencia es que esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo. Aquí no deberemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular, solo deberemos especificar los datos de Banco Propio y número de cheque.

Nuevamente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva orden de spool. El sistema nos arrojará un mensaje indicando cual es el número de chque anulado y cual es el nuevo cheque.

----- Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los numeros de cheque queden cruzados por ejemplo se envio a la impresora el cheque 1 pero fisicamente estaba el formulario al cheque 2, para un caso como este existe la transacción FCHT que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago. Lo unico que hace esta transacción es cambiar el numero de cheque. ----------

3- Consulta de Cheques y Documento de pago.

Si estamos en la visualización de un documento de pago, transacción FB03, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menú>Entorno>Info Cheques.

Una vez seleccionada la opción Info Cheques, veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago.

4- Pagos Parciales y Partidas Restantes.

Aprovecharemos esta lección para aprender a entender como maneja SAP los pagos parciales.

Existen dos formas de realizar este tipo de operaciones:

Pagos Parciales

Los pagos parciales no generan documentos de compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mantiene el documento original, y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Para poder generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes deberemos acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresar el importe que realmente vamos a cancelar.

El importe que se ingrese en el campo de la solapa Pago Parcial, se verá reflejado en el campo Asignados en el Status de Tratamiento.

Si visualizamos el documento de pago, que contiene un pago parcial, podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia, es que el documenot de pago no es un documento de compensación, ya que no compensa ninguna partida, solo vincula el pago parcial con la factura original.

Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, este campo hará de nexo entre ambas partidas manteniendolas vinculadas.

Al momento de volver a ingresar un pago para la factura que posee un pago parcial, veremos en la grilla de partidas pendientes ambos documentos. Aqui se incorpora un nuevo campo denomidado Status que posee un icono que sirve para desplegar partidas.

En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo Importe Bruto, el importe total de la factura, en el campo Importe pagado en parte el importe del pago parcial. Si desplegamos con el icono del campo Status podremos ver que documentos componen el importe pagado en parte. Esta misma logica se aplica cuando una nota de crédito esta vinculada a una factura.

-Pagos por el resto

El pago por el resto es también un pago parcial de una factura, solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

A diferencia del pago parcial, aqui si tenemos un documento de compensación, ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que no se abono se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Veamos el mismo ejemplo que vimos para el caso anterior, tenemos una factura de 3000 usd que recibirá un pago parcial de 2000, pero utilizaremos el método partida por el resto.

Para realizar este caso deberemos acceder a la solapa Partida Restante y completar el campo Importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obitene el importe a pagar.

Si visualizamos las partidas del proveedor, veremos lo siguiente, la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva patida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Si visualizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la posición del banco, la posición del acreedor que genera la baja total de la factura y la posición que crea un nueva partida pendiente de cancelar.