UNIDAD 2 - TEMA 1 - CUENTAS DE MAYOR
1. CREAR UNA CUENTA DE MAYOR.
La Cuenta de Mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas.
Transacción FS00
Ruta:
Finanzas - Libro Mayor - Datos Maestros - Cuenta de Mayor - Tratamiento individual - Central
Datos de una cuenta de mayor. Principales campos a completar:
A) Solapa Tipo / Denominación: corresponde al Segmento Plan de Cuentas, por lo que sus datos son válidos para todas las sociedades.
- Número de la cuenta mayor: dato que debe introducir el usuario.
- Sociedad: identifica a la Sociedad FI en la que se está creando la cuenta contable.
- Grupo de cuentas: es una entrada obligatoria.
- Tipo de cuenta: de Balance (cuentas patrimoniales) o de Beneficios (cuentas de resultados).
- Texto breve: describe a la cuenta de mayor (longitud 20 caracteres)
- Texto explicativo: describe la naturaleza de la cuenta de mayor (longitud 50 caracteres).
B) Solapa Datos de Control:
- Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta sólo podrán ser en la moneda especificada. (Por ej. si la sociedad tiene el dólar como moneda local, y la cuenta se ha definido con moneda Euros, la cuenta contable sólo podrá imputarse en Euros).
- Categoría fiscal: determina si una cuenta de mayor es relevante para impuestos o no lo es, o si se trata de una cuenta de impuestos. (por ej. la cuenta Gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de impuestos. La cuenta IVA Crédito Fiscal es una cuenta de impuestos).
- Permite contabilizar sobre impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos, a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos (en el campo anterior). (Por ej. la cuenta Gtos Bancarios no siempre es una cuenta que está sujeta a impuestos como el IVA).
- Cuenta asociada para clase de cuenta: indica que se trata de una cuenta que se utiliza como vínculo con los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse directamente en un asiento contable sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.
- Partidas individuales: si se marca, se pueden visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor, si no se marca, entonces solo podrán visualizarse los saldos .
- Gestión de partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre sí. Así, el saldo de una cuenta siempre estará compuesto por las partidas abiertas. (Por ej. la cuenta de Provisiones de facturas a recibir, tendrá imputaciones en el haber, por las contabilizaciones de las provisiones, y en el debe, cuando lleguen las facturas. Estas partidas puede compensarse de modo que el saldo refleje la composición de las facturas que aun no se han recibido).
- Clave clasificación: Al momento de contabilizar un documento, para cada posición existe un campo de ingreso denominado asignación. En los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo asignación se rellene de forma automática con un valor o concatenación de valores. Por ej. podemos concatenar periodo y ejercicio, de esta manera, cuando visualicemos un mayor, en el campo asignación podemos ver esta concatenación de valores. Este campo posee un machcode con los posibles valores que puede tomar el campo asignación. Estas opciones son parametrizables, es decir, por configuración se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificación.
Nota:
- La solapa Tipo/Denominación corresponde al Segmento Plan de Cuentas, por lo que sus datos son validos para todas las sociedades.
- Las solapas Datos Control y Entrada/Bancos/intereses corresponden al Segmento Sociedad, por lo que sus datos son válidos sólo para la sociedad en que se está creando la cuenta.
C) Solapa Entrada / Banco / Intereses:
- Grupo de Status Campo: permite definir qué imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos. (Por ej. en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio. En cambio, en las cuentas de gastos, es un dato que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento).
- Relevante para el movimiento de Caja: identifica las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
- Banco propio: es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.
- ID Cuenta: identifica el número de cuenta bancaria.
- Contabilizar automáticamente: se marca con una tilde, si deseamos que la contabilización la revise y realice el sistema directamente. Si se debe realizar una imputación por el usuario, se puede quitar la tilde, y luego poner de nuevo.
- Nivel de tesorería: se usa para cuentas bancarias de gran liquidez o que reciben grandes flujos de fondos, permitiendo su clasificación en los reportes.
D) Solapa Palabra Clave / Traducción: se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otro idiomas.
E) Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad: en ellas se visualiza cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel de Plan de Cuentas y a nivel de Sociedad FI y qué usuario la creó.
El botón "Docs. Modificación" nos mostrará las modificaciones realizadas en una cuenta de mayor, especificando qué usuario lo hizo, cuándo y qué valores poseía antes y después de la modificación.
Nota: Se puede crear una cuenta de mayor tomando otra ya existente de modelo. El sistema copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta.
2. MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE UNA CUENTA.
Para modificar o visualizar una cuenta, se usa la misma transacción FS00, haciendo uso de los iconos modificar (lápiz) y visualizar (gafas).
3. BLOQUEO DE UNA CUENTA.
Una cuenta puede bloquearse para evitar que se realicen imputaciones contables. Para bloquear o desbloquear se hace uso del candado, y se deben guardar los cambios.
Si se tila en el área Bloqueo Sociedad, se bloquea para una sociedad en particular, si se tilda en Bloqueo Plan de Cuentas se bloquea para todas las sociedades.